DocuWorksを活用したワークフロー電子化ソリューション

課題

社内に存在する紙文書や帳票、PCを使ってアプリケーションで作成した申請書・議事録・提案書等の文書やファイルを中心としてオフィスの業務フローは構築されています。これらの情報を一元的に管理し業務を効率化しなければ、オフィスの業務は大きく滞っていくことになります。

ワークフローの電子化が上手くいっていない症例

• 通達等の緊急事項がいきわたるまでに時間がかかる
• 連絡書等の回覧が途中で止まりスムーズに流れない
• マニュアルや図面等、改訂時に最新版かどうか判断できない
• 旧版使用によるミス・コミュニケーションが発生している
• 増加し続ける資料の保管スペースの確保が困難になる

オフィスにおいて日々増え続ける情報量をコントロールし組織の業務を円滑に遂行するためには、現在の業務フローを大きく変えることなく文書の作成・伝達・保管・保存・再利用・廃棄までのライフサイクル全体を一貫して管理していく必要があります。

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解決の方法

リンクフォルダーを使って簡単に文書共有が可能

ネットワーク上の他のパソコンや共有サーバー内のフォルダーをリンク登録するだけで、個人PCと同様の操作で文書を共有したり・検索して修正を加えたりすることが可能です。

紙に出力せずに文書の回覧や配布が可能

今までコピーして紙で配信していた回覧文書や配布文書等も、スキャンして回覧や配布することが可能です。必要に応じて文書管理ソフト等に格納してから、メール等を使って配布先へ格納先を連絡するだけで、受信者側は文書を確認することができます。

ファクス受信のペーパーレス化が可能

ペーパーレス環境で受信した電子文書をDocuWorks形式で管理することで、受信後の処理をスムーズに行うことができます。その他にもOCR処理や検索機能等を活用することで、ファクス業務の効率化を図ることが可能です。

アノテーションツールを使って回覧文書へ書き込み

DocuWorksのアノテーション機能を使えば紙文書と同様に、デート印やマーカーペン等を使った書き込み等が可能になります。つまり、紙に出力することなく回覧文書やファクス受信文書に指示等を書き込むことができます。

PDF変換機能で社外とのやりとりもカンタン便利に

ボタンひとつで任意のDocuWorksデータをPDFに変換する事が可能です。社外にファイルを送る場合等、相手側のアプリケーションの有無を気にせずに送ることが可能になります。

Eメールで添付して直接配信

DocuWorks Desk上からファイルを選んで、Exchange Outlookボタンを押すことでダイレクトにファイルを添付したメールを起動させる事ができます。

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効果

今まで印刷やプリントをしてキャビネット等へ保管されていたカタログや各種申請書類も、スキャンして体系的に格納しておけば、使いたい時に使いたい人が出力できるようになります。誰でも必要な書類や文書を使いたい時に使いたい部数だけ出力することで、すぐに手に入れることができます。またファクスの受信文書も出力することなく、電子化して閲覧や配布することができるので経費の節減が可能です。

電子化による改善例

• 配布・伝達の速度が速い（複数同時配信可能、相手との距離も関係ない）
• 版管理（バージョン管理）が容易
• 帳票やカタログ等も余剰在庫を持つ必要がなくなります
• 経費節減が可能（配布コピーの削減、ペーパーレスファクス受信等）

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商品構成

• DocuWorks

お客様導入事例

• アトラス総合事務所様

関連情報

• DocuWorks総合情報 「DocuWorks World」