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ナレッジ/知識経営

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K(Knowledge)-Direct Vol.2 「サラサラの組織」へのノウハウ
― あなたの会社や組織はドロドロになっていないだろうか? ―

2009年5月

構成・文:富士ゼロックスKDI(Knowledge Dynamics Initiative)

前号より連載を開始した「K-Direct」。早くも多くの反響をいただいています。
さて、今回のオピニオンでは「会議」について問題提起をします。
目的がハッキリしない、エンドレスだ、結論が出ない──
そんな不満だらけの会議のあり方にKDI野村が「会議の意識改革」を提案します。
「サラサラの組織」の書籍も刊行されていますので、興味がある方はぜひご覧ください。
あなたの会社や組織もサラサラになりませんか?

index
1 第1トラック
  オピニオン(2):「会議」
~何でも「会議」ではない!協業のボキャブラリーを増やそう~
2 第2トラック
  サラサラの組織:21世紀の組織論 (2)サラサラの組織
2-1. サラサラの組織とは
2-2. サラサラへの9つの実話
3 第3トラック
  今日からできるKDI流創造的ワークスタイル (2)「ファシリテーション」
富士ゼロックスKDIに関する著書

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第1トラック

<20世紀型組織で当然のように使われていたキーワードに対して、問題提起をします>

オピニオン(2):「会議」
~何でも「会議」ではない!協業のボキャブラリーを増やそう~

生産性の議論で、「会議」ほどつねにやり玉に挙げられるものはない。目的がはっきりしない、エンドレスだ、結論が出ない、報告だけならメールですむよ、参加する必要のない人が大勢呼ばれている、何が決まったのか分からない、結局実行されない、等々、挙げだしたら会議に対する不満はきりがない。

オフィスで働く人、とくにスタッフの人たちにとって、仕事をおおざっぱに分けると、「自席での個人ワーク」か「会議でのディスカッション」だろう。個人のタコツボ化が大きな問題となる中で、会議までもが大きな問題を抱えているのだとすると、スタッフの仕事環境は最悪ということになる。

スタッフワークの仕事の質は測定しづらい。一日中、不毛な会議に出た後、夕方からパソコンに向かってタコツボ仕事を開始する。生産性の低い仕事環境を改善することなく、残業依存の仕事のやり方で、なんとか成果を挙げているのが、日本のホワイトカラーの平均的姿ではないだろうか。

そこで出てくる議論が、「会議時間を短縮しよう」というものだ。悪いことではないが、本質を突いた施策ではないことは一目瞭然である。なぜなら、一回の会議時間が短縮されても、物事が決まらなければ会議の回数が増えるだろうし、本来議論すべきことが表面的な報告に終わってしまうかもしれない。

もっとも重要なことは、「個人ワークと会議はつながっている」ということだ。生産性や仕事の質を考える上で、この二つを別々に取り扱ってはならない。個人ワークのプロセスを分析していくと、どこで誰と相談し、誰を集めて意思決定する必要があるかがわかる。場合によっては、もっと相談の場を増やすことの方が重要であることに気づくかもしれない。最悪なのが、個人が相談もできずにタコツボで仕事をしていて、会議は個人ワークの結果の確認にのみ費やされている状態だ。

では、これをどのように解決していけるだろうか。まず、「会議」という名前で呼ぶ場面は、意思決定の伴うものだけにしよう。個人ワーク以外の「協業の場」のボキャブラリーを豊かにすることで、生産性や仕事の質を高めることができる。

「意思決定」の場ではだらだら議論せずに、それは「検討」の場に任せる。「検討」の場は、メンバーを絞り、議論ではなく企画資料を協業して作るワークセッションにする。資料を完成させるので、個人ワークを残さない。「進捗共有」の場は、できるだけ回数を多く、時間は短く30分。「知識共有」の場は、たっぷり3時間くらいはとって、全員がゆったりと物語を話せるように。「ブレスト(Brainstorming:アイデア出し)」は、短時間で多くのアイデアを出すので、最長で1時間。

明日から始められる「会議」の意識改革。チーム全体で、一週間にどんなタイプの協業の場をもっているか、記録に取ろう。そして振り返る。だんだん、チームとしての価値創造の「型」ができあがっていくだろう。お試しあれ。

野村
担当:野村
2

第2トラック

<「サラサラの組織」のポイントをお伝えします>

サラサラの組織:21世紀の組織論 (2)サラサラの組織

2-1.サラサラの組織とは

もし、ご自身が属する会社や組織の「ドロドロな状態」に気づいたとしたら、あなたはどうしていますか。アフターファイブのお酒の席で、皆が生き生きと働く組織でありたいと熱い議論をしても、次の日にはいつもと同じように過ごしてしまっているのではないでしょうか。
私たちKDIは、「日本人は仕事をしていて幸せなのだろうか?」という問題意識のもとに創設されました。ワールド・バンクのワールド・バリュー・サーベイによると、日本人が感じている幸福度は、GNPが日本の10分の1程度の東南アジア諸国とおなじだそうです。さらには、警察庁統計資料では、日本国内の自殺者が、平成10年から11年連続で年間3万人を超えています。「経済成長は日本人の生活を豊かにしてきましたが、本当の意味での幸福をもたらしていないのではないだろうか、誰もがおもしろく仕事ができ、幸せを感じられる社会へと『世直し』をしたい」という使命感のもとに、私たちはスタートしました。

<コミュニティの説明>
このような思いに共感してくださり、KDIとともに企業変革を実践してきたクライアントは、60社を超えています。個人の意志や想いを尊重し、チームや部門の壁をこえて協力し合いながらあらたな価値を創り出し続ける、「サラサラな組織」をめざしている企業です。なかでも、各社で活動を推進してきた方々は、会社や社会を少しでも良くしたいという志を持ち、実践を重ねた「変革リーダー」たちです。彼らは、K-communityというコミュニティを形成し、1~2ヶ月ごとに開催されるKDI主催の交流会の場に集っています。ここでは、互いの実践の知恵をまなび合い、苦労を分かち合い、自社の活動へのヒントを獲得する、活力の源となっています。

2-2.サラサラへの9つの実話

書籍「サラサラの組織」には、このような9人の変革リーダーの実話が載っています。どのリーダーも、組織の内外を縦横無尽に動き回ることで、部門間の壁を乗り越え、人と人とが自由につながる場を作りだしました。未来に向かって、知識や人がサラサラと流れていく組織を実現しています。

  • マツダ株式会社:社員と社員をつなぐコミュニティを運営し、組織の風通しを良くした
  • 九州電力株式会社:ワークプレイス革新がきっかけに、知恵と人のネットワークを社内中に張り巡らせた
  • 富国生命保険相互会社:顧客起点・従業員起点の「フコク維新」を起こした
  • 東京海上日動システムズ株式会社:コミュニティ活動によって、タテ・ヨコ・斜めの信頼と知の活性化を実現した
  • 株式会社NTTデータ:意志と自発性を頼った若手が、セクショナリズムを壊す改革を行なった
  • セイコーエプソン株式会社:現場の「愛」を取り戻す、分かち合い精神を醸成した
  • 富士フイルム株式会社:研究所における「ホスピタリティの場」で、知の創出を促進した
  • 日産自動車株式会社:知の共有と意識の統一を目指した場を制度化する改革を行なった
  • 日立ハイテクノロジーズ株式会社:知的にぎわいという視点のワークプレイスが作られた

*本文内の敬称は省略させていただきました

彼らが自分の思いを組織の実践に結び付けることができた成功要因は、次の2つを挙げることができます。
(1)「人と人のつながり」:自分自身が変革のハブとなり、知のスモールワールドを拡大しながら、理解者を増やしていった
(2)「ストーリーテリング・アプローチ」:思いを物語として語ることで、周囲に共感を呼び起こし、実践へとつないだ

知的活力の低下に悩む多くの日本企業には、彼らのような、小さな一歩を踏み出しまわりの人を動かせる変革リーダーが必要なのです。「絶対にやるべき」と心で感じたものを、チームの壁、部門の壁、企業の壁を乗り越えて、やり抜いていくその動きが、組織の凝り固まったドロドロ感を洗い流し、サラサラの組織を作り出すのです。

<交流会の様子>

交流会の様子:サラサラの組織を実現した変革リーダーのみなさんに、実践ノウハウを披露いただきました
交流会の様子:サラサラの組織を実現した変革リーダーのみなさんに、
実践ノウハウを披露いただきました

交流会のあとには、同じ会場で懇親会が開かれます。多くの企業の方との知の交換が、明日への活力へとなります
交流会のあとには、同じ会場で懇親会が開かれます。
多くの企業の方との知の交換が、明日への活力へとなります

齊藤
担当:齊藤
3

第3トラック

<K-Crewの創造的ワークスタイルを、メンバー一人ひとりが紹介します>

今日からできるKDI流創造的ワークスタイル (2)「ファシリテーション」

読者の皆さま、こんにちは。KDIでお客様企業の組織変革のご支援をしている、荻原と申します。私の仕事は、「変革コンサルタント」とか、「組織変革ファシリテータ」と呼ばれます。お客様企業の方々の「行動(働き方)が変わること」のお手伝いをするうえで、心がけていることは、「いつの間にかノッてしまう場づくり」です。ビジネスタイトル、“Ba” Conductor(場の指揮者)には、そんな場づくりを実現したいという想いを込めています。
これを今時の言葉で言うと、「場のファシリテーション」ということになるのかもしれません。「ファシリテーションの仕方」や「ファシリテータの役割」に関する本は、すでに山ほど出ていますので、このコラムでは、私の経験に基づいた「場づくりのコツ」について、できるだけ実践的な内容を皆さんと共有したいと思います。日頃、「ファシリテーション」という言葉とは縁のない方も、グループ内のミーティングや議論をリーディングする機会は必ずあるでしょう。そうした場面に少しでも参考になれば幸いです。

  • 事前準備1:キャスティングを大切にしよう
    場の雰囲気は、参加者の顔ぶれに、大きく左右されます。自分以外の意見を聞き入れない上位役職者が入る場と入らない場、ジョークと斬新なアイデアをバンバン飛ばすムードメーカーが入る場と入らない場では、それだけで雰囲気がまったく異なります。誰もが感覚的に理解しているはずなのに、「場に呼ぶ人を選ぶ」ことを真剣に考える人は、意外と少ないのです。おそらく、「このミーティングの参加者はここまで」とか、「グループ全員」とか、ほとんどの人が、参加者を所与のものとして考えてしまうのでしょう。
    しかし、絶妙なキャスティングの映画が面白いように、キャスティングがハマった場は、ほぼ例外なく成功します。「誰を呼ぶか」は、場づくりのもっとも重要な要素の一つなのです。アイデア創出が目的の場なら、ノリの良いアイデアジェネレータを。データ分析して打ち手を決める場なら、分析が得意な人と意思決定者を。異質な視点が必要であれば、グループ内のミーティングでも、隣の部署のアイデアマンをゲストで。どうしてもご遠慮願いたい人がいたら、その人の予定が詰まっている時間帯に場を設定し、何とか回避を。場づくりの妙は、キャスティングからはじまるのです。

  • 事前準備2:「場の雰囲気」そのものを考えよう
    ファシリテーションに関する本は、ほとんどが「まず、その日のゴールを明確にせよ」と教えます。私はこれに加え、「場の雰囲気をイメージする」ことを心がけます。達成したいことによって、求められる場の雰囲気も、大きく異なるからです。豊富なアイデア出しが目的の場で、ゆったりした雰囲気を作っても、うまくいきません。逆に、半年間のプロジェクトを振り返る場で、あまり賑やかな場を演出しても、やはり、そぐわないでしょう。目的に会った場の演出というものがあると、私は思います。
    場の雰囲気、演出を考えるうえで、擬音語、形容詞、カタカナ言葉は、とても便利な道具です。テキパキ、シミジミ、喧喧諤諤?まったり、賑やか、驚きのある場?こうした言葉で場の雰囲気を表現しようとすると、イメージが湧いてきます。もしかしたら、前半と後半で、違う雰囲気を創りたくなるかもしれません。
    また、場の雰囲気を参加者に伝えておくことも大切です。「新規事業のアイデア検討会」と言われるより、「新規事業のアイデア出しなので、何でもありのフランクな場にしたい。何の準備もせず、柔らか頭で来てね」と言われる方が、何を期待されているか、どんな場になりそうかが伝わります。良いファシリテーションは、既にはじまっているのです。

  • 事前準備3:「場の流れ」を考えよう
    場の目的、参加者、雰囲気を定めたら、いよいよ場の流れ(アジェンダ)づくりです。私の経験から言って、細かすぎるアジェンダ通りに場が流れることは、ほぼありません。大きな場面数は、せいぜい三つまで。発散(アイデア出し)→収束(グルーピング)→吟味(意味性の検討)など、流れはシンプルなほどよいでしょう。どこは混沌とした議論で、どこから先は、合意形成に向けた時間にしたいのか。ゴールから逆算した場の流れが、そのままグランド・デザインとなるはずです。
    また、こだわりたいのは、「最初に空気をいかに和らげるか。」このことを考える方は、とても少ないのですが、大きな違いを場にもたらします。ほとんどの場は、微妙な緊張感とともに始まります。これをいかに崩すか。オープニングトーク?テーマにまつわるクイズ?風変わりな自己紹介セッション?本題に入る前に「皆が笑った経験」をしてもらうと、その後に出るアイデアの質、議論の雰囲気(批判的にならない)は、大いに変わるのです。

  • 事前準備4:大道具、小道具の大切さ
    舞台や映画と同様に、場づくりにとって、大小の道具は欠かせない要素です。道具によって、場の雰囲気は変わります。
    さて、場づくりにとって、もっとも大きな道具は何でしょうか?それは舞台装置、すなわち議論する空間です。「議論するなら会議室」と考える方がほとんどですが、会議室は一つの場所にすぎませんし、普通の会議室は、創造的な議論に向かない要素をたくさん持っています。窓がない(閉鎖的)、向き合う机(対立的)、固定的なイス(静態的)…こうした舞台装置では、創造的な議論はなかなか演出できません。良い季節であれば、お弁当持って公園で議論しても良いですし、同じ会議室でも、机を取っ払って、高い腰掛けイスを入れてみる。せめて、180度向き合う机の配置を変えてみる。こうした舞台の仕掛けが、効果的な場づくりを進めます。
    同様に、小道具も演出の必需品です。座りっぱなし、言いっぱなしのセッティングでは、良い場を生みません。参加型の雰囲気を高めるためにも、共同作業を促す小道具(ポストイットやペン)は必須です。さらに忘れてはいけないのは、「お菓子」。子供だましに聞こえるかもしれませんが、皆でお菓子に手を伸ばしながら話すだけで、場の雰囲気は大いに変わります。お菓子をほお張りながら他人のアイデアを批判するのは、とても難しいのです。こうした小さな工夫の積み重ねが、良い場の演出には必須です。

  • ファシリテーション当日1:「前捌き」の大切さ
    いよいよ当日です。ここで大切なのは、私が「前捌き(まえさばき)」と呼ぶ、場の導入です。ほとんどのミーティングでも場の導入はありますよね。招集した方が、「会議の目的、議論のステップ、今日のゴール」などを伝える冒頭の場面です。
    これに加えて、「集まっている方々の、想定されるすべての不安を取り除く」ことを、私は心がけます。「新規事業のアイデアなんて、私に出せるかなあ?」と思っている人がいそうなら、「新規事業のアイデア出しなんて、簡単じゃないですよね。皆さんから出る100のアイデアから、一つでも面白いものが残れば、今日は大成功です。」と言って、「外れアイデア」を出すことへの不安を取り除きます。
    「部長の前でつまらない案を出して、批判されたらどうしよう」という不安がありそうなら、「今日はアイデア出しの場なので、批判は一切なしです。部長もそこは心してください」と皆の前で笑いにして、「批判されたら…」という不安を取り除きます。前捌きを通じて、「私の不安をちゃんと理解してくれているな」と感じてもらうことは、ただ不安を取り除くだけでなく、参加者の前向きなノリを引き出す、大きな役割があるのです。

  • ファシリテーション当日2:「聴くこと」の力
    議論が始まったら、ファシリテータは「聴き役」に徹します。とくに最初の頃は、おかしいと思われる意見も、丁寧に拾います。「変な意見が通ってしまう」ことを心配する必要はありません。重要でない意見は、議論の過程で、自然に淘汰されていくからです。
    また、話者の言っていることが不明確なら、優しく言い換えながら、「それはこういう意図ですか?」と聞き返し、真意を引き出していきます。これは、ファシリテーションのとても大切なプロセスです。最初から明快な言葉で自分の意見を表現できる人は、多くはありません。対話をしているうちに、実は良いアイデアだったことに気付くことは、とても多いのです。
    また、参加者一人ひとりが、誰の意見に賛同し、誰の意見を十分に理解できないでいるか。誰にどんな問いをすると共通理解が進むのか。参加者の顔の表情から察知し、意見を引き出し続ける「聴く力」こそが、ファシリテーションの生命線です。

  • ファシリテーション当日3:参加型でまとめる
    議論の前半でアイデア百出すると、今度は「こんなに出たアイデアをまとめられるだろうか」と気になり出すのが、ファシリテータの性。この不安を解消するのが、「まとめも参加型で」という原則。たとえば、ホワイトボードいっぱいにポストイットが広がったら、「ホワイトボードの前に皆で来て、皆でまとめよう」と促します。似ているアイデアを寄せながら、重複したアイデアを省きながら、皆でまとめていけば、必ず合意形成に近づくはずです。
    「皆でまとめると結論がコントロールできない」ことを心配する方もいます。しかし、心配しなければいけないのは、むしろ「結論をファシリテータにコントロールされた」と感じさせることなのです。参加型プロセスを省いて、「これが結論ですね」とファシリテータがまとめる瞬間が、実は一番危ない。合意なき結論のでき上がりです。「皆で作った私たちの結論」と「ファシリテータがまとめたあなたの結論」では、その後の「その気度」(結論に対する思い入れ)レベルがまったく異なってしまいます。だからこそ、この「参加型でまとめる」プロセスは、とても重要なのです。

  • 事後の活動:まとめはすぐに
    ミーティングが終わってからの、もうひと頑張り(まとめ作成)は、ファシリテータの大切な要素。とはいえ、いつも手間暇かける必要はありません。参加者だけに渡すのであれば、議論の内容(ホワイトボード)の写真をパワーポイントに貼り付け、最低限必要なコメントを書けば、できあがりです。
    参加していない人にも共有する時は、それだけでは済みませんが、それでも議論の内容の写真を取り込むのはおすすめです。当日の様子がそれだけで伝わるからです。
    また、まとめた時も、「まとめです」と送らず、「コメント・意見ください」と「参加型」を演出し続けるのも、ファシリテータの大切な役割。こうした参加型のプロセスで得られた結論だからこそ、その後に、人の行動を促す。ファシリテーション・場づくりの楽しさ・難しさは、そんなところにあるように思います。
“Ba” Conductor 荻原 直紀
担当:“Ba” Conductor 荻原 直紀

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