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おもな仕様

サービスモデルの概要

「Working Folder」では、ご契約のお客様ごとにキャビネットを提供し、キャビネット単位でお客様のユーザーとグループを管理します。キャビネットには、複数のドロワーを格納することができ、このドロワー単位でユーザーのアクセス権を設定できます。またドロワーには、フォルダーとドキュメントを階層構造で格納することができます。

サービスモデルの概要

企業間・事業所間でのスムーズな情報共有が可能に

Working Folderを利用することで、イントラネットに接続されていない事業所間や、複数企業間でもスムーズな情報共有が可能になります。

チェックイン・チェックアウト機能

グループで共同作業を行う場合など、作業中であることを他のユーザーに知らせ、更新作業を制限できます。

チェックイン・チェックアウト機能

柔軟な文書公開機能

Working FolderのIDをもたないユーザーも、メールで通知した限定URLから特定のファイルだけにアクセスすることができます。

柔軟な文書公開機能

  • チェックアウトでロックとともにダウンロード
    チェックアウトを行うことで、自動的に文書をロックし、ダウンロードします。これにより、他のユーザーによる更新操作が制限されます。
  • チェックインでアップロードとともにロック解除
    ファイルの更新が完了し、チェックインを行うと、アップロードとともに自動でロックが解除され、他のユーザーによる更新が可能になります。
  • 通知先メールアドレス
    限定URLを通知するメールの宛先は、最大20件まで指定可能です。
  • 送信履歴からの送信先アドレス選択機能
    送信履歴のリストから、最近入力したメールアドレスを選択して送信先に指定することが可能です。
  • 有効期限とパスワード設定
    限定URLの有効期限は、最大30日先までの日付を指定可能です。また、閲覧時のパスワード入力を必須とすることも可能です。

文書登録時のメール通知機能

Working Folderに文書登録を行うと、リアルタイムに設定した宛先にメール通知。さまざまな端末からいつでも文書にアクセスできます。

文書登録時のメール通知機能

文書公開時のアドレス帳指定

文書公開時に送り先のメールアドレスと名前を、アドレス帳に登録することができます。登録したアドレス情報は、csv形式でインポート・エクスポートが可能です。

文書公開時のアドレス帳指定

  • 文書登録時のメール通知機能
    複合機、Webブラウザー、DocuWorks またはDocuWorks Folder 等の操作クライアントから文書が登録されると、設定に応じたメール通知を行うことが可能です。
  • PCのほか、モバイル端末からのアクセス可能
    PCからはもちろん、iPad、iPhone、Android等のモバイル端末からアクセス可能。
  • 文書公開でのアドレス帳利用
    文書公開の「メール送信先」に、登録したアドレスを追加できます。グループを選択した場合は、そのグループのメンバーへ文書公開されます。
  • アドレス帳の管理
    ユーザーごとにアドレス帳およびグループの登録が可能です。 「アドレス帳」タブからアドレス帳の管理ができます。

セキュアな環境に多彩な機能をご用意

Working Folderは、ビジネスの進化と効率化をサポートする多彩な機能をご用意。
セキュアな環境のもとで安心してご利用いただけます。

社内外関係者とセキュアにファイル共有が可能

アクセス権の設定やデータの暗号化により、セキュアな環境下で社内外での効果的な情報共有を実現します。

社内外関係者とセキュアにファイル共有が可能

  • アクセス権の設定
    ドロワー単位でアクセス権の設定が可能。アクセス権は「読み取り専用」「書き込み可能」の2種の設定が可能です。
  • データの暗号化
    お客様のデータは安全性の高い方式で暗号化され、データセンターに保存します。
  • IPアドレスによるアクセス制限
    IPアドレス制限の有効化/無効化設定が可能。接続許可するIPアドレスのリストを最大50件まで登録可能です。Working Folder Plusをご利用の場合は、許可するIPアドレスを範囲指定することができます。
  • ユーザー権限の設定
    全ての機能を使える「標準ユーザー」に加え、一部の機能利用を制限する「制限ユーザー」をご用意。社外関係者(取引会社や協力会社)の方々にユーザー権限を付与する場合に便利です。

利便性を高める一括登録機能

共有ドロワー作成とユーザー登録を簡素化するために、一括登録機能を採用し利便性を高めました。

共有ドロワーの一括インポート・エクスポート

  • 共有ドロワーの一括インポート・エクスポート
    管理者はCSVファイルにより、共有ドロワーを一括でインポート(登録・情報の変更)・エクスポートできます。
  • 注記 CSVファイルに記載される情報は「名前」「説明」「アクセス権」です。

ユーザー一括登録機能

  • ユーザー一括登録機能
    ユーザー登録を行う際、ユーザー情報をCSVファイルにして一括で登録することができます。ユーザー一括登録時に指定したグループがない場合は、自動的にグループが作成されます。

ユーザー管理のための豊富な機能

操作履歴をWebブラウザーで確認できるほか、CSVファイルとしてダウンロードできます。さらに、ユーザー一括登録機能も採用し、利便性を高めました。

使用状況の可視化

  • 使用状況の可視化
    キャビネットの使用状況を最大で過去6か月分表示できます。
  • 容量通知アラート機能
    事前の設定により、使用容量が指定したしきい値を超えた際にメールで通知することができます。

操作履歴ダウンロード

  • 操作履歴ダウンロード
    指定された月の操作履歴をCSVファイルとしてダウンロードできます。

モバイルを活用してタイムリーな対応を

モバイル向けの機能を活用すれば、外出先でも出張先でも自宅でも、場所にとらわれないタイムリー閲覧・利用が可能に!

モバイル端末単位でのアクセス制御が可能

モバイル端末毎に、Working Folderへのアクセス制御が可能。IPアドレス制限との併用により、お客様のセキュリティーニーズに応じたアクセスコントロールを提供します。

■モバイルアクセス制限設定イメージ

モバイルアクセス制限設定イメージ

■IPアドレス制限有効時のモバイルアクセス制限機能利用イメージ

IPアドレス制限有効時のモバイルアクセス制限機能利用イメージ

  • モバイルアクセス制限
    モバイル端末の固有IDをWorking Folderに登録しておくことにより、モバイル端末単位でのアクセス制限が可能となります。

モバイルワークもあんしん

[あんしんドロワー]を使えば、Working Folder上の文書をダウンロードすることなくモバイル端末で閲覧することが可能です 。セキュリティーを高く保ったまま、社外で文書を閲覧することができます。

モバイルワークもあんしん

  • 注記 あんしんドロワー内の文書の閲覧は、Web ブラウザーからのアクセス(PC 版表示/ モバイル版表示)の場合のみ可能です。

おもな仕様

項目 内容
ユーザー登録数 Working Folder:1キャビネットあたり10~500人
Working Folder Plus:1キャビネットあたり10人~1000人
一括インポート・エクスポート機能 CSV形式でのユーザーの一括インポート・エクスポートが可能
ユーザー一括インポート時にグループへのメンバー登録も可能
容量 1キャビネットあたり 10GB~500GB
ファイルサイズ 1ファイルあたり最大 1GB 注1
ファイル数 契約容量が100GB未満の場合は一律100,000件まで格納可能
契約容量が100GB以上の場合は、(契約容量[GB]×1,000)件まで格納可能
フォルダー数 契約容量が100GB未満の場合は一律10,000件まで格納可能
契約容量が100GB以上の場合は、(契約容量[GB]×100)件まで格納可能
通信経路の暗号化方式 SSL通信(SSL 3.0はご利用できません)
IPアドレス制限 IPアドレスによるアクセス制限の有効化/無効化設定が可能
許可するIPアドレスを最大50件まで登録可能
アクセスを制御するIPアドレスを範囲指定可能 注12
モバイルアクセス制限 モバイルアプリのDocuWorks Folder 注2からアクセスする際に、モバイルアプリIDによるアクセス制限が可能 注3
暗号追跡ドロワー 注12 文書を指定したユーザーに対して閲覧、印刷、転記ができるようにファイルを暗号化し、暗号化された文書の利用状況を追跡可能
文書暗号化に必要な保護の設定をテンプレートとして作成、保管することができます。 注13
限定管理者機能 全ての管理者機能を操作できる「管理者」の他に、一部の機能に絞った「限定管理者」を設定可能
あんしんドロワー WebブラウザーからPDF文書、DocuWorks文書、DocuWorksバインダーをダウンロードせずに閲覧が可能
認証 管理者によるユーザー登録
パスワードによるユーザー認証
アクセス権 ドロワー単位のアクセス権の設定が可能
履歴管理 操作履歴の一覧表示とダウンロードが可能(操作履歴は1年間保持)
保存期限の設定 共有ドロワーとごみ箱に文書の保存期限(期限なし、30日、60日)を設定可能
メール通知 文章登録時に通知メールの自動送信が可能
通知メールの件名、本文の編集が可能
Working Folder:最大50件まで登録可能
Working Folder Plus:最大500件まで登録可能
容量通知アラート機能 予め指定した使用容量値を超えた場合に、メールにて通知
文書公開機能 指定した文書へ一時的にアクセス可能とするURLを、任意のメールアドレスにお知らせすることが可能
閲覧時のパスワード入力必須とすることも可能(パスワードロック機能有り)
アドレス帳 ユーザーのメールアドレスや名前を保存し、文書公開のメール送信先へ指定可能
チェックイン・
チェックアウト機能
文書共有時のファイル上書き更新を制限可能
バージョン管理 文書を最大10バージョンまで保持可能
文書/フォルダー操作 新規フォルダーの作成、文書/フォルダーの移動、削除(ごみ箱機能により復元可能)、名前の変更
PC(Webブラウザー) ブラウザー操作で文書のアップロード/ダウンロード/操作が可能
PC(DocuWorks Desk) ドラッグ&ドロップでDocuWorks Deskから文書のアップロード/ダウンロード/操作が可能 注4 注5
DocuWorksドキュメントトレイオプションとの連携により、文書保存先としてWorking Folderのフォルダーが指定可能 注6
モバイル Webブラウザー 注7または専用アプリケーション 注8より操作が可能
Webブラウザーからはモバイル版/PC版の表示切り替えが可能
専用アプリケーションからは文書のアップロード/ダウンロード操作も可能
端末に保存した写真・動画のアップロードが可能
複合機 スキャン登録 複合機でスキャンした文書をWorking Folderの指定のドロワー/フォルダーに登録可能
プリント出力 Working Folder上の文書を複合機の操作パネルから選択して出力可能
ジョブフロー登録 事前に設定したフローに従ってファクス受信文書をWorking Folderに自動登録 注9することが可能 注10
ファクス受信文書は電話番号またはG3ID/G4IDを利用したフォルダーへ振り分け可能
シングルサインオン機能 特定機種 注11で一度認証すれば次回から自動ログインするシングルサインオン機能を利用することが可能
対応言語 日本語、英語、中国語(繁体字)、韓国語、タイ語、ベトナム語(Webブラウザーのみ対応)

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