Apeos がわかる本 活用編

活用編

紙文書を電子データと紐づけるメリットって？(1)

Apeosが提供するメリットの一つに、『トレーサビリティの確保』があります。作業や業務プロセスで生まれた文書なら、電子データでも、紙の書類でも、Apeosのサービス環境に保存しておくことで、いざという時に必要な文書をすばやく検索・出力することが可能です。

紙文書を電子データと紐づけるメリットって？(2)

Apeosが提供するメリットの一つに『e-文書法への対応』があります。Apeosのサービス環境では紙文書の電子化はもちろん、紙文書と電子データを融合したワークフローのプロセスをセキュリティーを確保して実現できます。

[プロセスの透明化によるコンプライアンス確保にも繋がります]

2005年4月のe-文書法の施行にともない、ビジネスプロセス改善を目的として、文書の保管コスト削減や紙文書を効率的に電子化したいというニーズが高まっています。 電子文書の原本性を確保しながら紙文書やPC上のデータ情報と、データを取り扱う基幹業務プロセスをスムーズに連携できる環境をApeosにて提供することで、確証書類の厳密な管理や迅速な提出に対応できます。

うちの会社で導入すると、どんな効果があるの？

Apeosは、全社的な業務システムを積極的に利用して効率化や創造性を発揮している企業で、より効果的に活用されます。 Apeosは、導入済みの各種業務システムと連携することができるため、それまで行っていた業務フローの変更による混乱や教育の必要性を最小限にとどめることが出来ます。

これまでの情報システムを、紙文書と電子文書をシームレスに扱えるApeosにステップアップさせることで、企業では情報を積極的に事業活動のなかで生かせるようになり、また、情報の循環が促されることで新たな価値創造のチャンスを増やすことができます。さらには、デジタルからデジタルへの情報の持ち出しに加え、プリントなどのアナログへの出力コントロールも厳密にできることで、より安全に、情報を扱えるようになります。

Apeosは私にとって？ <経営者の場合>

経営者の皆様にとってApeosは、重要な経営情報（電子文書・紙文書）を確実に管理できる体制、また、新しい知識と経験が蓄積され知恵が生み出されていく体制、この2つを作り出すためのサービス環境です。
重要な経営情報の管理は、会社が社会的責任を果たし、存在し続けるための不可欠な要素です。例え、不測の自然災害があった場合でも、経営情報を紛失すれば、会社も経営者個人も多大な責任を問われます。また、もしもの不祥事を起こさせない仕組みを会社のなかに作り上げるためにも、企業の基幹を流れる経営情報を確実に管理しなければなりません。

こうした、企業統治（ガバナンス）に関わる根本的な経営情報の管理ができる体制を、適切なコストと手間で実現するために、Apeosがあります。 また、新しい事業の可能性は、それぞれの社員が持つノウハウや経験を基に、新たな価値を生み出す体制を作り上げなければ、見つかりません。ノウハウや経験は目に見えず、多くの社員のなかに蓄積されていきます。こうした社員の持つ、ノウハウや経験といった「知」を顕在化し、つなぎ、相乗効果を上げ、新しい事業の芽が生まれる場となるのが、Apeosです。

経営者の皆様が、会社の発展を考えて行く上で重要な電子データと文書、ノウハウや経験をひとつのところに集め、管理・活用できる体制を作りだせるサービス環境、Apeosです。

Apeosは私にとって？ <社員の場合>

社員の皆さんにとってApeosは、自分のノウハウや経験、アイデアを提出し、表現する場になります。また、他の分野の社員が提出した表現を見つける場所です。社員は、それぞれが持つ多くの知識と経験によって、業務のスペシャリストとして、また、管理責任者として、会社のなかで、また会社を超えて仕事をします。スピードアップした事業環境と、確実な成果を求められる今、事業を推進していくためには、多くの専門的な知識と、豊富な経験、業務ノウハウが求められます。

そこで必要とされるのは、人や組織にひも付いたノウハウや経験、アイデアを集め、活用し、新しい知識や発想を得ることができる環境です。多くの社員が、情報を共有し、コラボレーションするためには、さまざまなところから集まる紙文書、そして、既存の企業の基幹システムのなかを流れる業務データも求められます。

この環境では「表現」が鍵を握ります。

人や組織が持つ、ノウハウや経験、アイデアを「表現」し、他の部門や分野からも活用できる環境作りができてこそ、新しい事業や新しい業務遂行の仕組みを生み出す場が誕生します。