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DocuWorksによるオフィス・ペーパーレス化ソリューション

課題

より良い知識、情報の共有のためには、ペーパーレス化を単に紙から電子メディアへの移行といった「文書の保存」や「コスト削減」の手段として考えるだけでは十分とは言えません。このようなケースでは多くの場合、文書共有環境が単なる文書の保存場所になってしまい活発に情報が流通せず、必要な情報がうまく共有できないという状態になりがちです。

オフィス・ペーパーレス化が上手くいっていない症例

  • 過去の企画書等、優れた資産の再活用ができない
  • 他人が作成した報告書がうまく探せず、再利用できない
  • 過去に作成された資料等、どこに何があるかわからない
  • 契約書や基幹文書等、必要な時にすぐに探し出せない
  • 増加し続ける資料の保管スペースの確保が困難

電子化により業務のスピードアップを実現し、「業務の効率化」や「顧客満足度の向上」を進めていくためには、誰でも、必要な時に、必要な知識・情報を、安全に、いち早く利用することができる仕組みを構築する必要があります。つまり企業競争力強化を目的とした経営の観点から、電子化のメリットを活かした業務改善、戦略的な文書管理について考えていく必要性があります。

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解決の方法

複合機とソフトウェア「DocuWorks」を使って簡単スキャン

紙文書を複合機のスキャナー機能から取り込めば、DocuWorksの中で電子文書として管理できます。

  1. 簡単スキャン
    コピー感覚の操作で、誰でも手軽にスキャン作業が行えます。
  2. 共有スキャン
    ネットワーク上で、オフィスのA3対応共有スキャナーとして使えます。
  3. 高速スキャン
    コピー速度よりも速い高速スキャンで、大量の紙文書も素早く電子化できます。

異なるアプリケーションファイルを一元管理

DocuWorksを使うと、スキャンした文書や、Webページ、Microsoft® Word、Excel® 、PowerPoint®、画像や各種データなど、異なるアプリケーションからなるファイルを簡単に一元管理することができます。

異なるアプリケーションファイルを一元管理

電子データはいつでもプリントアウトが可能

DocuWorksで一元管理、編集した電子データは富士ゼロックスの複合機でいつでもプリントアウトすることができます。

アノテーションツールでDocuWorks文書を自由に加工

DocuWorks文書に付箋を貼ったり、スタンプを押したり、マーカーで線を引いたり、文字や図形を書き込んだりと、紙文書と同じようなさまざまな編集・加工をアノテーションツールにより、画面上で自由に行うことができます。

アノテーションツールでDocuWorks文書を自由に加工

PDF変換機能で社外とのやりとりもカンタン便利に

DocuWorks7では、DocuWorks Desk上でDocuWorks文書をPDF化することが可能です。PDF変換ボタンにより、DocuWorks文書をワンクリックでPDFに変換できます。文字認識(OCR)処理されたDocuWorks、PDFの生成が可能。文中に記載された語句での検索が可能になります。

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効果

オフィスのペーパーレス化が進むことによって、大量の文書の中から目的の文書を素早く見つけて活用することが可能になります。誰でも、必要な時に、必要な知識・情報を、安全に、いち早く利用することができる仕組みを構築することができます。

電子化による改善例

  • 検索時間が速い(目的のドキュメントが瞬時に探し出せる)
  • 情報共有が容易(離れた事業所間等での情報共有が簡単)
  • 修正・加工が容易(過去の資産を有効に活用できる)
  • 保管場所を取らない(保管スペース減少、コスト削減)

電子化による改善例

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