DocuWorks Context Service　特長

DocuWorks Context Service概要

企業の情報資産を守ることの必要性が高まっています。しかしそれと同時に、運用の煩雑さ・導入の難しさなどの理由から情報を守ることのできる環境をつくることは容易でないともいわれています。漏えいを過度に意識した状態では、オフィス内で情報を配付することにブレーキがかかり、情報を共有知識として活用することはできません。文書の背景情報(=コンテキスト)を共有することで文書活用を効率化する「DocuWorks Context Service 2.0」は、より身近で使いやすいセキュリティー機能を搭載。セキュリティー設定を容易に行うことができ、情報共有の利便性を高めます。また、運用にも手間がかからず、導入しやすいのも特長です。情報を共有することによる、知的資産としての活用を促進します。

DocuWorks Context Service 2.0 日本語版の主な特長

• 文書のイントラネット外での閲覧が禁止となるコンテキストセキュリティーの設定が可能です。
• コンテキストセキュリティーを設定した文書の、配付後のセキュリティー設定(閲覧禁止、印刷禁止、アノテーション編集禁止、転記禁止の変更が可能です。
• コンテキストセキュリティーを設定した文書に対する履歴情報(閲覧、印刷、フルアクセスモードへの移行)を収集し、サーバー管理者が確認することができます。

DocuWorks Context Service 2.0 (コンテキストサーバー)によるセキュリティーについて

コンテキストセキュリティーを設定した文書は、何らかの原因でコンテキストサーバーにアクセスできなくなった場合、またはコンテキストサーバー上のデータが消失した場合、閲覧できません。コンテキストセキュリティーを文書に設定して保護する場合は、設定する前の文書を別に保管しておくことを推奨します。また、サーバーでハードディスクの障害などが発生してコンテキストサービスを起動できなくなった場合も、文書を閲覧できません。定期的なバックアップや、DocuWorks Context Service 2.0をインストールしたハードウェアへの障害対策を実施することを強く推奨します。

システム構成

DocuWorks Context Serviceの流れ

ドキュメント活用の問題点

• 改訂や更新を重ねて増え続ける情報を、どうやって整理すればいいのだろうか。
• 成果物としてのドキュメントだけ見ても、完成までのプロセスはわからない。
• 関連するドキュメントの有無がわからない。
• 情報の漏えいが気になり、ドキュメントを社内で、どこまで配付して良いか迷う。

コンテキストサービスによる解決

• そのドキュメントの更新情報を、閲覧と同時に知ることができる。
• そのドキュメントに対する作者のメッセージや利用者のコメントを共有できる。
• そのドキュメントが関連文書の存在を知らせてくれるので容易に背景情報を取得することができる。
• そのドキュメントのイントラネット内だけでの閲覧を可能にする。配付後のセキュリティー設定の変更も容易に行うことができる。