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クラウド化

クラウド化

概要

こんなことでお悩みではありませんか

クラウド化に関するお悩み

  • ・情報共有
  • ・情報漏洩
  • ・業務効率化
  • ・ワークスタイル変革
  • 機密性が高いデータを様々な関係者間で共有・活用したい
  • 紙資料を個人保管することが多いため他のメンバーが活用できない
  • 情報共有ミスで会議に必要な資料がなかなかそろわない
  • 放置プリントを防ぎたい
  • 従業員のミスによる情報漏洩の対策を行いたい
  • 協力会社・取引先による情報拡散(2次配付)を防ぎたい
  • 情報をリアルタイムに把握したい
  • クラウド化したが文書が散在しており一元管理できていない
  • 大量の記録帳票の中から目的の資料を探すのに時間がかかっている
  • ワークスタイルを変革して売上減少への対策を実施したい
  • 営業中に必要な資料をすぐに出せず次回商談へ持ち越ししてしまう
  • タブレット端末を導入したが有効活用できていない

こんな解決策があります

情報共有

クラウド化により情報共有・お客様への情報提供がスムーズに。

重要文書や機密文書などの大切なデータを、社内外で共有し、活用したいシーンは多くあります。このようなシーンに対応するためには、次のような方法が有効です。

スキャンで電子化・クラウド上で共有 新たなドキュメントを複合機からスキャンして電子化し、クラウド上で即座に共有する仕組みをつくります。個人保管されがちな紙資料も、電子化することで、他メンバーとの共有も可能になります。
モバイル端末の活用で即座に情報共有 モバイル端末の活用領域を広げれば、営業部門での生産性向上を図ることができます。資料を電子管理することにより、モバイル端末で必要な情報をいつでも、即座にお客様にお見せすることができます。
会議資料のクラウド共有によるペーパーレス化 会議の際、出席者全員が文書管理システムからファイルを取得して参加する、資料の閲覧・管理におけるペーパーレス運用を行えば、情報共有が円滑になり、生産性向上につながります。

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情報漏洩

情報漏洩対策はクラウド上の高度なセキュリティで実現

情報漏洩を防ぎながら情報共有を進めるためには、セキュアなクラウド環境をつくり、活発な情報交換が安心して行えるようにすることが有効です。

スキャンで電子化・セキュアなクラウド上で共有 まずは複合機から必要な紙文書をスキャンして電子化したものや、電子データをクラウド上で共有する仕組みをつくります。セキュリティが万全なクラウド上で安全に共有できます。
ファイルの暗号化 例えば、サプライチェーン全体での共有、活用・流通する情報(ファイル)のセキュリティを守るためには、ファイルの暗号化が一つの方法です。協力会社による二次配布などを防ぐことができます。
共有ドロワーのアクセス権設定 クラウド型のストレージに、協業するメンバーとの共有ドロワーを設定し、ドキュメントをアップロード、参照、ダウンロードできるようにします。このとき、ドロワーやフォルダへのアクセス権設定を施します。

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業務効率化

文書管理システムとクラウド環境の連携で情報が見える化され業務効率が向上

情報をリアルタイムに把握したい場合、情報の見える化が重要です。全体を把握することができれば、業務のボトルネックを解消するための改善策を取ることができます。

帳票入力・報告のモバイル化と文書管理システムとの連携 例えば、帳票に書かれた情報をリアルタイムで把握したい場合、帳票入力・報告をモバイル化し、文書管理システムと連携させることにより、報告の有無の確認・情報参照などが容易になり、生産性向上につながります。
文書管理システムとクラウド連携で一元管理・検索性向上 クラウド化したが文書が散在しており、一元管理ができていない、大量の文書の中から、目的の資料を探すのに時間がかかる場合、文書管理システムとクラウド環境との連携で管理・検索性の向上が図れます。
外出先で情報を活用・確認できる環境づくり クラウド環境に自動配信される大量の文書から必要な情報をすぐに検索して取り出すことができれば、出先での情報活用/進捗確認が円滑になり、業務効率・生産性が上がります。

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ワークスタイル変革

オフィス起点の働き方からの解放でワークスタイル変革を図る

売上減少といった大きな課題に対しては、「業務BPR」「制度/ルール導入」「モバイル活用」の3つの施策をトップの強い意志のもと全社横断で統合的に実践することが重要です。

モバイルワークを導入し、外出先でも業務を完結できること、ワークライフバランス、オフィス起点の働き方からの解放が要になります。
営業中に必要な資料をすぐに出せないといった状況は、商談の持ち越しなど、大きな損失リスクを生み出します。
これに対しては、タブレット端末などのモバイル活用が有効です。
従来の社内ネットワーク環境に加えて、社外からも社内システムに安全にアクセスするためのモバイル環境を構築し、その運用体制までを整備することがポイントです。

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