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QR活用による紙文書の運用効率化

紙で配布して回収する書類や日々の報告など、仕分けや管理が必要となる紙文書を、スキャンするだけで自動的に仕分けし、電子化して保存できます。これにより、「仕分け」「ファイリング」する手間がなくなり、さらに後工程を効率化できます。

紙文書の仕分けやファイリングが煩雑で、後工程の対応に時間がかかっていませんか?

紙文書の手作業での仕分け・ファイリングに時間がかかってしまうイメージ図 目的の文書が簡単に見つからず後工程に時間がかかってしまうイメージ図

紙文書の手作業での仕分け・ファイリングに工数がかかっていませんか?
紙文書の検索性が悪く、後工程の業務対応に時間がかかっていませんか?

QRコード注1を利用して紙文書の運用を効率化します。

QRコードを利用して紙文書の運用を効率化したフロー図

紙文書の手作業での仕分け・ファイリング業務が、スキャンするだけで簡単に電子化でき、後工程を効率化できます。
紙文書の印刷時にQRコードを印字すれば、いつもどおりの作業をした後にスキャンするだけで、自動的に仕分けして電子ファイリングできます。提出側に複合機があれば、スキャンによる電子提出も可能です。
例えば、点検業務の作業報告書や本社への日報などを、日付別、提出元別に確認できます。また、派遣業務などで発生する契約書を捺印後、案件や契約先ごとに管理情報と紐付けて管理でき、後工程での確認業務を効率化します。

特長

「EDPdriver EX QR」でQRコードを印字できます!

文書中の情報をQRコードとして印字するイメージ図

文書中から仕分けのためのキーワードを抜き出してQRコードにします。
QRコードにする文字(座標)の設定は、「EDPdriver EX QR」で保存しておくことができます。
QRコードには、文書中の文字のほか、印刷時の日付情報や、固定文字などを入れることも可能です。

「業務別らくらくスキャン」で、QRコードを読み取り、自動で仕分けして電子保存できます!

「業務別らくらくスキャン」で、QRコードを読み取り、自動で仕分けして電子保存できるイメージ図

操作方法は、書類をスキャンするときに、複合機のパネルで配信先を選択するだけです。
QRコードの情報をもとに、日付別や会社別などに自動で仕分けして電子保存できます。

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