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文書管理・文書保管

文書管理・文書保管

概要

こんなことでお悩みではありませんか

文書管理・文書保管に関するお悩み

  • ・文書のセキュリティ
  • ・文書管理・保管コスト削減
  • ・文書活用の効率化
  • ・情報共有
  • 放置プリントのセキュリティへの懸念
  • セキュリティ対策としてどんな方法があるのか分からない
  • 文書を電子化して社外に保管するなど、リスクを分散したい
  • 保管コストとスペースが多いので必要な文書を検索するのに時間がかかっている
  • 文書を活用するための文書の整理・保管ルールがなかなか徹底できない
  • e-文書法に対応し、帳票の電子化・ペーパーレス化を実現したい
  • 時間・コスト・工数がかかっている紙でのやり取りを改善したい
  • 図面情報(紙)が大量にあるため効率的に電子化したい
  • 現場で必要な情報が分散しておりデータ収集や加工に多大な手間がかかる
  • 電子文書の情報共有は進んでいるが紙文書の共有が進んでいない
  • 関連部門やサプライヤーとの情報連携が不十分
  • ワークスタイルをモバイル中心に変えたいと考えている

こんな解決策があります

文書のセキュリティ

複合機・クラウド・文書ストレージなどで文書セキュリティを強化

文書セキュリティを強化にするには、複合機とクラウドを連携させたり、文書ストレージを活用したりする方法があります。

放置プリントの防止 出力時に、一旦データを複合機に蓄積し、操作パネルからパスワードを入力して出力する方法が有効です。意識が向上し、取り間違いなどのリスクも回避できます。
クラウドセキュリティの確保 社内外で重いデータの受け渡しをしたい場合、無料のファイル転送サービス等を使うと、セキュリティに懸念があるため、暗号化してクラウド上でやりとりし、アクセス権の設定、IPアドレスによるアクセス制限を活用するといいでしょう。
データセンターで保管 重要文書を複数個所のデータセンターなどに暗号化して保管し、有事の際の文書喪失リスクを軽減することも有効です。

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文書管理・保管コスト削減

「電子化」と「検索性・ルール化」で文書管理・保管コストを削減

文書管理を効率化して、管理・保管コストを削減するためには、文書の電子化が有効です。そして誰でも、必要な時に、必要な知識・情報を、安全に、いち早く利用することができる仕組みを構築することがポイントです。

例えば、基幹システムの画面から関連づけた文書を検索・表示する機能や、電子化作業そのものの簡易化、業種ごとに適した環境の構築が有効です。
電子帳簿保存法の改正に伴うe-文書法への対応により、長期、大量な紙文書の保管、管理、廃棄といった業務やコストを削減することも可能です。

その他、ペーパーレスファクスの受信環境をつくり、ファクス文書の管理の手間を削減する、紙ベースの書類も一元管理するシステムを利用する、システム統合基盤の構築、文書管理規程・ガイドラインの制定などのルール化も文書管理・保管コスト削減につながる方法です。

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文書活用の効率化

紙文書の電子化によって文書活用を効率化

従来の紙文書でのやりとりでは時間や手間がかかります。紙文書の電子化の仕組みを導入することで文書活用を効率化することができます。

複合機のスキャン機能で電子化 複合機でのスキャンによる紙文書の電子化は、誰でも簡単に実行できます。さらに複合機のスキャン文書を格納するフォルダが選択できる機能を利用することで、検索・情報共有がスムーズになり、文書活用が効率的になります。
文書管理システム導入 紙図面が必要になる業種においても、大量データを電子化することで作業・情報共有の面で効率化します。組織に文書管理システムを導入することが文書活用の効率化への近道です。

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情報共有

クラウド利用・スキャンによる紙文書の電子化で情報共有をスムーズに

社内外で連携して仕事をするシーンが増えてきた今、文書の情報共有は早急に解決したい課題です。ポイントになるのは、電子データのやりとりをスムーズに、かつ安全に実現することと、紙文書の電子化と情報共有もあわせて行うことです

紙文書の電子化 複合機から紙文書をスキャンして簡単に登録して電子化することで、共有しやすくなります。
クラウド型ストレージの利用 社内外で電子データをやりとりするなら、クラウド型のストレージを利用することで円滑に情報共有が可能になります。
文書管理ルールの整備 文書電子化においては、ただのペーパーレスオフィスを目指すのではなく、経緯を残し、文書管理規程・ガイドラインを策定するなど、文書管理ルールを整えることも重要です。

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