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働き方改革を支えるIT管理の手間を軽減するツールとは?

仕事/効率

働き方改革を実現することのメリットは、長時間労働の改善、テレワークやサテライトオフィスといった柔軟な働き方の実現、育児や介護、病気などの理由で退職した人の再雇用制度の充実など挙げればきりがありません。しかしそうしたメリットを実現するためには、社長を含めた従業員の意識改革やいつでもどこでも仕事ができるシステムの導入などいくつかのハードルをクリアしなければなりません。

そしてそれらのハードルをクリアするためには、IT部門の貢献が必須となります。そこで今回は働き方改革を実現させるために、やるべきこと、必要なこと、そしてそれを可能にするツールについてご紹介します。

働き方改革を行うことのメリット

そもそも働き方改革とは、2013年12月の時点で7,883万人である15~64歳の生産年齢人口が、急速に進む少子高齢化によって2060年には4,793万人にまで減少する(平成26年版情報通信白書(総務省))と見込まれていることを受け、労働力不足を解消し、労働生産性を上げるために国が掲げた政策です。

働き方改革を行うことのメリットは多々ありますが、その中でも重要なポイントとして挙げられるのが、経験者、優秀な人材の確保です。現在、出産による育児や自身が病気やケガをした際、また家族の介護などにより休職もしくは退職を余儀なくされてしまうケースは少なくありません。2013年7月に総務省統計局が発表した『平成24年就業構造基本調査』によると、2007年10月~2012年9月までの間で、出産・育児のために前職を離職した人は125万6千人で、そのうち96万5千人(77%)は無業者になっています。また同じように2007年10月~2012年9月までの間で介護・看護のために離職した人は48万7千人で、そのうち36万4千人(75%)は無業者となっています。

働き方改革では、テレワークや復職制度を充実させることにより、育児や介護などによって無業者となってしまっている人材の中でも、働く意欲の強い人、優秀な人たちに働く場を提供することができます。経験者や高い能力を持った人に働く場を提供することで、企業側は育成、教育コストの削減、無業者にとっても正規社員としての雇用という互いに大きなメリットを享受できます。

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働き方改革を実現するためにIT部門がやるべきこと

働き方改革を実現するにはIT部門が非常に重要な役割を担うことになります。その中でも特に重要となるのは、テレワークの導入支援です。テレワークの導入は具体的にはクラウドサービスの導入がカギとなります。ポイントは社外でも社内にいるのと変わらない環境で業務を行えるシステムの構築です。

例えば社内にいなくては閲覧できない資料を社外でも閲覧できるようにすること、社外にいても社内会議に参加できるようにすること。これらを複雑な手間をかけることなく、かつコストをかけずに実現させなくてはなりません。そのためにはIT部門が率先して実践し、全社に対してリテラシー教育をしていくことが不可欠です。

しかしここで大きな問題があります。それはクラウドサービスという新たなサービスを導入することを全社に理解してもらうこと、そして万が一のトラブル発生時の対応、従業員へのリテラシー教育など、IT部門の業務が煩雑になり、大きな負担となってしまうことです。

IT部門の煩雑さを解消するクラウドサービスとは

働き方改革は企業の中でどこかの部署が大きな負担を抱えるということがあっては、思うように進みません。そこでIT部門の煩雑さを解消し、スムーズにテレワークを実現させるためのクラウドサービスとしてOffice 365をおすすめします。その理由は次の通りです。

クラウドサービスを導入して働き方改革を推進するには?

ここではある企業がクラウドサービスを導入して働き方改革を進めた事例を紹介します。(出典:お客様事例 株式会社日本綜合経営協会、マイクロソフト社)

さまざまなライフステージへ対応可能な就業環境の構築を実現

講演や研修のサポート事業を展開する株式会社日本綜合経営協会は、10 数名いる従業員の平均年齢が 34 歳と、若い年代層が活躍する会社です。しかしこうした環境が整ったのはほんの数年前のことで2013年までは50代以上の従業員が7割を占め高齢化が大きな問題となっていました。

そこで同社は代表取締役に岩鼻宏樹氏が就任したことをきっかけに若い人材の採用を推進しました。しかし2013年に同社にとって欠かすことのできない優秀な人材がガンに罹患したことを機とし、人材採用と並行して労働環境と就業規則の見直しも進める必要が生じました。その時のことを岩鼻氏はこう語ります。

「この従業員は当社に欠かせない優秀な人材でした。勤務にも非常に積極的で、『治療をしながら働きたい』という強い要望も受けていました。このような方は本当に貴重なのです。中小企業こそ、こういった人材を逃してはなりません。しかし当時、当社では在宅勤務に対応した就業規則を敷いていませんでした。また業務に必要な IT システムやメールなどの利用も会社内で制限されており、紙を利用したアナログな運用も数多く残っていたのです。

このような『社内勤務を前提とした状態』では、先の従業員の要望に応えることができません。それだけでなく、結婚や出産、育児、介護や療養など、これから入社するであろう若い人材が迎えるさまざまなライフステージにも対応できないと考え、人材採用だけでなく、環境と制度の両面から、在宅勤務にも対応した働き方の変革を進めるべく、課題の洗い出しを始めました」

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社内利用のみに制限されないビジネスツールを刷新

当時、プロフィールをはじめとした研修講師の全情報は、社内にあるサーバー上で管理されていました。顧客要望に合った講師のアテンドを行ううえで必須ともいえる同システムですが、その利用は原則として社内のみに制限されており、用意されていたリモートアクセスツールも、利便性の悪さから社外利用で有効に機能するものではなかったのです。

同様に、プロバイダーが提供するメールサービスも社内でしか利用することができず、社内で広く共有すべき講師のスケジュールといった情報は、紙ベースの回覧板で行われているという状況でした。在宅勤務を可能とする制度を敷き、それを実際に機能させるためには、まずビジネスツールを刷新し、業務フロー自体を変革させる必要があったのです。

Office 365 導入により「働きやすい環境の提供」を実現

そこで同社はいくつかのサービスを試用した結果、業務を行ううえで必要な機能を網羅的に有しているうえ、既に多くの方が慣れ親しんでいるWindowsのインターフェイスに近い画面デザインを備えるOffice 365の導入を2014年12月に決定、その後、翌月となる 2015 年 1 月からその運用を開始。社外でも業務が遂行できるよう、全従業員へ向けた iPhone の配付も実施されました。

さらに業務 PC のリプレースを迎えた 2015 年には、全従業員のデスクトップ PC をモバイル PC へ刷新。これら、ビジネスツールの整備を完了した 2015 年 2 月に就業規則の改定を行い、働き方改革を本格化、結果として「若く活気のある社員構成」と「働きやすい環境の提供」を現実のものとしました。

柔軟な働き方を実現するOffice 365の活用を

これまで育児や介護、病気になってしまえば、退職もしくは長期休業しなくてはなりませんでした。しかし能力があるにもかかわらず、仕事ができない状況になってしまうことは、本人はもちろん企業側にとっても大きな損失です。働き方改革はそうしたケースを極力減らし、テレワークなどによって自宅にいながらも社内にいるときと同様の働き方を実現します。

そしてその柔軟な働き方を可能にするのがOffice 365の活用です。働き方改革を行いたいものの、かえって業務が煩雑になるのではと二の足を踏んでいるのであれば、ぜひOffice 365を試されてみてはいかがでしょうか。

最後に、IT部門の煩雑さを軽減するOffice 365は、富士ゼロックスからご購入いただけます。富士ゼロックスでは、Office 365に関する質問に対して無料の電話サポートなどバックアップ体制が充実しているため、IT部門はトラブル対応などの手間が軽減され、本来の業務に集中することができます。詳細はこちらをご覧下さい。

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