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スキャン文書格納・回付

複合機とDocuWorksを組み合わせて、トラブルやクレーム報告に対する緊急対応をスピードアップさせる仕組みをご提案します。

各支店や営業所からの文書が他の文書に埋もれてしまい、対応が遅れたことはありませんか?

各支店や営業所からの文書が他の文書に埋もれてしまうイメージ図

ファクスで受信した事故報告やクレーム報告への対応が遅れてしまうことがあります。

スキャンを活用した電子報告により業務効率をアップします。

スキャンを活用した電子報告により業務効率がアップしたイメージ図

複合機とDocuWorksを組み合わせて、トラブルやクレーム報告に対する緊急対応をスピードアップできます。
例えば、各支店から本部への報告書などを、スキャンにより電子的に提出できます。「DocuWorks トレイ 2」を利用すると、電子化された文書が種類ごとに分類されてPC上のトレイに入ります。提出されたことを視覚的に確認できるため、緊急の書類をすぐに見分けられ、送付元に対するすばやい対応が可能になります。
さらに、スキャン時に「ApeosWare Management Suite2 Flow Management Option」を利用すると、スキャン文書の振り分けをより細かな条件で実施したり、文書を加工(フォーマット変換や検索属性の付与など)したりすることが可能になります。

特長

富士ゼロックスの複合機の「業務別らくらくスキャン」で簡単に紙の書類のスキャン&仕分けができます。

「業務別らくらくスキャン」で簡単に紙の書類のスキャン&仕分けができるイメージ図

紙の書類の「スキャン&仕分け業務」を、さまざまな要望に合わせて自動的に処理できます。
管理者が、フローを設定したメニューを登録し、ユーザーは、メニューを選択してスキャンするだけです。
文書の保存から仕分け・共有まで自動で処理されるため、さまざまなシーンで活用できます。

「DocuWorks トレイ 2」による直感的な受け渡しが可能です。

ポップアップで新着通知 文書トレイに文書が届くとポップアップでお知らせします。 新着通知で音を鳴らすことも可能です。 ガジェットで文書を確認 文書トレイはガジェット表示により、PC画面上の好みの場所に置くことが可能です。「NEW」アイコンで新着文書を確認することができます。

「DocuWorks トレイ 2」を利用すれば、新着のお知らせが表示され、文書が届いたことが一目でわかります。
視覚的にスピーディーなドキュメントのやり取りが可能です。

「DocuWorks トレイ 2」と「DocuWorks トレイ 文書追跡サービス」を連携して活用します。

「DocuWorks トレイ 2」と「DocuWorks トレイ 文書追跡サービス」を連携させることで、トレイでの保存・取り出し時に文書の所在情報が記録され、現在の場所、ステータスをすばやく確認できるイメージ図

「DocuWorks トレイ 2」と「DocuWorks トレイ 文書追跡サービス」を連携させると、トレイでの保存・取り出し時に文書の所在情報が記録され、現在の場所、ステータスをすばやく確認できます。

「ApeosWare Management Suite2 Flow Management Option」との連携により、さらに業務を改善します!

「Flow Management Option」を利用すると、受信ファクスの振り分けをより細かな条件で実施したり、受信ファクスを加工(フォーマット変換や検索属性の付与など)したりすることが可能になるイメージ図

「Flow Management Option」を利用すると、スキャン文書の振り分けをより細かな条件で実施したり、文書を加工(フォーマット変換や検索属性の付与など)したりすることが可能になります。スキャン文書に対する間接業務の負荷を軽減して直接業務に集中できます。

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