ワークフロー改善（NTTデータ「OpenCube Lite」連携）

ApeosPortとの連携で紙の添付文書をワークフローに統合。

課題

ワークフローの承認に必要な証憑を同時に展開したい。

解決の方法

紙文書スキャンを起点にした業務効率化

例えば、出張旅費精算なら、ApeosPortの操作パネルに表示されたジョブフローを選択してから、紙の資料をスキャンすると、OpenCube Liteが自動スタート。パネルから旅費精算画面を表示させ、必要項目をタッチ入力。スタートボタンを押して領収書をスキャンすると、領収書を添付した精算申請書が、担当者へ自動的にメール送信されます。申請がどこまで通って誰のところで止まっているかは、自分のパソコンでチェックできます。
〈出張旅費精算、購入申請、住所変更届、出生届、結婚届、住宅取得届、稟議書など〉

文書管理・回覧の迅速化

ApeosPortの操作パネルに表示されたあて先のグループを選択後、紙の資料をスキャニングすると、OpenCube Liteが自動スタート。重要な情報を、確実に回覧できます。ISO9000シリーズに準拠した文書管理も楽になります。また、税務書類に上司が電子署名を押し、第三者機関のタイムスタンプを取得する一連の流れをワークフローとして構築しておけば、カラースキャンをスタートするだけで、電子文書法に対応した電子化文書の保管が確実にできます。〈文書管理システム、ISOシリーズ対応、契約書管理システム、議事録、来客記録など〉

XML使用によるシステムの柔軟性

ApeosPortシリーズの処理はXMLで記述します。OpenCube LiteもXMLベースのWebシステムなので、適用業務を拡張したり、操作パネルに表示させるジョブフローを変更する場合も、定義文書のXML文を記述するだけ。XMLの基本的な知識さえあれば、設定ができます。

効果

ApeosPortとOpenCube Liteとの連携で、煩雑なPC操作をせず、タッチパネルを押すだけで、紙文書をサーバーに格納し、ワークフローに載せるところまでを、一気にできるようになりました。スキャン文書やファクス文書などの紙文書を、ApeosPortを起点として電子化。以後は、すべてデジタルのフローとなり、しかもWebシステムのため、時間・場所に関係なく処理が可能です。よりユーザーフレンドリーな環境を、短期間・かつより少ない工数で構築することができます。

オープンキューブデータが開発・販売するソリューション・パッケージ。人から人へ紙の書類を回していく稟議、報告、申請、情報共有などの業務をWebで実現するためのワークフローソフト。プログラムの知識がなくても短期で導入でき、運用も簡単で、IT投資を抑えてワークフローを導入することができます。

商品構成

• ApeosPort
• OpenCube lite