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ノウハウ

コミュニケーションの円滑化、訴求力アップ、ドキュメント作成方法など、毎日の仕事に役立つノウハウを掲載しました。

文書の電子化キホン術(4) ― DocuWorksでOCRを活用する ―(2017年10月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

オフィスのペーパーレス化を進めている企業も多いかと思いますが、紙で受け取ったセミナー資料や、名刺など、テキストデータに残したいと思ったことはありませんか?
OCR(文字認識)処理はスキャンして電子文書化したものに記載されている文字をテキストデータとして抽出することが可能で、手入力の工数削減や文書検索性の向上といった、日常業務にも活用することができます。
そこで今回はDocuWorksを使用したOCR(文字認識)の機能をご紹介します。

もう怖くない!電話応対 -ポイントを押さえて相手の心をつかむ-(2017年8月掲載)

構成:X-Direct事務局
制作協力:富士ゼロックス株式会社 変革マネジメント部
マネージャー 山﨑 紅

このタイミングになぜ「電話」というテーマなのかと不思議に思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、近頃通信環境の変化に伴い、固定電話を扱うことが「怖い」「苦手」といった人が増えているという現象がおきているのだそうです。今回は『苦手』を少しでも『得意』になってもらえるよう、電話対応の基本と好印象を与えるテクニックをご紹介します。

高いクオリティーの販促物や名刺、封筒を作る!自社内製のススメ -(2017年4月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

今回は『高いクオリティーの販促物や名刺、封筒を作る!自社内製のススメ』と題し、使用する機会が意外と多い"印刷物"について省力化(経費削減)や増力化(売上)に繋がるヒントをご紹介していきたいと思います!
新年度に入った今だからこそ、ぜひ取り組んでほしい内容となっています。
ぜひご覧ください。

文書の電子化キホン術(3) - DocuWorksでPDFを活用する -(2016年11月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

本シリーズ“文書の電子化キホン術(1)”でもPDF形式のファイルを文書管理ソフトウェア「DocuWorks」で扱えることをご紹介しましたが、今回はDocuWorksでPDF文書を活用する方法について詳しくご紹介します。
工夫すればお仕事の効率化にも繋がりますよ!

文書の電子化キホン術(2) -電子文書のセキュリティ設定で安全に伝達する-(2016年10月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

電子文書は便利な反面、容易に内容を書き換える事ができたり、受け手以外の第三者から閲覧されやすいといったセキュリティ上の課題も無視できません。
そこで今回は電子文書を安全に運用・伝達するセキュリティの設定方法についてご紹介します。

文書の電子化キホン術(1) -身の回りの書類を電子化する!-(2016年9月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

最近では電子文書を閲覧したりする機会が増えましたが、自分自身で身の回りの書類を電子文書化して仕事をさらに効率良く便利にしませんか?パソコンで作成した文書、紙に保管されている文書、メモ程度に使用したいWEB画面など簡単に電子化する方法とPDF形式への変換といった編集についてもご紹介します。

プレゼンテーションの基本ノウハウ その4 -伝えたいことを強調し伝達力を高める-(2016年1月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

「プレゼンテーション」を成功させる為のノウハウをお伝えする第4弾。
前回は『グラフ』の制作方法について基本的なポイントをお伝えしましたが、今回は作成したグラフを見やすく装飾するテクニックについてご紹介します。

プレゼンテーションの基本ノウハウ その3 -伝わるグラフをつくるコツ グラフの種類-(2015年12月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

「プレゼンテーション」を成功させる為のノウハウをお伝えする第3弾。
今回はプレゼンテーション以外でもビジネス文書には欠かせない、『グラフ』の制作方法について基本的なポイントをご紹介します。

プレゼンテーションの基本ノウハウ その2 -資料作成のコツ-(2015年6月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

「プレゼンテーション」を成功させるためのノウハウをお伝えする第2弾。
前回はプレゼンテーション資料作成の前段階までの基本をご紹介しました。今回は資料作成のコツを中心にご紹介していきます。

プレゼンテーションの基本ノウハウ その1(2015年5月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

プレゼンはコミュニケーションの一つとしてさまざまな対象、規模でおこなわれていますが、自らの考えや情報を伝えるだけでなく、その結果として計画を実行に移したり、何らかの行動を起こしたりできるのが本質ともいえます。
そこで、プレゼンを成功させるために必要な知識やノウハウをご紹介します。
皆さまのプレゼンの質を底上げする参考としていただければと思います。

誰でもできる文書作成のコツ -後編 文書作成で使えるテクニック-(2015年1月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

伝わる文書(文章)作成の技法をテーマに、ちょっとしたコツを前後編に分けてご紹介していますが、後編は文書(執筆)の段階で使える手法をご紹介します。
伝わりやすい文書は受け手との意思疎通力を高め、仕事の質とスピードを上げることができます。ポイントを理解しておくだけで、企画書や提案書、報告書はもちろん、議事録やメールなど日常的に作成する文書にも応用が利きますので、ぜひ最後までお読みいただければ幸いです。

誰でもできる文書作成のコツ - 前編 ドキュメントの設計と活用-(2014年12月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

これまでX-Directレポートではプレゼンテーション、報告書、提案書、企画書といった文書作成に使用する図版、チャートや色使いなどについて、作成時のポイントをご紹介してきましたが、今回は文書の本体というべき、文書(文章)作成の技法について、ちょっとしたコツや考え方を前後編でご紹介します。

デジタルドキュメントの管理法 2 -グループ管理のコツ-(2014年9月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

いまやビジネスに欠かせない「電子文書(デジタルドキュメント)」ですが、ファイルの整理や管理はできていますか?前回は個人で管理するためのポイントをご紹介しましたが、今回はグループで管理するポイントをご紹介します。個人の場合、自分が扱いやすいように電子化し、分類や管理をすればよかったのですが、複数人で共有する場合の分類方法や管理体系は個人管理と視点が異なります。

デジタルドキュメントの管理法 -個人管理のコツ-(2014年8月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

いまやビジネスに欠かせないアイテムとなった「電子文書(デジタルドキュメント)」ですが、整理や管理については紙も電子も同じ。
机の横に山積みされた書類同様、みなさんのパソコンのデスクトップには、作成したたくさんの電子文書が画面いっぱいに放置され、どの文書をどこに保存したか分からなくなっていることはありませんか?
今回は、電子文書を個人で管理する方法についてお話したいと思います。

視覚表現がグッと良くなる- 魅力的なチャート図をつくる実践テクニック -(2013年1月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

ビジネスのコミュニケーションツールとして欠かせない「ビジネス文書」。
読み手に伝えたい内容が伝わっていますか?今回はチャートで使用する図を整形してワンランク見栄えを良くするテクニックをご紹介してまいります。
また、今すぐつかえるチャートのサンプルもあわせてご紹介いたしますので、日頃の業務にぜひお役立てください。

見せる・わかる・伝わる!! - 伝達効率をあげるレイアウト -(2012年12月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

仕事をするうえでコミュニケーションツールとして不可欠なビジネス文書。
でも、その文書『読み手に伝わっていない文書』になっていませんか?
文書の論旨が不明確だったり、読みやすさへの配慮が欠けていたりすると「何を伝えたいのかわからない!」「見ただけで読む気がしない……」なんて言われてしまうことも。
そんな状況を解決するべく、一見して読む気を起こさせ、伝えたい事がしっかりと伝わるドキュメント作成のコツをご紹介します。

コミュニケーション力アップ! ビジネスメールの基本(2012年5月掲載)

富士ゼロックス株式会社
変革マネジメント部 マネージャー 山崎 紅
構成:X-Direct事務局

いまやビジネスシーンに欠かせないEメール。
今回は基本に立ち戻り、「報告」や「依頼」など頻繁に使用するシーンを中心に事例を交えながらメールを使いこなすポイントをお届けします。

仕上がりに差がつく!「カラードキュメント」の作成方法(実践編)(2012年4月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

「見栄えが良い」「伝わりやすい」「わかりやすい」ドキュメントが作りたい!
ビジネスに活用できるカラードキュメントの作成方法について、前回は色の種類など、基礎的なポイントをお伝えしましたが、今回は実践編として“色のつけ方のポイント”をお伝えします。

仕上がりに差がつく!「カラードキュメント」の作成方法(基礎編)(2012年3月掲載)

構成・文:X-Direct事務局

社内の説明資料に、お客様へのプレゼン資料――。いまやビジネスに欠かせなくなったカラードキュメント。色を効果的に使った、見栄えの良い文書はあなたのビジネスを後押しする一方で、色を使うことで見栄えが悪くなり、逆効果になってしまうことも……。
そこで、見栄えの良い効果的なビジネス文書を作成するためのコツを2回にわけてご紹介していきます。
今回は色の種類と配色手法をご紹介する「基礎編」。次回は「実践編」をお届けします。

第6回 解決をデザインする見える化 ― 効果を見える化する ―(2011年3月掲載)

富士ゼロックス株式会社
人事本部 教育部
人材開発戦略グループ長 山崎 紅

第6回のテーマは「解決をデザインする見える化 -効果を見える化する-」です。これまでの連載で、問題を発見して解決策を検討し、設定した解決策を確実に実行する、という流れに沿って、思考プロセスや活動を見える化する方法について解説しました。最後は、効果の見える化です。ビジネスシーンでは、業務の実施状況や成果について必ず報告を求められます。受け手にわかりやすく説明し、効果をアピールするために、数値データや文字情報をビジュアルに見える化する方法をご紹介します。

第5回 解決をデザインする見える化 ― スケジュールと進捗を見える化する ―(2011年1月掲載)

富士ゼロックス株式会社
人事本部 教育部
人材開発戦略グループ長 山崎 紅

第5回のテーマは「解決をデザインする見える化-スケジュールと進捗を見える化する」です。
具体的な解決策(施策)を決めたら、次はそれをいかに実行していくかを考えます。
確実に実行するには、実施項目を明確にしてスケジュールを立て、計画どおり進んでいるか進捗管理していきますが、この作業、当たり前のようで出来ていない事が多いのです。
いつも仕事に追われている……。仕事の段取りがうまくいかない……。
なんてお悩みのみなさま、必見です!

第4回 解決をデザインする見える化 ― 解決策を見える化する ―(2010年11月掲載)

富士ゼロックス株式会社
人事本部 教育部
人材開発戦略グループ長 山崎 紅

さて、第4回のテーマは「解決をデザインする見える化―解決策を見える化する―」です。第3回まで解説してきたようなプロセスによって問題を洗い出し攻めどころが特定できたら、次はどうやって解決するか考えます。解決テーマや活動目標を明確に定めることからはじめ、解決策のオプション(選択肢)を抜け漏れなく洗い出し、ロジカルに比較検討しながら優先度の高い解決策は何かを考えましょう。今回は、よりよい解決策を導き出すための思考プロセスをご紹介します。

第3回 攻めどころをあぶりだす見える化 ― 問題を見える化する ―(2010年9月掲載)

富士ゼロックス株式会社
人事本部 教育部 営業人材強化グループ
営業人材戦略チーム長 山崎 紅

さて、第3回のテーマは「攻めどころをあぶりだす見える化 ― 問題を見える化する ―」です。問題を解決しようとするとき、何が問題なのかを正確に捉え、どこに手を打つのか、攻めどころをしっかりあぶりだすことが第一歩です。今回は、問題を見える化するためのスタンダードな手法として「層別」と「パレート図」をご紹介します。

第2回 大局をつかむための見える化 ― 戦略を「見える化」する ―(2010年7月掲載)

富士ゼロックス株式会社
人事本部 教育部 営業人材強化グループ
営業人材戦略チーム長 山崎 紅

前回よりスタートした「ロジカルシンキングのための見える化入門」。みなさま、自分を取り巻く環境を分析してみましたか?
第二回は前回分析した結果を踏まえ、『戦略を見える化する』ためのスタンダードな手法を3つご紹介します。ビジネスシーンはもちろん、プライベートシーンにも応用が効きますよ。
今回からの方はバックナンバーもあわせてお読みください!

第1回 大局をつかむための見える化 ― 取り巻く環境を「見える化」する ―(2010年5月掲載)

富士ゼロックス株式会社
人事本部 教育部 営業人材強化グループ
営業人材戦略チーム長 山崎 紅

お待たせしました!今月号より新しい連載(隔月更新)がスタートします。X-Directレポートでもおなじみの富士ゼロックス 山崎が、ロジカルに『見える化』テクニックをお伝えしていきます。難しいと思われがちなロジカルシンキングですが、読み終わった後、すぐ自分に取り入れることができる内容です。ぜひお読みください!

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