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富士ゼロックスのソリューションを支える商品・ソフトウェア機能のご紹介

商品・ソフトウェア機能のご紹介

「道具があっても、情報共有がうまくいっていない」「人と人との間で、文書共有が滞っている」このようなよくある企業のお悩みにお応えするために、富士ゼロックスは、ドキュメント管理を効率化・迅速化するソリューションを多数ご提供しています。いずれも、大掛かりなシステム化を必要とせず、既存の環境へ簡単に導入できます。また、現場への定着のしやすさを重視した実効性の高いソリューションです。

このページでは、ソリューションの中でベースとなっている、主要な商品・ソフトウェア機能をご紹介します。

1.DocuWorksトレイの機能を利用して確実・迅速な文書の受け渡しを実現

DocuWorksとDocuWorksトレイとの組み合わせにより、パソコンのデスクトップ上であたかも紙を操作するような感覚で作業が行える環境を実現します。

トレイに文書をドラッグ&ドロップすると、ネットワークを介して他の社員がトレイ上で確認することができます。
Working Folderを介してモバイル端末への文書受け渡し・受け取りも可能です。外出先でセブン-イレブンのマルチコピー機での出力もでき便利です。

従来の紙文書の手渡しの手間を省けるのはもちろん、直感的・視覚的に行えることで、業務のスピード化が図れます。トレイにある文書の量を見れば、業務の滞りや負荷を一目で確認できます。

トレイに入れて受け渡した文書の移動を記録する文書追跡機能サービスにより、文書の流れも把握できます。どこで滞留しているのかを迅速に確認できるため、業務効率・スピードアップに役立ちます。

 

2.DocuWorksのお仕事バーで業務手順を標準化

「DocuWorks」には、「お仕事バー」という機能もあります。文字通り、実際に業務を行うときに使用するもので、実際の業務の流れに沿って、あらかじめ作業内容を設定しておくことができます。

お仕事バーを使えば、一連の業務を迅速化できることはもちろん、業務プロセスの標準化にもつながります。お仕事バーの活用により、業務の内容や手順が明確になり、誰でも順番にクリックしていくだけで業務が行えるため、業務プロセスが標準化され、属人化も防げます。

 

3.Working Folderでセキュアな情報共有が可能に

多くのソリューションで使用する「Working Folder」というクラウドサービスには、セキュアな情報共有を実現する多彩な機能があります。SSL通信による通信経路の暗号化、アクセス制限、文書のセキュリティ設定、情報共有範囲の指定、端末へのデータ保存禁止、操作履歴の記録など、強固で自由度の高いセキュリティで、ビジネス文書を情報漏洩から守ります。

主な機能

  • アクセス制限:IPアドレスごとのアクセス制限・ドロワー単位のパスワード制限・固有IDによるモバイル端末単位でのアクセス制限
  • 文書のセキュリティ設定:文書暗号化(IRM)、ユーザーごとの読み取り専用・書き込み可能の振り分け
  • 情報共有範囲の指定:「文書公開機能」、「標準ユーザー」と「制限ユーザー」の設定
  • 端末へのデータ保存禁止:「あんしんドロワー」
  • 操作履歴の追跡:「履歴管理」・「暗号追跡ドロワー」

セキュアに情報共有を行えるようにすることで、社内外での文書共有が迅速になり、業務のスピード化が図れます。
また、外出先でも、モバイル端末からデータや受信ファクスに安心してアクセスできることで、業務効率アップにもつながります。

 

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