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複合機活用

複合機活用

概要

こんなことでお悩みではありませんか

複合機活用に関するお悩み

  • ・コスト削減
  • ・情報漏洩
  • ・紙文書の管理・情報共有
  • ・業務効率化
  • 複合機のコストが把握できていない
  • カラーや片面プリントなど無駄な出力が多い
  • TCOを削減したい
  • 機密文書や重要文書をコピー/プリントする際の情報漏洩が不安
  • プリント物の紛失・取り間違いや出力して放置したままのプリントが多い
  • 紙文書のセキュリティに不安がある
  • 保管コスト/スペースが多くかかってしまっている
  • 必要な文書を検索するのに時間がかかっている
  • 受信ファクス文書の情報共有の遅れで顧客対応が遅れた
  • 社内が広いのでどのフロアでも複合機でプリントアウトしたい
  • 出張先で急に資料を追加印刷する必要があるケースが多い
  • 複合機を活用して業務のスピードアップ・効率化をはかりたい

こんな解決策があります

コスト削減

複合機コストの見える化で無駄を抑止しコスト削減が実現

複合機のコスト削減を行うには、複合機の出力コストの見える化で、無駄が明確になり、対策を取りやすくなります。この見える化した情報は、TCO(総所有コスト)の削減計画にも活用することができます。

情報の見える化 複合機に今どれくらいのコストがかかっているのかを見える化して把握します。これにより、どの部分でコストがかかっているのかが見えてきて、無駄が明確になり、対策を取りやすくなります。
無駄な出力の抑止 複合機の無駄な出力を抑止するには、オンデマンドプリント、代替・分散印刷、強制両面/強制白黒、出力制限などの複合機の機能を活用して対策をとる方法があります。
ユーザー認証導入で意識向上 複合機でプリントするときに、個人識別用の従業員カードで認証を行う仕組みを導入します。これにより、プリントに対するユーザーの意識を向上させ、無駄出力を抑止します。

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情報漏洩

複合機の機能を活用して文書の情報漏洩を防止

オフィスにおける文書のセキュリティは非常に重要です。複合機の機能を活用すれば、これらの文書の情報漏洩を防ぐことができます。

プリント文書への「隠し文字印刷」 重要文書をプリントアウトする際に、プリント文書上に、目に見えにくい文字情報を埋め込む「隠し文字印刷」をします。コピーすると浮き出すため、不正コピーを防止できます。
パスワード入力による出力 放置プリントを防ぐために、操作パネルからのパスワード入力やICカードによるユーザー認証の出力方式を採用することで、その場での出力に制限できます。
暗号化してセキュアなクラウド上のフォルダで共有 電子化された文書ファイルを、社外の協業者などと受け渡しをする際も、暗号化し、複合機と連携するセキュアなフォルダで共有することで情報漏洩が防止できます。

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紙文書の管理・情報共有

紙文書のスキャンによる電子化で管理・情報共有がスムーズに

紙文書の管理には、保管コストやスペースが必要になります。この問題を解決するには複合機を活用し、スキャンによって紙文書の電子化を行うことがポイントです。

複合機で紙文書をスキャンして電子化 紙文書の効率的な管理には、複合機でスキャンすることによって紙文書を電子化することが有効です。これにより、紙文書の保管にかかるコストやスペースの削減が実現します。
電子化で管理性・検索性を高める 紙文書を電子化して管理することにより、管理性・検索性が向上し、業務効率化にもつながります。あわせて帳票などの仕分けを自動化する機能を活用すれば、工数も削減できます。複合機で文書の仕分けにQRコードを使用する方法もあります。
複合機と連携するクラウド上での情報共有 紙文書の共有にあたっては、電子化し複合機と連携するクラウド上でやりとりをしたり、ファクスをペーパーレス受信に切り替えたりすることにより、情報共有が素早くスムーズに行えるようになります。

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業務効率化

社内・社外問わずどこでも出力できる環境で業務効率アップ

複合機を活用して業務効率化を図るには、まずは複合機の使い勝手を整える必要があります。また、出張先などでも、印刷が必要になったときにも簡単に実行できる仕組みを作ることがポイントです。

社内のどの複合機でもプリント可能な仕組みづくり 「社内が広く、どのフロアにいても複合機で出力したい」「会議室近くの複合機を利用して資料を出力したい」などのニーズには、社内でどの複合機でもプリントできる仕組みをつくることで対応できます。
クラウドサーバーに登録した文書を別事務所の複合機から出力 出張先の事務所などで印刷したい場合、PCやモバイル端末からネット上のクラウドサーバーに文書を登録し、滞在先の複合機からIDとパスワードを使用してオンデマンドでプリントできる環境を作るのがポイントです。
モバイル端末からプリントできるシステムを導入 出先での営業中にお客様に見せる資料を追加印刷したい場合、モバイル端末からのプリントを可能にするシステムを導入することで、業務の効率化、お客様対応の迅速化に大きく貢献します。

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