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お客様導入事例 株式会社村田製作所様 サービス概要

貿易帳票管理システムによるリードタイム短縮と業務の見える化を実現

(左から)富士ゼロックス株式会社 営業本部 関西東海支社 関西インダストリースペシャリストグループ 前阪学 ソリューション本部 システムエンジニアリング部 西日本ソリューション技術部 宮垣剛

(左から)
富士ゼロックス株式会社
営業本部
関西東海支社
関西インダストリースペシャリストグループ
前阪 学

ソリューション本部
システムエンジニアリング部
西日本ソリューション技術部
宮垣 剛

オーダーから輸出帳票作成、物流の流れの中で、現状のプロセスで すと多くの紙が発生します。通関用、社内保管用また相手先(お客様)送付として、さらにコピーやFAX、スキャンやメール添付送信といった業務など…。伝達すべき情報が紙であるがゆえに、効率を下げておりました。

また、事後の帳票検索や問い合わせ対応、監査業務対応を考慮した紙のファイリング作業も大きな負担でした。システム構築にあたり、上記の課題を改善するべく、基幹システムと文書管理システムを連携させ、情報の正確性、伝達スピード、業務効率化の視点でシステム設計を進めました。コンセプトは、従来紙で出力していた帳票を電子として自動的に文書管理システムに格納し、自動伝達する仕組みです。

主な機能としては以下3機能となります。

1.情報取り込み機能

  • 基幹システムからPDF帳票を取り込む機能
  • 基幹システムから取引情報のキーワードを取り込む機能
    (後の検索キーとなります)
  • 社外からメール添付帳票を取り込む機能
  • NACCS* から帳票と情報を取込む機能

2.状態管理

  • 各取引のパターンを理解し必要帳票を判断する機能
  • 帳票の格納を業務完了ととらえ進捗管理ができる機能
  • 進捗管理を容易にするために状況を直感的に表示する機能

3.情報伝達パターン

  • 送付宛先、送付帳票、添付方法、件名、本文をパターン化し多種多様な情報伝達を可能にする機能

本システムにより、取引における業務進捗状況と情報は、文書管理システムの画面に集約、一元管理されており、業務効率とスピードの向上につながっております。


* NACCS:輸出入・港湾関連情報処理システム(Nippon Automated Cargo And Port Consolidated System)のことです。国際貿易における、通関や輸入の際に発生する関税の納付などを効率的に処理するために構築された、税関官署、運輸業者、通関業者、倉庫業者、航空会社、船会社、船舶代理店、金融機関などの相互を繋ぐ電子的情報通信システムです。

※事例内容は2012年9月時点の情報です。

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