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図面管理・技術文書管理

図面管理・技術文書管理

概要

こんなことでお悩みではありませんか

図面管理・技術文書管理に関するお悩み

  • ・業務プロセス効率化
  • ・情報漏洩・流出
  • ・コスト削減・管理
  • ・図面・技術文書の共有
  • 仕様変更時に旧版の図面や仕様書が誤利用されて手戻りが発生してしまう
  • 図面や技術文書の検索・出力を効率化して納期短縮を図りたい
  • 社外から図面や情報を閲覧したい
  • 電子化した図面や仕様書の社内外共有は情報漏洩のリスクがある
  • 模倣被害や預かり図面の流出による取引先からの信頼失墜を防ぎたい
  • メールには添付できない容量が大きいファイルも安全に受け渡しを行いたい
  • 増加し続ける図面や資料の保管スペースの確保が困難
  • 図面発生に伴う保管・管理には大きな労力・コストをかけられない
  • 導入コストを抑えて業務改善を進めたい
  • 時間・コスト・工数がかかっている紙でのやり取りを改善したい
  • タイムリーかつ精度の高い顧客対応ができない
  • 成果物管理の仕組みがなくデータの検索や再利用に問題が生じている

こんな解決策があります

業務プロセス効率化

クラウド環境構築と成果物管理で図面管理・技術文書管理の業務プロセスを効率化

図面や仕様書・設計書など技術文書の管理において、業務プロセスを効率化するためには、クラウド環境の構築と成果物管理の仕組み作りがポイントになります。

クラウド環境の構築 いつもの調達依頼、見積依頼、生産指示の受付も、クラウド上で行い、受付した文書からの配信セット作成、サプライヤーへのセキュア配信と通知が一貫して行えます。これにより、対応納期の遅延を防ぐことができるようになり、取引先の信頼・満足度向上につなげることができます。
成果物管理の仕組み 文書管理ソフトウェアを基盤とした成果物管理の仕組みをつくり、図面管理・技術文書管理を効率化することができます。モバイル端末から情報閲覧できるようにすれば、社外で活用でき、業務効率化が実現。出図や情報配信をシステム化することで、情報伝達も加速します。

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情報漏洩・流出

クラウド上のセキュアなコミュニケーションで情報漏洩・流出を防止

離れた事業所や社外のお取引先へ、図面や技術文書などの情報を配信したい場合、クラウドのセキュアな環境下で行えば、情報漏洩・流出リスクも防ぐことができます。

セキュアなクラウド環境の構築 適切なアクセス権管理とデータの暗号化が可能になるため、高度なセキュリティを確保した上でドキュメントを共有することができます。これにより、安全で効率的なコミュニケーションが実現します。また、タイムリーに大容量の技術情報の受け渡しを行うことができるため、業務効率化にもつながります。
模倣被害や預り図面流出被害の防止 模倣被害や預り図面の流出を防ぐためには、配布後に閲覧禁止や印刷禁止にすることも重要です。例えば、相見積完了後に、配付図面を閲覧禁止にしたり、版変更時の旧版図面を閲覧禁止にしたりすることができます。

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コスト削減・管理

全体最適設計と導入コスト抑制でコスト削減

図面や仕様書・設計書などの技術文書を取り扱う一連の業務において、コスト削減を実現するには、システム、組織を横断した全体最適の仕組みを構築することが重要です。また、社内サーバーを活用し、導入コストを抑えて仕組みを構築することもコスト削減につながります。

全体最適設計 部分最適な形でシステムを導入するだけでなく、目指すべき「設計・開発の姿」にあわせて、システム、組織を横断して設計情報を流通/管理する仕組みを構築します。電子化した図面は、誰でも簡単に属性を用いて検索ができるようにすることも、管理効率を上げる上で重要です。
社内サーバーの活用 導入コストを抑えて仕組みを構築するには、スキャンデータの保管先は、現行の社内サーバーを有効に使うことがポイントです。大がかりな図面管理システムを導入することなく、図面・技術文書管理をはじめれば、少ないコストで管理も効率的に行うことができます。

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図面・技術文書の共有

電子化により図面・技術文書の共有を円滑に

紙図面や仕様書・設計書などの技術文書の情報共有をスムーズに行うためには、電子化がポイントになります。

複合機とソフトウェアの連携で電子化 図面・技術文書の電子化は、複合機とソフトウェアの連携により行います。お客様に提出する原図や打ち合わせ時に書き込まれた手書きの資料等をスキャンして保管すれば、簡単に共有ができます。
誰でも簡単に利用可能な仕組みづくり 図面管理のルールを熟知していなくても、誰でも画面を見ながら簡単に操作し、検索・再利用できる仕組みづくりも大切です。
クラウドでの情報共有 クラウド環境で図面や技術文書をやりとりすれば、さらに円滑な情報共有が可能です。離れた事業所やお取引先と、プライベートな環境下でタイムリーに技術情報の受け渡しを行えます。また、モバイル端末からの閲覧を可能にすることにより、リードタイムが短縮します。

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