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お客様導入事例 学校法人 北里研究所 北里大学様

会議資料を電子化して、iPadで閲覧する方法を検討

教学センター 係長 志津野 予思 様

こうした本学の悩みを解決する策として、「会議資料の電子化」という話は、すでに教学センターの中で出ていました。また、法人の総合事業計画の「事務組織の再編」では業務効率を実現する手段として、業務のIT化を促進することが決定していましたので、何かこうした端末を活用して、紙の使用量削減と職員の業務負荷軽減が実現できないかということを考えました。そこで、ドキュメントに強い印象を持っていた富士ゼロックスに相談したところ、iPadを活用した資料の電子化をご提案いただき、実際にデモを見せていただくことになったのです。

当初、iPadで資料を見るということは、そうした端末用に資料データを作りかえなくてはならず、職員の手間が逆に増えるのではないか? という懸念を持っていました。しかし、デモを見学し実機に触れてみると、想像以上に簡単に、職員側の負荷なく会議資料が作れそうだと確信しました。

また、会議資料を閲覧するDocuWorks Viewerの操作感も好印象でした。特に実際にページをめくるような操作感や、すぐに目的のページへジャンプできる機能なども便利だと感じました。

さらに、過去の会議資料が見たいという依頼を受けたとき、以前は資料を探し出しコピーをして送付していましたが、資料のデータを1つのサーバーで管理できるので、ファイルの格納場所を連絡するだけで済みます。

会議資料作成のためにかかっていた職員の作業負荷を75%削減

数学センター 工藤 敦 様

2012年9月から、まずは学部長会と大学院委員会の2つの会議でペーパーレス化を実現。36台のiPadを導入して、参加メンバーに配布し、手元で会議資料データを見てもらえるようにしました。

これにより、月1回の学部長会、大学院委員会での会議資料作成にかかる紙の費用が、年間で約40万円削減できる予定です。また、電子化することにより、資料の収集や出力した紙資料の並び替え、ファイリングなど一連の作業が簡単にできるため、人的コストについても削減効果が見込めます。前日に職員4人で残業していた時間は4分の1に軽減。その時間を別の業務にあてることができます。

また、これまで参加者は、会議が終わると各部門に持ち帰った資料の保管や必要に応じて部門内周知のためのコピーを行っていました。電子化することにより、保管場所の確保をする必要がなくなり、また電子化ファイルの転送だけでスムーズに展開・共有できるようになりました。さらに当該システムでは、会議の構成員個々人のフォルダーをセキュリティーを担保した上でアクセスできるようしているため、自室に戻った会議の構成員はそこにアクセスすると個人が書き留めた資料を検索・閲覧できるなど、事務職員の問い合わせ対応業務も大幅に削減できています。

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