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情報共有

情報共有

概要

こんなことでお悩みではありませんか

  • 文書を活用するための文書整理・保管ルールがなかなか徹底できない
  • 文書の電子化は進めているが紙文書の共有ももっとスムーズに行いたい
  • 基幹システムの情報と紐づいた文書をすぐに確認できない
  • ファクス文書の管理にコストがかかる
  • 文書作成に伴う保管・管理には大きな労力・コストをかけられない
  • 電子原本化により情報共有コストの削減を図りたい
  • 受信したファクスの情報共有に抜けもれが発生する
  • 旧版のデータを利用してしまい手戻りやトラブルが発生する
  • 問い合わせ対応時に目的の文書が見つからずお客様を待たせてしまう
  • 電子化した書類の社内外共有は情報漏洩のリスクがある
  • 模倣被害や預かり図面の流出による取引先からの信頼失墜を避けたい
  • 見積依頼や調達依頼の文書の受け渡し時のセキュリティリスクが気になる

こんな解決策があります

文書共有による業務効率化

複合機活用で文書共有をスムーズに。業務効率化が実現

オフィスにおいて、文書を共有するには、複合機を活用する方法があります。スキャンを行い、紙文書は電子化することで紙文書の共有がしやすくなります。文書整理・保管ルール徹底にもつながります。

紙文書を複合機で電子化して共有 紙の資料を複合機からスキャンして電子化し、クラウド上で即座に共有する仕組みをつくります。個人保管されがちな紙資料も、電子化することで、他メンバーとの共有も可能になります。
関連する文書を検索・表示する機能の活用で共有が円滑に 基幹システムの情報と紐づいた文書を、すぐに確認したいという課題には、画面から関連する文書を検索・表示する機能を使えば、すぐに必要な文書を探し出し、スムーズな情報共有が行えます。
共有フォルダで協業メンバーと情報共有 スキャンした資料を任意のフォルダに登録することで、協業するメンバー全員が、情報の取り出し・アップロード・共有できる仕組みを構築することで、社外の協業者との情報共有も円滑に行えます。

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文書共有のコスト削減

文書の電子化が文書共有のコスト削減につながる

従来、文書を共有するためには、郵送・配送コストや、文書の保管コストがかかっていました。しかし、文書共有にそこまでコストや労力をかけることは、生産的ではありません。ポイントは「電子化」にあります。

紙文書の電子化・ファクスのペーパーレス化 文書共有のコスト削減を実現するには、紙文書の電子化や、ファクス受信文書の電子化、いわゆるペーパーレス受信などが有効です。従来の配送・郵送コストが削減できます。
電子化作業の簡易化による業務効率向上で工数削減 電子化作業の簡易化も重要です。文書スキャン時に複合機の操作パネルで画面をタッチすることで、属性を付与して自動的に仕分け保存するなど、文書管理のルールを周知せずに済み、管理の工数削減につながります。
e-文書法に準拠した電子化・電子原本化 e-文書法に準拠した文書管理システムでは、電子原本化による保管・情報共有コスト削減だけでなく、情報共有基盤として業務効率化やナレッジ共有の推進も図れます。

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業務プロセスの標準化

電子化により共有、旧版閲覧不可など業務プロセスの標準化が実現

業種によっては、ファクスを用いて情報配信・共有を行う場合があります。しかし、紙文書でのやりとりは、確認の遅延や漏れなどが起きるリスクがあります。

ファクスのペーパーレス化 大量のファクスを受信する場合、重要な緊急連絡が埋もれてしまう可能性があります。情報共有の抜けもれが起きないようにするためにも、ファクス受信文書の電子化は課題解決の近道です。
旧版データ閲覧不可設定などの文書コントロール 文書の仕分けや、電子化した文書の加工、回付、管理、配信した文書の記録管理、仕様変更した旧版の閲覧を不可にする文書コントロールにより、業務プロセスを標準化することで、ミスやトラブルを回避できます。
文書管理・検索性の向上によるお客様対応の迅速化 業務プロセスの標準化は、お客様対応のトラブル回避にも有効です。容易に探せなかった資料も、電子化による文書管理で、即座に必要な資料をお客様へ提示できます。

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情報漏洩

社内外共有による情報漏洩対策には幾重ものセキュリティ段階を

サプライヤーへの情報共有においては、セキュリティの確保が欠かせません。暗号化はもちろんのこと、文書配信後のアクセスコントロールなど、幾重にもセキュリティを高めることがポイントです。

電子化し共有ドロワーで情報共有 クラウド型のストレージに、協業するメンバーとの共有ドロワーを設定。登録した社内外のメンバーがドキュメントをアップロード、参照、ダウンロードできる環境を作ります。紙文書の共有による流出リスクが防げます。
ドロワーやフォルダへのアクセス権設定 協業者とのクラウド上での共有において、よりセキュリティを強化するために、ドロワーやフォルダに対して、「読み取り専用」「書き込み可能」のアクセス権を設定します。
暗号化・アクセス制限 社内外で共有するデータは、安全性の高い方式で暗号化される仕組みを持つことも大切です。その他、IPアドレスによるアクセス制限も一つの方法です。複数のセキュリティ施策を組み合わせることで強化します。

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