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ペーパーレス化

ペーパーレス化

概要

こんなことでお悩みではありませんか

ペーパーレス化に関するお悩み

  • ・文書管理・検索
  • ・情報共有
  • ・文書管理・保管コスト
  • ・文書電子化作業の効率化
  • 必要な文書を検索するのに時間がかかる
  • 紙文書はファイリングに手間と保管場所が必要に
  • 報告のヌケモレがすぐに分からず確認に時間がかかる
  • 機密性が高い情報を共有したいが情報漏洩が気になる
  • 受信した紙のFAXの情報共有に抜けもれが発生する
  • 電子文書の情報共有は進んできたが紙文書の共有が進んでいない
  • 紙文書の保管コスト/スペースが多くかかってしまっている
  • 文書の管理には大きな労力・コストをかけられない
  • 会議資料の印刷コストや郵送費用など情報共有コストがかさんでいる
  • 将来的な電子原本化を視野に入れつつスモールスタートを図りたい
  • 電子化する際の事務作業が煩雑で電子化が進まない
  • e-文書法に対応したい

こんな解決策があります

文書管理・検索

電子化だけでなく文書管理・検索性の向上も視野に

文書を電子化すれば、検索性が上がり、ファイリングの手間や保管場所も不要です。

ペーパーレス化は、通常の紙文書の管理が大幅に効率化します。電子化の作業も、複合機のスキャン機能を利用することで効率的に。文書の簡単な関連付けを行うことにより、基幹システムの画面から関連する文書を検索・表示することもできます。また、QRコードを付与するなどして文書の仕分けも可能になります。

電子化により作業効率がアップすれば、大切なお客様をお待たせすることが減り、リードタイムを削減できます。また、各支店からの報告のファクスも電子化文書として即座に共有すれば、報告の抜けもれも防ぐことができ、報告を受ける側の業務を効率化することもできます。

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情報共有

重要・機密文書の情報共有は「ペーパーレス化」と「セキュリティ強化」がカギに

日々の業務の中で発生する重要・機密文書のやりとりにおいて欠かせないセキュリティは、電子化された文書においても、紙文書同様に重要です。ポイントは、情報共有をスムーズに進めるための「ペーパーレス化」と、それを安全に行うための「セキュリティ強化」です。

クラウド型のストレージ利用 「ペーパーレス化」と「セキュリティ強化」を同時に実現する方法として、クラウド型のストレージ利用があります。社外のプロジェクトメンバーとも円滑に、安全に情報共有が可能になります。
電子化文書のセキュリティ対策 電子化文書を暗号化し、閲覧や編集などを管理・制限したり、操作履歴を記録したりする仕組みを作ることができます。
複合機と連携するフォルダ 複合機と連携するフォルダで、社外の登録メンバーとの共有を行うことが可能です。
ファクスのペーパレス受信 紙のファクス受信文書でよく生じやすい共有の抜けもれ・遅延した課題については、ペーパーレス受信で解決できます。

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文書管理・保管コスト

ペーパーレス化で文書管理・保管コスト削減を

文書管理や保管には時間もコストも大幅にかけられないのが実状です。ペーパーレス化で文書管理・保管コストを削減することができます。

紙文書の電子化 スキャンによる紙文書の電子化(ペーパーレス化)を図ることで、用紙代やプリント料金が不要になるとともに、保管スペースも不要となり、経費削減につながります。
電子化作業の簡易化 複合機のスキャン機能活用で、電子化作業の簡易化が可能です。画面を見ながら簡単に操作可能になります。事務作業の効率化にもつながり、工数削減によるコスト削減を実現できます。
ファクス通信料金の削減 複数拠点間でファクスの送受信業務を行っている場合は、送信する代わりにクラウド上に文書を格納すれば、通信料金の削減にもつながります。
会議資料の印刷・郵送コスト削減 会議資料の印刷や郵送コストがかかる場合、出席者全員が文書管理システムから会議資料のファイルを取得するペーパーレス会議が一つの解決策です。

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文書電子化作業の効率化

電子化作業の効率化には、電子化ルールの統一が近道に

紙文書を電子化する、ファクスをペーパーレス化するなどの電子化は、大きな業務効率化につながります。

しかし、大量の紙文書があり、電子化する人たちが複数いる場合の電子化作業は、作業そのものの簡易化も重要です。
誰でも画面の案内に従えば簡単にルールに沿った電子化ができるようにするためには、複合機と文書管理ソフトウェアの使用で、電子化ルールの統一化・確実性の向上を図ることが大切です。
電子化ルールがしっかりと守られれば、一部の電子化から将来的なペーパーレスオフィスへの準備となります。

また、e-文書法に準拠し、情報共有基盤としても利用可能なシステムの構築を行うことも重要です。それに伴い、電子化、原本化、保管業務など、e-文書法対応業務の効率化も視野に入れたいものです。

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