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Working Folderで始める社内外業務コラボレーション

課題

メールに添付できない重たいデータを社内外で受け渡ししたい場合、無料のファイル転送サービス等を使うケースがあります。機密情報が含まれるデータを外部のサーバーに格納する場合は、セキュリティーの確保が問題となります。

また、例えば建設会社の現場事務所では図面の変更が度々発生します。従来ですと協力会社へファクスで送付するので変更箇所が分かりにくく、電話で何回も確認しなければならないこともあるかもしれません。

このような社内外のメンバー間における情報共有について、セキュリティーを確保し、効率的に実施するには、どのような方法があるのでしょうか。

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解決の方法

クラウド型のストレージサービスであるWorking Folderに、協業するメンバーとの共有ドロワーを設定します。共有ドロワーには、登録したメンバー(社内/社外)がドキュメントをアップロード、参照、ダウンロードができるため、社内にとどまらず共通のプロジェクトメンバーがドキュメントベースで円滑にコラボレーションすることができます。

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効果

企業を超えたプロジェクト活動を支援

メールやファクスでやりとりする必要がなくなり、複数のメンバー間で同じファイルを参照することができるため、情報伝達ミス等を防止し、効率的なコミュニケーションが可能です。

Working Folderの運用・管理は富士ゼロックスがしっかりサポート、またドロワーやフォルダーへのアクセス権設定で、安心してお使いいただけます。

現場事務所とのやりとりもスムーズに

富士ゼロックスの複合機との連携で、操作パネル上にもWorking Folderのドロワーやフォルダーが分かりやすく表示されます。変更箇所を記入した図面をファクス送信する代わりに、複合機からスキャンしてダイレクトにWorking Folderにアップロードすることが可能です。メール通知を設定しておけば、関係者がタイムリーにパソコンやモバイル端末から変更箇所を確認でき、業務の効率化がはかれます。

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