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お客様導入事例 古野電気株式会社様

輸出・輸入業務に関する貿易帳票を電子化し、統合データベースで一元管理

船用機器事業部 国際部 外国為替課 課長代理 前田 起代 様

船用機器事業部 国際部 業務課 松本 真美 様

当社は、ERPの構築・本稼働に合わせて、貿易帳票の電子化および電子化した文書を効率的に管理するシステムを検討。部門ごとにフォームが異なっていた帳票を標準化し、作成や管理の効率化をはかりました。

貿易帳票の電子化と管理システムを構築するにあたり、貿易に関する業務に詳しくて関連システムの構築実績があるベンダーを探しました。しかし、この作業はすぐに終わりました。なぜなら、輸出入にかかわる業務や電子帳簿保存法への対応、国税局・税関とのやり取りに精通し、貿易に関する帳票管理システムの構築実績があるベンダーは、富士ゼロックス1社だけだったからです。

また、輸出業務に関する帳票の電子化はすでに他社事例があるものの、輸入業務はその複雑さゆえに電子化の実例がないと聞きましたが、当社は輸出業務の電子化を実現したことで輸入業務も電子化できるという確信がありました。そこで、前例がなかった輸入業務に関する帳票の電子化にも、踏み切ることにしたのです。

2013年3月、すでに船用機器事業部の国際部門に導入していた新ERPを、同事業部の経理や国内部門などに展開したことに合わせて、業務効率化とセキュリティー向上を実現する「貿易帳票管理システム」の輸出業務での稼働を開始。2013年11月には、輸入業務でもこのシステムの利用を始めました。

現在は、「貿易帳票管理システム」とERPを密接に連携させることで、貿易や物流に関するデータや帳票を統合データベースで一元管理。ほしいときに必要な情報を一気通貫で取得できる環境を実現できました。

業務効率化に加え、ワークフロー見直しによる業務標準化を実現

調達センター 調達企画1課 渡邊 真紀 様

情報システム部 IT開発1課 松尾 智之 様

「貿易帳票管理システム」の導入後、国際部門では多くの効果を得ています。帳票の電子化により、これまで1年で段ボール約65箱分の保管帳票が発生していましたが、この紙保管がペーパーレス化で75%削減可能に。同様の帳票を複数部門で重複管理する無駄の排除やERPデータをもとに帳票自動生成などにより業務効率が約45%向上しました。さらに、「貿易帳票管理システム」のデータや帳票を関連部門で共有することにより、情報伝達や問い合わせ対応の時間を大幅に削減することができました。たとえば、問い合わせのあったデータや帳票を探すのに1件あたり約5分かかっていましたが、いまは十数秒で取り出せるようになり、正確かつ迅速な回答はCS向上にもつながっています。

また、当初は業務フローを変えずに貿易帳票の電子化のみで効率化を図る管理方法を考えていたのですが、次第に業務の標準化とワークフロー自動化を考える方が、より効率的だと分かりました。そこで、社内を啓発しつつ関係部門の了解を得ながら、不要な従来の業務はスリム化し、内部統制をはかる上で必要な業務を追加していきました。今では、より効率化できる形で業務プロセスを標準化できたと思います。

そして、会社全体で見ると帳票電子化によるペーパーレスの効果はとても大きなものになりました。効果を総合的に試算しますと、業務効率は約45%上昇し、コストは年間約1,000万円削減できました。

「貿易帳票管理システム」は、人事データベースと連携したユーザー認証およびアクセス権制御を行っておりセキュリティー強化も実現しています。システム間のデータ授受は、自動連携で実施されるため運用工数がかかりません。システムを運用・管理していく上で扱いやすいシステムだと思います。今後は貿易帳票だけではなく、ほかの一般的な文書の管理にも活用できるのではないかと感じています。

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