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お客様導入事例 株式会社国興様

株式会社国興様(長野県松本市)

遠隔地同士での情報共有、社員のスケジュール把握のために「beat/basic サービス」を導入

株式会社国興様では、ドキュメントハンドリング・ソフトウェア「DocuWorks」を活用して電子文書の効率的な管理・運用を進めてきましたが、事業所の移転に際し、営業・企画・設計部門と製材部門が異なる拠点となったため、両者を結ぶ安全な情報共有環境が必要になりました。また、外出先でも社員のスケジュールを把握できる環境の構築も必要でした。そこで国興様が導入したのが、強固なセキュリティーのネットワーク環境を構築できる「beat/basic サービス」です。

導入前の課題

離れた場所にある事業所からも社内文書にアクセスできる環境を構築したい
外出先からも社員のスケジュールを把握できるようにしたい

代表取締役 田中 一興 様

建築業では、プロジェクトごとに設計図や施工図といった図面類のほか、見積書や発注書、スケジュール表などたくさんの種類の書類が発生します。それらには複数の部署が関係するため、電子化された文書を共有できる環境の整備が必要でした。CAD データは閲覧できるPCが限られるため、汎用的なフォーマットで共有できるようにすることも課題でした。

そこで国興様では、2003 年に「DocuWorks」を導入し、文書フォーマットをDocuWorks 文書に統一することにしました。CAD データは、汎用のCAD ソフト経由でDocuWorks 文書に変換します。こうして社内のすべてのPC から、共有すべき文書を閲覧できるようになりました。転機となったのは2011 年でした。国興様では事業所の移転が必要になり、営業・企画・設計部門と製材部門がそれぞれ別の拠点となりました。そこで、いかにしてこれまでの文書共有環境を維持するかが新たな課題となったのです。単純にパブリックネットワークからのアクセスを可能にすると情報漏えいのリスクが生じます。そのため、セキュリティーの高い文書共有環境の構築が必要でした。

文書の共有は、無料のストレージサービスを利用することでも可能です。「しかし、セキュリティーに対する不安があります。われわれの仕事はお客様のプライベートな情報を扱うので、セキュリティーには特に気をつける必要があります。」(代表取締役 田中一興様)。その点をクリアできるサービスが見つからずに苦労していました。

図面や完成イメージ図など、大量の紙文書を扱うことが多い。また物件ごとに保管しているため、紙文書の量は膨大。

もう1 つの課題は、社員のスケジュールやプロジェクトの進行管理を効率化することでした。住宅建築では1 つのプロジェクトに多くの担当者や業者が関わるため、打ち合わせの日時を決めるだけでも、何度も関係者と調整しなくてはなりません。その煩雑さは、拠点数が増えたことによってさらに大きくなってしまいました。そのため、国興様では業務日報ベースのスケジュール管理をグループウェアの導入によって効率化しようと考えました。

導入の効果

「beat/basic サービス」と「beat リモートアクセスサービス」で安全な情報共有環境を構築し、業務効率化に加え、さらなる信頼の獲得
「beat/asp サービス for サイボウズ®」を導入して迅速なスケジュール決定が可能に

そこで国興様が導入したのが「beat/basic サービス」と「beat リモートアクセスサービス」です。「beat/basic サービス」で強固なセキュリティーを確保したネットワーク環境を構築し、「beat リモートアクセスサービス」によって、セキュアな環境を維持したまま、離れた事業所や外出先からお客様のプライベートな情報をはじめとした重要文書を共有することができます。そのため、事業所が離れていることを意識せずに、今までと同様に業務遂行、情報共有ができていると実感しています。

必要文書をしっかり管理し、外出先でもiPad を使って閲覧可能に

また、社内の重要情報がbeat によってしっかりと守られていることは、情報管理体制への信頼感にも繋がり、依頼主や取引先へのPRポイントとなります。そのため、プロジェクトを進める上で、依頼主や取引先などから貴重な情報やお困り事をお聞きできるため、プロジェクトの質が向上しました。

サポートセンター・センター長 福田 和治 様

一方、beat はコンプライアンス(法令順守)の観点でも有効です。「例えば、beat-box には、社内からどこにアクセスしたかという履歴が保存されるので、社内からの機密情報流出リスクを管理できます。もちろん、社内でそのような行為が行われるとは考えていませんが、そのような対策をしっかりとしているということが、対外的にも重要なのです。」(サポートセンター・センター長 福田和治様)

常務取締役・総務営業部長 田中 英光 様

さらに、「beat/asp サービス for サイボウズ®」導入によって、beat-box経由でサイボウズサーバーにアクセスし、グループウェアの機能を利用できるようになりました。
それまでは手書きで行っていた業務日報の作成は、工数が軽減され、スケジュール管理も格段に効率化されました。「スケジュール調整の手間が軽減されたことが業務上大きなメリットだと感じています。今までは電話をかけたり、帰社してから人を探して予定を確認したりしていたのが、今では外出先で対応可能です。例えば、お客様先で次回の打ち合わせのスケジュールを決められるので、プロジェクトをスムーズに進めることができ、お客様の信頼にもつながっていると思います。」(常務取締役・総務営業部長 田中英光様)

将来の展望

さらなる業務効率化によってコア業務を強化

業務効率化とリスクマネジメントという観点から、さらにオプションサービスである「beat コンテンツフィルター」の導入も検討しています。業務に関係のないサイトの閲覧を制限したり、危険なサイトへのアクセスを自動的に遮断したりすることができ、業務の効率化と管理の徹底という観点で有効です。

また、beat 導入で離れた拠点間で情報共有ができることの利便性やセキュリティーの重要性を改めて認識しました。今後はbeat で実現したセキュアなネットワーク環境の中で、タブレット端末のさらなる活用などを通じて、付帯業務が効率化されることで、「本業である設計や施工のような自社のコア業務に時間を割けるようになります。そのことがさらなるビジネスチャンスを生み出すことに繋がるのではないかと思います。」( 田中一興様)

株式会社国興様のプロフィール

住宅建築を手がける長野県松本市の国興様は、"「想い」を「かたち」に" をモットーに、お客様の「生活革新」を目指した新築住宅、リフォーム、リノベーション事業を展開しています。

会社名 株式会社国興
所在地 長野県松本市村井町南4丁目23番15号第2MATビル2階
URL http://www.coccohome.jp/

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