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教室日記

目次一覧でインデックス作成!

謹んで初春のお慶びを申し上げます。2014年も四国DocuWorks倶楽部をよろしくお願いいたします。

さて、今日はとあるお客様に訪問した時にいただいたご相談です。

お客様「WordやExcel®をもとに作られて束ねられた300ページほどの文書があるのですが、どのページに何が書かれてあるのか、テキスト付きの付箋でインデックスのようなものを作っているのですが、ちょっと困ったことがありまして…」

ジュディ「とても大変な作業ですね、どのようなことでお困りですか?」

お客様「作りたいインデックスがとても多いのですが、1付箋を貼ってテキストを打つのが大変。2付箋をたくさん貼ることになるので、付箋が重なりあって見づらい。3付箋がきれいに揃わないので、見栄えがよくない。4紙にプリントアウトが必要な時は付箋をいったん外さないといけない。なんとかなりませんか」

ジュディ「かなりお困りですね…でも、ご安心ください! タイトルアノテーションと目次一覧が解決してくれますよ! タイトルアノテーションは、目次ページを作るときに作成するものです。 問題1に関しては、教室日記「DocuWorksで目次ページ作成」に書かれてある、方法1でタイトル付けを行っていただくと、付箋を貼る手間も、テキスト入力する手間も省くことができますよ! 通常の状態ではタイトルアノテーションは目には見えない形になっているので、問題234に関しては、問題なしです!」

お客様「いや、それではインデックスにならないです…タイトルが見えないので…」

ジュディ「ここで登場するのが目次一覧です。」

「表示」メニューから「インフォビュー」をクリックします。目次一覧でインデックス作成! 説明図

「目次一覧」タブをクリックします。目次一覧でインデックス作成! 説明図

※「目次一覧」タブが表示されない場合は、タブの上で右クリックして「目次一覧」タブをクリックします。

お客様「あっ!タイトルアノテーションが一覧になっている!!」目次一覧でインデックス作成! 説明図

ジュディ「そうです!そして、『目次一覧』のタイトル部分をダブルクリックすると…」目次一覧でインデックス作成! 説明図

お客様「あっ!そのページにジャンプした!!これで、付箋を貼ったり、テキストを入力したり、印刷時に付箋をはがす手間がなくなります!見栄えもよくなるし!!ありがとうございます」目次一覧でインデックス作成! 説明図

今回のお客様のドキュメントも、重なる付箋から解放されてすっきりしましたね!
今年も素敵な1年にしましょう。

今年もよろしくお願いします

2014年1月6日




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