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マイナンバー

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概要

こんなことでお悩みではありませんか

マイナンバーに関するお悩み

  • ・マイナンバー導入に必要な知識
  • ・マイナンバー対応の方法
  • ・マイナンバー対応工数削減
  • ・マイナンバー運用の安全性
  • いつまでに何を準備すればいいかわからない
  • どこまで対応する必要があるのかわからない
  • マイナンバー関連業務を外部委託できないだろうか
  • マイナンバー対応で必要な業務が見えてこない
  • どのようなフォームで収集したらいいのかわからない
  • 取扱規程の作り方がわからない
  • 業務設計や取扱規程作成の時間がとりづらい
  • マイナンバーの収集/保管/廃棄業務負荷を減らしたい
  • 対応業務を自社に合わせてカスタマイズしたい
  • 安全に運用してセキュリティ事故の発生リスクを抑えたい
  • セキュリティと言われても何をすべきかわからない
  • ガイドラインの規定に対応したい

こんな解決策があります

マイナンバー導入に必要な知識

マイナンバーの知識不足は外部企業から補う

マイナンバー制度の運用にあたり、「いつまでに」「何をすれば良いのか」細部まで把握することは困難です。

マイナンバーは、すべての企業が厳格に取り扱う必要があり、ガイドラインに準拠した個人番号漏えいを防ぐ環境の構築が必要になります。
例えば、行政機関に提出するのに必要な準備や本人確認・番号取得の代行、運用教育支援、基幹システムとの連携のための設計・構築、安全管理措置のサポートなど、マイナンバーに関わる業務は広範にわたります。
外部企業から知識を取り入れながら、コストや安全面も踏まえて、外部委託してしまうのも1つの方法です。

 

マイナンバー対応の方法

はじめてのマイナンバー対応業務はまず全体像の理解から

マイナンバー制度運用にあたり、企業は、取扱規程の策定から、マイナンバーの取得、利用・保管・廃棄などの取扱業務、調書へのマイナンバー付与を行う調書提出業務、情報漏洩などへの対応をはじめとした安全管理措置まで、多岐に渡る対応が必要になります。

たとえば、マイナンバーを収集するフォーム一つとっても、利用目的を明示する必要があるなど、細かい規定があり、マイナンバー対応業務に必要な知識は膨大です。
はじめてマイナンバーに取り組む方は、これらの細部の知識に捉われず、まずは全体像を把握することからはじめましょう。

 

マイナンバー対応工数削減

マイナンバー対応業務の工数削減には自動化・テンプレート使用を

マイナンバー対応業務の全体像が分かった後に問題になるのが、業務工数です。できる限り工数をかけずに対応を進めていくことが求められます。

工数削減のポイントは、収集・保管・廃棄業務負荷を削減すること、運用手順書の活用により、運用設計の迅速化を図ること、家族構成に応じたマイナンバー提出フォーム生成を自動化することなどがあります。

業務設計のために必要な「取扱規程」や「運用手順書」は、テンプレートを使用することで、大幅な工数削減が期待できます。
マイナンバーの収集も、紙ベースで行い、それを電子化してから利用することで、誰からでも簡単に収集でき、効率的な作業が実現できます。
また、マイナンバー業務を自社に適した形にカスタマイズすることも、業務効率化のポイントです。

 

マイナンバー運用の安全性

マイナンバー運用の安全管理措置はガイドライン準拠で行う

個人情報を取り扱うマイナンバー業務においては、セキュリティが考慮された安全な運用プロセス・環境づくりが欠かせません。

ガイドラインに準拠した安全管理措置としては、「組織・社内対応領域」、「システム対応領域」の両方を対策する必要があります。
組織・社内対応領域では、人的、組織的な安全措置、システム対応領域では、技術的、物理的な安全措置が求められます。

具体的には、マイナンバーの取り扱いエリアにおいて、入退室管理はもちろん、マイナンバー取得管理支援ツールをインストールしたノートPCは、盗難防止のために安全な施錠保管を行うこと、複合機においては放置プリントの防止などのセキュリティ対策を徹底することなどがあります。

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