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DocuWorksを使った簡易図面管理ソリューション
課題
設計・技術部門では図面や技術資料の他、関連する資料等多くのドキュメントが発生します。しかし多くの場合データや紙でバラバラに保管され、各部門毎や各個人毎の管理になりがちです。その結果、必要な図面がなかなか見つからない、担当者でないと詳細が分からない、打ち合わせ書類を紛失してしまった等という問題が発生する恐れがあります。
図面管理が上手くいっていない症例
- 図面と関連技術資料がデータや紙でバラバラに保管されている
- 各部門毎、各個人毎の情報管理になりがちで、うまく共有できない
- 打ち合わせ書類等は個人管理のため紛失してしまいがちである
- 図面変更が発生した場合、情報の更新と最新情報の共有が煩雑である
- 増加し続ける図面や資料の保管スペースの確保が困難
このようなことでお客様からの問い合わせに迅速な対応ができず、その対応に追われることで更に本来業務時間が減少してしまいます。またノウハウの蓄積や継承が適切に行えず、見積もり件数や受注件数の減少に繋がるというリスクが発生します。
解決の方法
「DocuWorks」による情報の一元化
お客様に提出する原図や打ち合わせ時に書き込まれた手書きの資料等をスキャンして保管するようにします。このスキャンデータと、CAD等のアプリケーションを使って作成したオリジナル・データを一元管理することができます。
大判図面のサムネール表示
大判サイズの図面は様々な表示方法を選択することができます。サムネール表示は「大きさに比例した表示」か「A3に縮小して表示」か設定することができます。また見たい図面を選択する際に瞬時にプレビューウインドウに拡大表示されますので、一つ一つ図面を開く必要がありません。プレビューウインドウは表示倍率の設定のほか、表示位置を右下等に固定できるため、図面番号の確認もスムーズに行えます。
フォルダー階層を使った簡易ファイリング構築
複数のフォルダーを使って階層構造を作る事で簡易ファイリング環境を構築することができます。例えば営業部門の場合、お客様毎にフォルダーを作成することで見積作成やお客様からの問い合わせに対して素早い対応ができるようになります。また製造部門では購入した機械毎のフォルダーを作成することで機械毎のメンテナンスやトラブル対応に必要な記録の閲覧が可能になりますので、安定操業に大きく寄与します。
アノテーションツールを使った図面番号等の属性入力
図面や契約書等の通し番号で管理される文書の属性入力は、現物を確認しながら正確に入力する必要があります。DocuWorksのアノテーションを使えば任意の位置に図面番号等の数値を入力することが可能です。実物を見ながら入力することができますので、正確なキーワードの埋め込みが可能になります。
設計変更指示書や報告書への画像の貼り付け
DocuWorksの「イメージコピー」機能で、図面上の必要な部分をコピーして、報告書・マニュアル等の任意の箇所に貼り付けることができます。今までの切り貼りやポンチ絵等の作業が大幅に軽減できます。
効果
お客様との打ち合わせ内容や変更箇所・工程順等の注意・指示事項を図面に書き込み、スキャンして現場に流通させます。製造ノウハウが書き込まれたドキュメントが現場に蓄積されることで企業に蓄積されたノウハウの継承を円滑に進めることができます。
図面管理による改善例
- 検索時間が速い（リピートオーダー/再見積要求時にもすばやく資料を探し出せます）
- 情報共有が容易（担当者不在時にも過去に提出した見積等すばやく探し出せます）
- 情報伝達が容易（工程の流れや注意書き等をアノテーションツールで直接書き込むことができます）
- 保管場所を取らない（図面や関連資料を場所をとらずに電子化して保管できます）
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