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働き方改革を推進するカギはIT部門にあり

仕事/効率

長時間労働の改善、非正規と正社員の格差是正、高齢者の就労促進の3つを柱に国が主導となって進めている働き方改革。今後労働人口の減少がさらに加速していくことを控え、早急な対応が必要になっています。しかし必ずしもうまく進んでいるとはいえません。実際、日本生産性本部が2017年12月に発表した『労働生産性の国際比較 2017 年版』 によると、日本の時間当たり労働生産性は、OECD加盟35カ国の中で20位。主要先進7カ国の中では最下位です。

働き方改革が進まない理由はひとつではありませんが、その中でも働き方改革の重要なポイントであるITが思うように活用されていないことが挙げられます。そこで今回はIT部門が率先してITを活用し、働き方改革を実践していく方法についてご紹介します。

労働人口の減少を避けられない日本の現状

現時点ですでに高齢化社会を迎えている日本。しかしこの傾向は今後さらに進み、超高齢化社会へのスピードを速めています。内閣府が発表した『平成29年版高齢社会白書』によると、2016年10月1日の時点での65歳以上の高齢者人口は3,459万人です。これを日本全体の人口比で見ると27.3%で約3.7人に一人が65歳以上ということになります。さらにこの割合は2040年には35.3%、2060年には38.1%にまで上昇すると推測されています。

これだけ高齢者が増えている反面、14歳以下の人口は減少の一途をたどっています。1955年の3,012万人をピークに、2015年には約半分の1,589万人、そして2060年にはさらに951万人にまで減少すると推測されています。結果として15歳から64歳のいわゆる生産年齢人口も1995年の8,716万人をピークにその後毎年減少を続けており、2015年には7,629万人になっています。さらに2040年には5,978万人、2060年には4,793万人と1995年のほぼ半分になると推測されています。

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働き方改革が進まない理由

生産年齢人口が減少したからといって急に仕事の量が減ることはありません。むしろ人口が減った分をカバーするため、一人ひとりの仕事量は増えることになります。仕事量が増えれば、働き方改革の3つの柱のひとつである「長時間労働の改善」は当然、困難になります。生産年齢人口は今後さらに減少していきますので、一刻も早くこの問題を解決させなくてはなりません。

そこでポイントとなるのが、クラウドサービスやモバイルデバイスの活用といった業務のIT化です。労働者が減少した分は、マンパワーだけで解決するには限界があります。ITを最大限活用し、業務をできる限り効率化することこそが、長時間労働の改善を進める手段です。

しかし景気が低迷している時期はどうしても経費削減や売上を上げる施策など目に見える改善に注力する傾向が強いため、IT化というすぐに結果が目に見えない(と思われがちな)投資は後回しにされる傾向があります。この誤解を解かない限り、働き方改革は前には進んでいきません。

IT部門が率先して働き方改革を行うことの重要性

長時間労働の改善を行うには、働き方そのものを見直す必要があります。現状の働き方のまま、売上向上を目指したとしても、それでは社員に負担がかかるばかりで、働き方改革を実現し労働生産性を上げるという国の目標はいつまでたっても達成することはできません。

企業としてITを活用していくことは、これまでかかっていた無駄なコストを省くことにつながり、大幅な経費削減を実現できることになります。また、これまで社員が負担してきた無駄な業務が減り、本来の業務に集中できるようになることから結果として労働生産性の向上にも役立つことなど、企業の中でIT活用を専門分野とするIT部門が、率先してIT化を進めていくことで、それを目に見える数字にしてアピールしていくことが不可欠です。

おすすめは初期投資を抑えることのできるクラウドサービスの導入です。サーバルームなどをすべて自社内で管理するのに比べ、大幅のコストダウンを実現できるうえ、セキュリティレベルもアップします。またこれまでサーバ管理に時間を取られていた社員が本来の業務に集中できるようになることで、長時間労働の改善にもつながります。

コスト削減と長時間労働の減少という2つの目に見える数字をアピールできれば、ほかの部門でもIT化することで働き方改革は進められることを理解してもらうと同時に、IT化は結果が数字として見えにくいといった誤解も解くことができます。

クラウドサービスを導入して働き方改革を推進するには?

ここではある企業がクラウドサービスを導入して働き方改革を進めた事例を紹介します。(出典:お客様事例 Mipox株式会社、マイクロソフト社)

クラウドサービス導入でコミュニケーション活性化とIT部門の業務効率化を実現

超精密研磨分野から一般研磨市場向け製品をはじめとして、さまざまな製品の提供から受託加工、コンサルティングまでトータルに手掛ける "研磨のワンストップ ソリューション企業" として世界10か国に拠点を持ち、グローバル展開を進めているMipox株式会社。同社が企業のIT化を推進するうえで、クラウドサービスのOffice 365を導入した理由は、次の3点です。

  1. 海外、特に中国でも問題なく活用できる
    日本国内はもちろん、海外拠点ともスムーズなコミュニケーションを行うには、同じメールシステムを使うことが重要です。その点Office365であれば中国でも問題なく使用が可能なこと。
  2. 社内のコミュニケーションを円滑化する機能が充実している
    スケジュール表の共有、会議室の予約、全社員のアドレス帳などをOffice Outlookだけで管理、OneDrive for Businessでデータの共有、Skype for Businessで世界中の社員とインスタントメッセージやビデオ会議を行うなど社内のコミュニケーション円滑化のための機能が揃っていたこと。
  3. セキュリティが適正であること
    自社内にサーバを持つことのリスクに比べ、セキュリティに十分な投資をして対策を行っているOffice 365 提供会社のマイクロソフト社のサービスに委託したほうがより安心であること。

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ライセンス管理の運用面でIT部門にメリット

さらにOffice 365 を導入することでITコストの削減とIT部門の業務効率化にも大きな成果を発揮しています。Mipox株式会社IT戦略室室長の千野大和氏は次のように語ります。

「これまで、Office がプリインストールされた PC を都度調達していました。そのため、社内で利用している Office のバージョンが揃わず、運用や資産管理に難が生じていたのです。しかし、Officeを必要としている全従業員のライセンスをOffice 365 Enterprise E3で調達してしまえば、全員が最新のOfficeを活用できますので、ユーザー間でファイルの互換性を気にする必要もありませんし、何より、社員がそうした環境を求めていたのは明らかでした。私たち管理側にとっても、PC の調達から配布まで非常に柔軟に運用できるようになるメリットがあります」。

テレワーク、コミュニケーションの活性化にクラウド環境を活用

Mipox株式会社代表取締役社長である渡邉淳氏は、今後はこの環境を活かしテレワークの実践を進めていきたいと話します。

「会社としては、社員全員が結局のところ、『9 時から 17 時までオフィスにいました』と言われても、その行為自体に価値はありません。大切なことは、どれだけ業務をこなして、成果を出したのかということです。テレワークを実践する場合に一番の課題になるのが、人事評価だと思いますが、当社では、きちんと働いている人が正当に評価されるよう、取り組んでいます。

それが部署単位、グループ単位でのコミュニケーションの活性化であり、業務のアウトプットを提出する場所 (Office 365) の整備です。朝定時にオフィスにいなくても、昼食の時間が少し長めになったとしても、きちんと仕事をして、成果を生んで、周囲とのコミュニケーションも欠かさなければ、必然的に行いが評価されます」。

IT部門が第一歩を踏み出すことで始まる働き方改革

働き方改革においてITの効果的な活用を避けて通ることはできません。ITをいかにうまく活用するかで働き方改革の成否が分かれるといっても過言ではないでしょう。そういった意味でも企業の中でもっともIT活用に長けているIT部門が率先してITを活用した働き方改革を実践していくことが、企業全体の働き方改革を推進することにつながります。

もちろんいきなり働き方改革といっても、ほかの部門の理解を得ることは難しいかもしれません。そこでまずはクラウドサービスなど初期投資を抑えられる施策からスタートし、結果が出たら次にはモバイルデバイスの活用によって外出先からのメールの確認やファイルのダウンロードといった業務効率化を進めていくなど身近なところから少しずつ働き方改革を実践してみてはいかがでしょう。

そしてその柔軟な働き方を可能にするのがOffice 365の活用です。働き方改革を行いたいものの、かえって業務が煩雑になるのではと二の足を踏んでいるのであれば、ぜひOffice 365を試されてみてはいかがでしょうか。

最後に、IT部門の煩雑さを軽減するOffice 365は、富士ゼロックスからご購入いただけます。富士ゼロックスでは、Office 365に関する質問に対して無料の電話サポートなどバックアップ体制が充実しているため、IT部門はトラブル対応などの手間が軽減され、本来の業務に集中することができます。詳細はこちらをご覧下さい。

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