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電子帳簿保存法(e-文書法)対応ソリューション

電子帳簿保存法(スキャナ保存)改正により要件が大幅に緩和され、タイムスタンプの付与等、一定の要件を満たすことでで電子文書の原本化が可能になり、ペーパーレスを起点にした業務改革や内部統制強化などに効果もあるため、多くの企業が注目しています。

紙文書を中心とした業務に問題はありませんか?

紙文書を中心とした業務の問題

紙文書を中心とした業務により、大量の紙文書保管や非効率性という問題が発生しています。また、煩雑な内部統制、セキュリティーリスクの増大も懸念されます。

電子帳簿保存法の要件を満たす上で長期保管が必要となる国税関係帳簿や国税関係書類をタイムスタンプを付し文書管理を行います。これにより、紙の削減だけではなく内部統制を強化やセキュリティーリスクの低減、電子を利用した業務効率化が図れます。

内部統制を強化し、セキュリティーリスクを低減するイメージ図

電子化された文書管理・証憑管理により、業務を効率し、紙文書の保管・印刷コストを抑制します。さらに、内部統制を強化し、セキュリティーリスクを低減します。

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電帳法規制緩和への対応

電子帳簿保存法(e-文書法)対応にあたり課題となるものは、スキャニングや属性付与などの電子化業務工数です。また、要件となるタイムスタンプや訂正削除履歴などを確保できることが必要になります。これらを解決できるシステムを導入することが成功する秘訣です。

部分OCRやプレビューの活用により電子化業務を効率化

DocuWorks文書情報エントリーで電子化業務を効率化するイメージ図

  • 注記 DocuWorks 文書情報エントリーで対応しているファイルフォーマットは、次のとおりです。
    「()」内は、そのファイルフォーマットの拡張子です。
    • DocuWorks文書(.xdw)
    • DocuWorksバインダー(.xbd)
    • PDFファイル(.pdf)
  • 注記 富士ゼロックスの複合機などでスキャンして作成したイメージPDFファイル、DocuWorksで作成したイメージPDFファイル、高圧縮PDFファイルに対応しています。
    • セキュリティを設定したDocuWorks文書、DocuWorksバインダー、PDFファイルには対応していません。

スキャン画像の目視確認や、データ入力業務を強力に支援します。

スキャナと連携し、スキャニング工数を低減

スキャナ機器と密接に連携するイメージ図

複数枚の文書を一括スキャンする場合でも、白紙を挿入すれば、自動的に別文書としてスキャンデータが作成されます。
ファイル名には、自動的に文書の種類や日付・時間が追加されます。
スキャンデータが作成されると、アラート音が鳴り、デスクトップに通知されます。視覚と聴覚により、処理の漏れを防止します。

タイムスタンプや訂正履歴を確保するシステムにより電子帳簿保存法(e-文書法)へ対応

お客様のシステムや業務に合わせた対応例

  • 注記 上記システムにてカバーできるのは電子電子化要件の技術的部分となります。
    納税者様自身が電子帳簿保存法、施行規則、取扱い通達、各省庁のQ&Aを正しく理解することに加え、システム関係書類の備付、事務処理規定の備付も必要です。
    申請にあたってはご担当の税理士様や管轄税務署への事前のご相談をお勧めします。

JIIMA 平成28年改正法令基準 電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証

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