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お客様導入事例 学校法人 北里研究所 北里大学様

健全な財政運営の実現に向け、経費節約の一環としてペーパーレス化を実現

学長 岡安勲 様

本学では、学祖である北里柴三郎先生の教えを建学の精神である「開拓」、「報恩」、「叡智と実践」、「不撓不屈」に反映し、入学から卒業まで、常に学生へ伝えています。また、実学を重んじ、将来は社会の役に立つことを目指して学問に取り組むよう指導しています。在学中に国家試験を受けて資格を取得する学生も多く、卒業生は社会のさまざまな領域で活躍しています。

現在は「地球の未来につながる教育・研究」をキーワードに、4つの課題に取り組んでいます。「チーム医療」では医療チームを構成する専門職種間の連携 、「感染制御」では感染症の予防と治療、「農医連携」では食、環境と健康、「臨床教育」では4つの特色ある附属病院における最先端医療および地域密着型医療の実践について。これらを通じて、時代の要請に応えていきます。

こうした特色を持つ本学が、総合大学としてさらに発展していくためには、教育・研究・医療の質的向上と健全な財政運営が必要です。このことは平成24年度の事業計画にも盛り込んでいますが、安定した財政の実現に向け、事務処理の合理化・IT化を推進し、できるだけ経費を削減することが必要だと考えています。ペーパーレス化もそうした計画を実現するための1つの具体策です。

定期開催する会議の資料作成における紙の使用量を抑えたい

ペーパーレス化に当たり、まず第一に削減対象として考えたのが、会議資料でした。本学では月に1度、学部長会、大学院委員会という大きな会議を開催していて、毎回36人分の資料を出力し、10~20ある議題の順に資料を並べて、ファイリングしています。1人分の会議資料を作成するのに使用する紙の枚数は、多いときで200枚前後にもなっていました。また、重要な協議事項が含まれていますので、関連する部門には出欠にかかわらず資料を配布しています。そうした枚数を含めると、相当な数の紙を使用していたのです。

会議資料の作成は、その前日に教学センターの職員が4人がかりで行っていましたが、各部門が作成する議題ごとの資料がなかなか揃わず、残業して対応することが常態化していました。また、各部門から集めた資料を順番に並べて、資料ナンバーとページナンバーをスタンプしていたのですが、人数分の会議資料を出力後にページ入れ替え・差し替えの要望が来ることもあり、紙のムダが発生し、労働コストもかかっていたのです。経費削減の観点から、こうした業務負荷を軽減したいと考えていました。

そのほかにも、これまでは会議が終了すると、参加者は会議資料を各部門に持ち帰り、書架で保管していますが、そうした保管スペースはいずれ満杯になってしまいます。また、部内で会議資料を共有する際には、さらにコピーをするなどして紙を使用していました。過去の会議資料から必要な情報を探す際にも、時間や手間がかかっていました。

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