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業務効率化

業務効率化

概要

こんなことでお悩みではありませんか

業務効率化に関するお悩み

  • ・業務プロセスの標準化
  • ・モバイルワーク・情報共有
  • ・作業の効率化
  • ・全体最適化
  • 出力機器のトレイに出力物が大量に放置されている
  • ファクス受信文書は紛失・見落としによる滞留や配付の手間が発生している
  • データ化する際の手入力が煩雑でミスが頻発している
  • 外出先から社内のネットワークにアクセスしたい
  • 協力会社のメンバーと資料を共有できる環境がなく不便を感じる
  • 紙での受け渡しにリードタイムがかかり慢性的に遅延が発生している
  • 紙のファイリングに手間がかかる
  • 基幹システムで対応できない注文書の受付などは紙と人手に頼らざるを得ない
  • マニュアルが現場で使えるものではなく正確かつ迅速な業務を執行できない
  • 見積依頼の量/履歴が確認できず営業のPDCAが回せない
  • 各機器が連携しておらず全体の業務フローが見通せない
  • TCOの削減が課題だがIT機器が多く把握し切れていない

こんな解決策があります

業務プロセスの標準化

出力環境やファクス受信、申請・報告業務には業務プロセスの標準化で効率化

出力機器のトレイに積み重なる紙文書やファクス受信文書の紛失リスクや、見落とし、滞留、データ化の手入力ミスなどに対しては、業務プロセスを標準化することがポイントです。

出力方法の標準化で業務効率向上 どの出力機器でも出力可能にし、プリントジョブをリリースするときに、個人識別用の従業員カードで認証を行うようにするなど標準化することで、放置プリント抑止、意識向上、業務効率化につながります。
ファクス受信のペーパーレス化で作業効率アップ ファクス受信文書は、紛失・見落としによる滞留や配付の手間が発生しがちです。業務のペーパーレス化による作業効率アップでリードタイムを削減。対応量が拡大できます。
申請書・報告書の電子化で業務効率アップ データ化する際の手入力が煩雑でミスが頻発している場合、申請書・報告書の電子化により、申請・報告を受ける側の業務を効率化し、迅速な対応が可能になります。

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モバイルワーク・情報共有

外出先からのプリントはモバイルワーク・情報共有はクラウド共通で実現

出張中、社内のネットワークにアクセスしたいときは、事前に文書を登録し、到着後に現地でプリント出力する仕組みを導入することで、モバイルワークと情報共有の業務効率化が実現できます。

外出先からでも簡単にプリントできる環境を構築 プリントサーバーのe-mailアドレスにメールすることでPDFやJPEG形式の添付ファイルを簡単にプリントできる仕組みを構築。ネットにアクセスできるパソコンから、いつでもどこでもプリント指定でき、業務効率が上がります。
ストレージで協業者と情報共有 協力会社のメンバーと資料を共有できる環境がなく不便を感じる場合、クラウド型のストレージを利用することで円滑に、セキュリティが保たれた情報共有が可能になります。
電子化・一元管理で受け渡しリードタイムを削減 紙での受け渡しにリードタイムがかかり、慢性的に遅延が発生している場合、各種文書を電子化・一元管理することで、対応の遅れを迅速化し、リードタイムが短縮可能できます。

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作業の効率化

複合機活用で紙文書作業の効率化が実現

ファイリングや基幹システムで対応できない注文書の受付などの手作業において、作業の効率化を図ることはとても大切です。

文書を複合機でスキャンし電子化 紙文書のファイリングに手間がかかっている場合、文書を複合機でスキャンや管理をすれば、紙での管理は不要になります。目的のドキュメントが瞬時に探し出せることで、工数も手間も大幅削減できます。
ファクスでの注文書受付は電子化受信で業務効率アップ 手作業の注文書の受付などは、ファクス受信した注文書を電子文書として受信し、その後の処理も、電子文書のまま迅速に受注処理担当者へ振り分ければ、業務効率化につながります。紛失や見落としを防ぐことができ、対応のスピードアップ・効率化が実現します。
マニュアル管理業務の効率化 業務マニュアルや社内規程などの業務手続きを記述した「規程/マニュアル」文書の作成や版管理、変更履歴管理などを効率化することで、大幅な業務改善が見込めます。

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全体最適化

業務フロー見直し・ボトルネック解消による全体最適化

業務フローが見通せない、IT機器同士の連携がうまくいかないなどの課題には、業務フロー見直しによるボトルネックの解消で、全体最適化を行うことがポイントです。

業務のペーパーレス化 見積依頼の量/履歴が確認できず、営業のPDCAが回せない場合、業務のペーパーレス化が有効です。作業効率アップでリードタイムを削減できるほか、時間場所問わず確認でき、販売戦略への活用や対応漏れが防止できます。
統合基盤を受発注業務に適用 業務全体が見通しにくい課題には、システムと柔軟に連携し、基幹データおよびドキュメントを含めたワークフロー管理を実現するシステム統合基盤を受発注業務に適用することで解決可能です。
TCO削減には機器整理・電子化 TCO削減の課題には、機器の台数を整理するとともに、電子化の推進や無駄な出力をなくすことによって対応できます。紙の使用量削減、業務効率の向上、セキュリティリスクの低減、環境負荷の低減が実現します。

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