ホーム > ソリューション > テーマ別ソリューション > ファクス

ファクス

ファクス

概要

こんなことでお悩みではありませんか

ファクスに関するお悩み

  • ・顧客対応のリスク
  • ・受信したファクス文書の管理
  • ・業務効率化
  • ・誤送信・情報流出
  • 対応の遅延により競合負けや失注等が発生している
  • 受信したファクス文書の情報共有に抜けもれが発生する
  • 承認を得ないまま誤った見積を提出して利益損失や信頼低下につながる
  • 受信したファクス文書の振り分けに時間・工数がかかる
  • 受信したファクス文書の管理にコストがかかる
  • 紛失・見落としによる滞留や配付の手間が発生する
  • ファクス送信にあたり一度紙に出力しなければならず手間がかかる
  • 見積依頼の量/履歴が確認できず営業のPDCAが回せない
  • 過去の見積書の検索などに手間がかかり業務生産性が低下する
  • 人為的な操作ミスでファクス誤送信がよく起きている
  • 万が一誤送信をしてしまった後の対策を準備しておきたい
  • 情報流出事故はファクスからも防ぎたい

こんな解決策があります

顧客対応のリスク

ファクス文書の見積もりの顧客対応のリスクはクラウドストレージで回避

ファクス文書の受信後、対応の遅延により、競合負けや失注、情報共有に抜けもれなどは、すぐにでも改善したい課題です。

ペーパーレス受信 ファクス業務による顧客対応のリスクを回避するポイントは、ファクス受信文書の電子化、つまり、ペーパーレス受信の仕組みを作り、確認の抜けもれと対応の遅延を防ぐことです。
受信ファクス文書の振り分け・仕分けの高速化・効率化 より迅速にお客様対応をするには、受信ファクス文書を効率的に振り分けや仕分けをすることが重要です。例えば、QRを活用した仕分けや、また電子化した文書の加工、回付、管理を行う方法があります。
見積承認の電子化 承認を得ないまま誤った見積りを提出するミスを防ぐには「見積承認の電子化」が解決します。クラウドストレージを用いて、見積承認を電子文書で行う環境を構築。外出先から見積書の確認・承認が可能になります。

この課題に関するソリューション一覧

 

受信したファクス文書の管理

ファクスはペーパーレス受信で管理・コスト削減

受信したファクス文書は、振り分けに時間、工数がかかり、管理コストがかかります。このような課題を解決するためには、ファクス受信文書の電子化、いわゆるペーパーレス受信が重要です。
文書の仕分け、電子化した文書の加工、回付、管理など、データとして扱うことができることで、かかる時間や工数が軽減され、管理コスト削減にもつながります。
紛失・見落としによる滞留や配付の手間が発生する場合、同じく電子文書化が役立ちます。ファクス受信した見積依頼書を文書トレイで受信。その後の受付処理も電子文書のまま迅速に見積作成担当者へ回付。ファクス文書の紛失・見落としによる滞留がなくなり、配付の手間がかからなくなるため、対応のスピードアップ・効率化を実現します。

この課題に関するソリューション一覧

 

業務効率化

ファクス送信・見積依頼業務の効率化はクラウドストストレージで

ファクス送信時にも、スピードアップ、業務効率化のためには従来の紙による方法では、一度出力しなければならなく、手間がかかります。解決策として下記の方法があります。

ファクス自動送信 ファクスを自動送信する仕組みを導入することにより、作業工数を大幅に削減することが可能です。クライアントのweb画面で送信状況を随時、確認することができます。
ファクス文書のペーパーレス受信 ファクス文書による見積依頼の量や履歴が確認できず、営業のPDCAが回せないという課題に対しては、ファクス文書のペーパーレス受信化が、一つの解決策になります。
見積承認も電子文書で クラウドストレージを用いて、見積承認を電子文書で行う環境を構築することで、いつでもどこでも見積書の確認・承認が可能に。承認印や個人印の捺印をワンタッチで行い、営業担当者へ戻すなど、一連の見積承認業務を効率化します。

この課題に関するソリューション一覧

 

誤送信・情報流出

人為的ミスによる誤送信・情報流出は、送信前後のシステム対応で防ぐ

情報流出事故はファクスからも発生する可能性があります。人為的な操作ミスでファクス誤送信がよく起きているという場合、早急な対策が必要です。

宛先選択で入力ミス防止・承認ワークフローをはさむ 複合機では、あらかじめ送信許可された宛先を選択することでファクス送信先の入力ミスを防ぐことができます。第三者による送信の承認ワークフローをはさむことも有効です。
送信時のログイン認証機能 万が一誤送信をしてしまった後も、送信時のログイン認証機能により、「いつ? どこに?」送信したかだけでなく、「誰が? 何を?」送信したかも記録することができます。
送信原稿のイメージ保存 ファクス送信後も、ペーパーレス化により、送信原稿もイメージとして保存できるため、万一の事故発生時でもリスク範囲を特定し、早期対策立案に役立てられます。

この課題に関するソリューション一覧

事例・ソリューションに関するお問い合わせはこちらをご覧ください

お問い合わせ

事例・ソリューションに関するお問い合わせはこちらをご覧ください

お問い合わせ