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DocuShareで始めるISO文書・記録管理支援
課題
ISO9001やISO14001等のISO認証取得は、お取引先等からの業務上の要求や、顧客・地域住民・行政等のステークホールダーからの要請で、取得対応を迫られ、結果として多くの企業において、その存在価値を示す指標になりつつあります。
ISOマネジメントシステムでは、マニュアル・規程・規則・手順書・フォームといった文書や、運用管理業務で発生する記録類を、正しく管理する仕組み（システム）を維持管理、または改善することが要求されます。
今回、富士ゼロックスでは、ISOマネジメントシステムのシステム支援について【DocuShareで始めるISO文書・記録管理支援】の提供を開始しました。
解決の方法
ISO文書・記録管理におけるシステム支援のポイント
文書や記録の対象は規格ごとに異なりますが、管理のポイントは概ね共通しています。
- 定められた承認者によって承認されている
- 原本管理がされている（紙であれ電子であれ）
- 最新版が管理されている
- 定期的に見直しがなされている
- 記録の管理が決められた期間なされている
- 記録はすぐに取り出せる状況になっている
- セキュリティーとバックアップ体制が担保されている
ISOの規格は文書・記録管理の仕組みが改善を含め適切に運用されていることを求めているのみで、電子化・システム化を求めているわけではありません。
とはいえ、多くの場合、文書の見直しや版管理、記録の保管期間に応じた管理、迅速な検索と取り出しという作業は、電子化・システム化のメリットを享受しやすいと言えます。
表 1に、電子化・システム化を行った場合における、管理のポイントに対して考えられるシステム支援と利点を例示しました。
【表 1 ISO文書・記録管理のポイントとシステム支援（例）】
| 管理のポイント | 考えられるシステム支援（例） | 利点（例） |
|---|---|---|
| 定められた承認者によって承認されている | ワークフローによる承認作業の電子化・システム化。必要に応じて電子署名やタイムスタンプを利用。 | 正しい手続きを踏んだものだけが発行されることをシステム的に担保できる。文書を統合的に管理できる。 |
| 原本管理がされている | 原本の電子化。あるいは紙原本の所在管理を行い、通常使用は電子で行う。 | 確実な原本管理に加え、迅速な検索・取り出しが可能となる。 |
| 最新版が管理されている | 版管理機能を持つ文書管理システム等により、最新版のみを閲覧可とする。 | 常に最新版だけが利用可能であることをシステム的に担保できる。 |
| 定期的に見直しがなされている | システムから、ルールに基づき定期的な見直しの通知を管理者に行う。見直し作業の結果を記録に残す。 | 見直し漏れ防止を支援する仕組みを構築する。人間による監視が不要となる。 |
| 記録の管理が決められた期間なされている | 期限管理機能を持った管理システム等により、記録を管理する。 | 期限に達した記録が廃棄されることをシステム的に担保する。人間による監視が不要となる。 |
| 記録はすぐに取り出せる状況になっている | データベースや管理システム等で取り出し用のメタデータを管理する。（発生日時、イベント名、顧客名、クレーム区分、・・・） | 迅速な取り出しが可能となる。取り出し方に応じた多重管理を避けることができる。複数部署で共通の台帳を管理することが可能となる。 |
| セキュリティーとバックアップ体制が整備されている | アクセス権管理機能のある管理システム等により、文書や記録ごとにアクセス権限を管理する。 | アクセスの管理が自動でなされる。また、閲覧記録を自動的にとることができる。バックアップの作業を自動化できる。 |
効果
DocuShareによるISO文書・記録管理のシステム支援
DocuShareは汎用の文書管理・活用ソフトウェアですが、オプション商品「文書管理支援コマンド for DocuShare」を組み合わせることにより（以降では本システムと略します）、ISO文書・記録管理の一部システム化を支援することが可能となります。表 1に挙げられているようなポイントの中でも、実際にマネジメントシステムを運用されているお客様の中でお困りの声が大きい以下の作業支援にフォーカスしております。
- 文書の自動発行と版管理支援
- 文書の見直し支援
- 文書・記録の自動廃棄支援
- 文書管理環境の構築支援（フォルダー体系テンプレート）
1.文書の自動発行と版管理支援
文書の発行日を指定することで、当日に最新版文書を自動で公開させることができます。その際、旧版の非公開化作業も行われるため、常に最新版だけが一般ユーザーに見えるような状態を保つことができます。実際の運用では、文書の承認を行ってから実際の発行までは時間を要したり、また、4月1日などの節目では多くの文書が一度に改訂されることがありますが、本システムでは、そのような場合の発行漏れを防ぐことができます。（図1参照）
図1：新版発行の流れ
2.文書の見直し支援
ISO文書管理では文書を定期的に見直すことが求められていますが、規程や手順書を多く擁する場合、見直し時期の違いや部門の管理責任者が各部署に分散することから、時に見直し漏れが発生することがあります。本システムは月のはじめに、今月見直す必要のある文書の一覧を、文書管理者にメールで通知します。さらに、所定の見直し作業が実施されなかったものは下旬に再度通知することで、見直し忘れを防ぎます。（図2参照）
図2：見直し支援機能の概要
3.文書・記録の自動廃棄
文書や記録は、種類ごとに異なる有効期限を持ち、期限を過ぎたものは確実に廃棄される必要があります。ただし保存期間は年単位のものもあるため、担当者の異動や組織変更などに耐えうる、属人性を廃した廃棄運用の徹底が課題です。また、記録は各部署の業務の中で発生するため、発生日がそれぞれ異なる記録ごとの期限管理も課題となります。
このような長期かつ各部署にわたる期限管理を支援するため、本システムでは、文書・記録の有効期限の自動設定と、期限切れ文書・記録の自動廃棄機能を提供しています。（図3参照）
図3：自動廃棄に関する機能の概要
4.文書管理環境の構築支援（フォルダー体系テンプレート）
本システムは、フォルダー体系テンプレートを用いてDocuShare上に文書・記録の管理体系を簡単に構築することができます。
テンプレートはMicrosoftR Excel 形式の、所定の様式に従ったファイルであり、幾つかの代表的な規格に対しては弊社製のサンプル体系が利用可能です。また、お客様のご要望に応じた弊社システムエンジニアによるカスタマイズも可能です。（図4参照）
図4：テンプレートによる文書管理体系の構築イメージ
関連情報リンク先
- 文書管理・活用ソフトウェア「DocuShare」のご紹介
- beat文書ストレージサービス（ISO文書・記録のバックアップサービス）
重要文書（ISO文書・記録）を3ヶ所のデータセンターに暗号化して保管し、文書喪失リスクを軽減する文書ストレージ機能をbeat/basicサービスの標準機能（データセンター容量1GB）としてご提供するサービスです。
- 環境法令に関するサービス（第一法規株式会社提供 Webサービス）
ISO14001取得企業の法令管理をサポート、また、全国95の自治体（都道府県・政令指定都市・中核市）が保有する約2,000の条例・規則等を提供するWebサービスです。
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