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PDF タイムスタンプ for DocuWorks

DocuWorksデスク上でタイムスタンプを付与(対象:PDF文書)することにより、
重要文書の電子化サポート及び非改ざん性証明を実現

紙文書に比べ容易に改ざんでき、改ざんされたか否かの判別が難しい電子文書に、タイムスタンプを活用することで、日付・非改ざん性証明を可能とし、電子文書の証拠としての証明力・信頼性を高めることができます。

PDFタイムスタンプ for DocuWorks 機能概要

DocuWorks Desk上で選択されたフォルダ内のPDFファイル、または選択されたPDFファイルに対してタイムスタンプを生成し、検証するためのツールです。タイムスタンプトークンの出力、画像情報(解像度、色空間、ページサイズなど)や入力者情報の確認・出力もできます。

PDFタイムスタンプ for DocuWorks 機能概要図:PDFデータにタイムスタンプを付与します!! PDFデータに変更がないか検証します!! 画像情報を確認します!! タイムスタンプトークンファイルを出力します!!

 

対象文書

タイムスタンプの適用想定文書 ①取引先を含む、外部への資料提示:情報公開文書・内部統制関連文書・業務文書・各種電子帳票類 ②長期保存文書に対して、法律上担保される具体的な利用シーン:建築工事で発生する文書(国土交通省建築工事における 書類・図面の電子化/保存ガイドライン)・製造業の知的財産情報・機密文書(特許庁先使用権制度ガイドライン)

 

タイムスタンプとは

電子文書は、いつ、誰が作成したのかが判明しにくく、しかも、いつでも容易に改ざん でき、改ざんされたか否かも判別しにくいため、誰がいつ作成したのか、またその電子文 書が原本と同一で改ざんされていないのかを、後から証明する手段が求められています。
タイムスタンプは、こうした要望の一部に応えるもので、電子データに時刻情報を付与 することにより、その時刻にそのデータが存在し(日付証明)、またその時刻から、検証した時刻までの間にその電子情報が変更・改ざんされていないこと(非改ざん証明)を証明するための民間のサービスです。

タイムスタンプ概要 ■存在証明:タイムスタンプが付与された時刻にデータが存在していたことの証明ができる ■完全性証明(非改ざん証明)タイムスタンプが付与された時刻以降、データが改ざんされていないことの証明が出来る

 

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こんなお悩みありませんか?

重要文書の電子運用において、以下のような課題はありませんか?

電子文書の改ざん、修正、すり替えへの対応
電子書類を用いた運用の場合、改ざん、修正、すり替えなどの問題が発生しやすく、対応が必要
公開文書の改ざんリスクへの対応
Webに公開されている公開文書は改ざんされるリスクを常に抱えている
長期保存書類の保管・管理への対応
長期保存対象書類の紙運用において、紙媒体の収集や保管・管理に多大なコストがかかっている
官公庁のガイド要件に沿った管理への対応
官公庁発行のガイド要件に沿った運用をする場合、要件を満たすための対応が必要

 

PDF タイムスタンプ for DocuWorksの導入効果

導入効果(1) 改ざん、修正、すり替え発生時の非改ざん証明として

電子文書にタイムスタンプを付与することで、電子文書の日付証明・非改ざん証明が可能となります。
これにより、電子文書の修正、すり替えといった不正リスク、改ざんリスクを低減します。

改ざん、修正、すり替え発生時の非改ざん証明イメージ ■電子ファイル:作成時刻・内容の改ざん(このファイルは…いつから存在するのか?内容は改ざんされていないか?) ■電子ファイル(タイムスタンプ付与):XXXX年XX月XX日XX時からファイルは存在しています。これまでファイルの変更はされていません。

 

導入効果(2) 紙媒体での保管・管理コストの削減

長期保存が必要な文書を紙媒体で運用する場合、多大な保管・管理コストがかかります。
タイムスタンプを活用することで、長期保存対象文章の電子化における電子文書の証拠性担保の要件を満たし、保管・管理コストの削減に繋がる電子運用を可能とします。

紙媒体での保管・管理コストの削減イメージ 紙での管理でコスト・手間がかかる タイムスタンプの管理でコスト・手間を削減

 

導入効果(3) 官公庁でガイドが発行されている対象文書の要件に沿った管理を実現

近年、官公庁のガイドでもタイムスタンプを運用した文書の電子化を推進しています。
PDF タイムスタンプ for DocuWorksの導入することで、官公庁のガイドに沿った文書の電子化に対応することが可能になります。

官公庁のガイドライン例

特許庁
先使用権制度の円滑な活用に向けて-戦略的なノウハウ管理のために-(第2版)
国土交通省
建築工事における 書類・図面の電子化/保存ガイドライン

導入効果(4) 法律の証拠性確保

電子文書に含まれる日時情報は利用者PCの内部時計等から取得される場合が多く容易に改ざんできることから信頼性が低いとされています。
タイムスタンプを利用することにより、日付証明・非改ざん証明が可能となり電子データを証拠として利用する場合に、証明力・信頼性を高めます。

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ソリューション概要

文書にタイムスタンプを付与し、電子文書の日付・非改ざん証明を実現します。

ソリューション概要図 1.拠点をまたいだ資料の収集を電子で効率的に収集(PDFファイルの収集) 2.タイムスタンプを付与しファイルサーバーへ保管(DocuWorksデスク上でPDFファイルにタイムスタンプを付与:タイムスタンプ付与・タイムスタンプ検証・タイムスタンプトークン出力) 3.タイムスタンプの検証(電子文書証拠性の立証場面で必要なタイムスタンプ検証を実施) PDFタイムスタンプ for DocuWorks・DocuWorks

 

ソリューションの特徴

低コスト・スモールスタートでタイムスタンプを活用した電子文書運用が可能

一般的なタイムスタンプサービスは、ファイルサーバーなど専用の環境を用意する必要があります。
PDF タイムスタンプ for DocuWorksであれば、クライアントとなるPCのみでもタイムスタンプを利用することができるため、専用の環境を用意する必要がなくスモールスタートでのタイムスタンプ利用が可能です。

低コストで規模に合わせたスタートが可能ですので、まずはスモールスタートしていただき機能の拡張を行うなど、お客様のご要望に合わせた運用を行っていただけます。

DocuWorks連携による電子文書運用の効率向上

電子文書の保管先ファイルサーバーのフォルダを、DocuWorksリンクフォルダ機能でDocuWorksデスク上に繋げることができるので、タイムスタンプ付与からフォルダ保管、保管済み電子文書のタイムスタンプ検証まで一連の流れがDocuWorksデスク上で完結できます。

 

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タイムスタンプ活用例

先使用権対応

資料の証拠力を高める手法として、公証制度による確定日付を付与。電子の仕組みとして、タイムスタンプの活用による電子データの証拠力を高めることができました。

先使用権対応イメージ 1.拠点をまたいだ証拠資料の収集を電子で効率的に収集 2.関連資料を紐付けて、タイムスタンプを押せるPDF形式に整理(Adobe Acrobat Pro DC):関連する資料、動画ファイルや音声ファイルもPDFに添付する形で、PDFファイルにまとめる。 3.タイムスタンプを付与するファイルを保管する(PDFタイムスタンプ for DocuWorks・DocuWorks):DocuWorksデスク上でPDFファイルにタイムスタンプを付与する。(タイムスタンプ付与・タイムスタンプ検証・タイムスタンプトークン出力)先使用権立証のための証拠確保 4.タイムスタンプの検証(PDFタイムスタンプ for DocuWorks・DocuWorks):先使用権立証時に証拠性の立証のために必要なタイムスタンプ検証を実施 ※INPIT タイムスタンプ保管サービスを利用する場合:タイムスタンプを付与したファイルからINPITタイムスタンプ保管サービス利用に必要なデータを出力し、登録する ※ INPITタイムスタンプ保管サービス
とは独立行政法人 工業所有権情報・研修館(INPIT)が提供する知財関連のファイルに付与したタイムスタンプのトークンファイルを長期保管、預入証明書を発行するサービス。

 

建築工事向け図書の電子化

建設業法(法第40条の3)上義務付けられている①完成図②発注者との打ち合わせ記録③施行体系図などの保存管理を支援します。
建築工事における書類・図面の電子化/保存ガイドラインには書類や図面の電子化に伴う法的証拠能力強化の必要性のため、タイムスタンプが記載されています。

建築工事向け図書の電子化イメージ 1.拠点をまたいだ証拠資料の収集を電子で効率的に収集 2.PDF形式以外のファイルをPDFファイルへ添付する(Adobe Acrobat Pro DC):関連する資料、動画ファイルや音声ファイルもPDFに添付する形で、PDFファイルにまとめる。 3.タイムスタンプを付与する(PDFタイムスタンプ for DocuWorks・DocuWorks):DocuWorksデスク上でPDFファイルにタイムスタンプを付与する。(タイムスタンプ付与・タイムスタンプ検証) 4.BCS作業所標準フォルダで(DocuWorks):DWリンクフォルダから簡単な作業で保管 → ファイルサーバー・NAS・ローカルディスク 5.タイムスタンプの検証(PDFタイムスタンプ for DocuWorks・DocuWorks):電子文書/図面の証拠性立証のために必要なタイムスタンプ検証を実施 ※ BCS作業所標準フォルダとは一般社団法人 日本建設業連合会から発行されている工事情報の分類を標準化し効率的に管理・活用するためのフォルダ体系です。

 

関連情報(商品情報)

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