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お客様導入事例 株式会社村田製作所様 取り組み内容

帳票の電子化だけではなく、業務プロセスを改善できるパートナーを選定

ビジネスエンジニアリング部 販売情報システム課 主任 大西 智彦 様

私たちは、業務プロセスの改善手段として、統合文書管理システムを中心とした新システムの構築を目指し、その仕様を決定。膨大な量の帳票を管理することができるシステムを選抜し、そのベンダーである7~8社に声をかけました。その際に伝えた要件の1つが、「文書の原本性を保証できること」です。

当社はAEO事業者ですから、その責任をきちんと果たすためにも、単純に文書を電子化して保管するだけでは足りません。電子署名やタイムスタンプなどを組み合わせるなどの方法で、文書の原本性を保証し、輸出に関して法律的にもちゃんとクリアできる仕組みを求めていました。

各ベンダーに等しく要望を伝えたのですが、ほとんどの提案が自社製品の機能PRに近いものでした。しかし、富士ゼロックスは当社の貿易業務をしっかりと理解し、その上で「貿易帳票管理システム」を中心とする的を射たソリューションを提案してくれました。当社が求めていた仕組みを実現する提案内容はもちろん、その熱意にも打たれ、富士ゼロックスをパートナーとして選定しました。

富士ゼロックスと連携して電子化を推進し、業務プロセスをほぼ半数に削減

技術・事業開発本部 技術企画統括部 フィルムコンデンサ事業推進室 企画係 副島 三紗子 様

当社では、「貿易帳票管理システム」の本稼働に合わせて、海外の36拠点と関連企業27社を含めた全社で、輸出業務における主要20種の帳票を電子化し、通関用の帳票以外はすべてペーパーレス化することを決断。紙での保管は廃止し、PDFで帳票データを保存することにしました。そのプロジェクト推進に当たり、富士ゼロックスとともに従来の業務プロセスを1つ1つ見直し、69通りあった業務プロセスを37通りに削減するなど、その適正化に努めました。このことが、プロジェクト成功のカギになりました。

これまで紙で保管してきた部分を完全に廃止する取り組みについて、当初は社内に不安視する声もありましたが、2011年7月のシステム本稼働から現在まで、特に問題なく運用できています。通関業者などの関連企業からも、これまで保存が義務付けられていた帳票を、電子データで保存できるようになり、助かっているという感想をいただきました。

今までの紙の使用量などを考慮し、このプロジェクトによる効果を試算すると、1年でおよそ140万枚の紙削減、約2000万円のコストダウンに成功している計算になります。

また、当社の要望だった文書の原本性に関しても、タイムスタンプ技術に優れたアマノ社と、電子署名技術に優れたセコムトラストシステムズ社の協力を得ることで、国税局の要件である「課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に行った電子署名/タイムスタンプ付与について一括検証できること」を実現しました。

※事例内容は2012年9月時点の情報です。

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