クラウドってなにができるの？
～ データストレージサービス「Working Folder」 ～

1.クラウド型データストレージサービスの導入率が高い理由

なぜ、クラウド型データストレージサービスの導入率が高いのでしょうか？
導入企業はどのような点にメリットを感じたのでしょうか？

(1) 効用が明確で分かりやすい

クラウド上にファイルを格納できるスペースを借りて、あたかも自社で保有しているサーバーにアクセスしてファイルを管理しているかのように利用できます。そのため、業務上でほとんどの社員が日常的に使用している各種ファイル・フォルダーであり、誰にでもサービスの効用が明確で分かりやすいサービスといえます。

(2) ストレージ容量を必要に応じて変更することで、コスト効率の高い活用ができる

ファイルサーバーの設置・追加を検討する際に、多くの担当者が悩むポイントがあります。それは「どの程度の容量を用意すればいいのだろうか」ということ。
余裕をもって用意したいが、想定より使われなかった場合、ムダなコストが発生してしまう…。逆にぎりぎりの容量を用意して、万が一足りなくなった場合、また新たにサーバーを用意するとなると、コストと導入期間・手間が発生して非効率となってしまう…。また、プロジェクト活動などで、一時的には必要になるが恒久的に使うかどうかは不透明・・・。
そんな悩みを解決するのが、クラウドサービスです。ストレージ容量をフレキシブルに変更することができるサービスだから、導入当初は少ない容量から始め、格納するデータ量が増えてきたタイミングですぐに容量追加をすることができます。逆に利用状況によって、契約しているストレージ容量を少なくすることもできるため「使いたい時に」「使った分だけ」の費用を負担するコスト効率の高い活用が可能です。

(3) サービスの利用に際して、サーバーの保守・管理をするための体制が必要ない

例えば「突然のアポイントが入った。資料を外出先から確認したい」「外出先から商品の詳細な仕様を確認したい」といった営業からの問い合わせ時、社内サーバーに格納されているファイルに外部から携帯端末を使ってアクセスできれば便利だと思いますよね。しかし、社内サーバーへ外部からのアクセスを許可するとなると、従来のサーバー運用・管理業務に加え、外部アクセスを前提とした運用体制やセキュリティー対策が必要となります。一方クラウドサービスであれば、外部からのアクセスを前提としたサービスで、専門のスタッフが運用・管理を行い、最新のセキュリティー対策で格納データを守ります。

(4) BCP（事業継続計画）の中心となるデータ保存に

突然の自然災害や社内のネットワークトラブルなどで社内サーバーが故障する可能性も否定できない昨今、社内文書の多くをデータ保存している会社ではBCP策定の項目にデータ管理を入れています。しかし、データを管理している自社サーバーのネットワーク環境や設置場所に不安を感じている担当者も多いといいます。その解決策の一つとして注目されているのが、クラウド型ストレージサービスです。
ストレージサービスを提供している事業者はサーバーを堅ろうな建物内で管理し、複数エリアへの分散化など、万が一の際にもサーバーをはじめネットワークトラブルによるデータ消失のリスクを最小限に抑えています。

2.クラウド型データストレージサービスの活用事例

それではクラウド型データストレージサービスを導入した企業はどのような形で業務に活用しているのでしょうか。

3.保存したい文書は電子データだけ？

これまで紹介してきたクラウド型ストレージサービスですが、実はオフィスにある複合機と非常に相性がいいのです。
データとして保存することがストレージサービスの提供価値ですが、その保存したいデータの元の形はなんですか？もちろん最初からExcel^®などのデータとして存在するものもありますが、紙で運用、保管している資料の中にもクラウド上のストレージに保存したいデータはありませんか？例えば、FAXや請求書・契約書などは紙で運用されているケースが多いと思います。
そんな文書の保存を複合機のスキャナー機能などと連動させることで、簡単に電子データ化→クラウド上に保存ができれば便利ですよね。

富士ゼロックスのクラウド型ストレージサービス「Working Folder」なら、複合機との連動が可能です。

この「Working Folder」は、インターネット上のデータセンターを月額課金制でご利用いただけるサービスなので、自社でサーバーを構築するよりも手軽に導入でき、システム管理者がいなくても安心して運用できます。文書は暗号化されデータセンターに保管されるので、データセンターからの情報漏えいリスクも軽減します。また出張先・外出先など、いつでもどこからでもアクセスして自由にファイルのやりとりができるだけでなく、複合機やDocuWorks、モバイル端末と連携することで、さまざまな活用が可能です。

「Working Folder」ならでは！の特長

(1) モバイル端末連携

インターネットに接続していれば、いつでもどこからでもiPhone/iPadから「Working Folder」上の文書を閲覧することができます^注1。電子文書と紙文書を一元管理できる富士ゼロックスの「DocuWorks」と連携することにより、DocuWorks文書の簡単な編集^注2を行うことも可能です。また「Working Folder」のメール通知先をiPhone/iPadのメールアドレスにすれば、ファクスを受信したことやスキャン文書が新規に格納されたことを、どこにいてもタイムリーで知ることができ、業務の効率化を図ることができます。

(2) 複合機連携

富士ゼロックスの複合機^注3と連携させると、複合機でスキャンした文書をPCを経由せずに「Working Folder」格納したり、「Working Folder」上でプリントを指示し、複合機から出力することができるようになります。また、オフィスに届いたファクスを「Working Folder」に転送することができるので、メール通知設定をすれば、いつでも受信したファクスを確認することができます。

(3) DocuWorks連携

富士ゼロックスの文書管理ソフトウェア「DocuWorks^注4」 と連携することにより、「Working Folder」がより便利に活用できるように。DocuWorks Deskに、「Working Folder」の階層化されたフォルダーが表示され、ドラッグ&ドロップの簡単な操作で、文書のアップロード、ダウンロードが容易に行えます^注5。

このように、「Working Folder」は一般的なクラウド型データストレージサービスの機能はもちろん、複合機やDocuWorksなどとも連携することで、紙文書やファクス文書なども、全てまとめて格納して活用できるようなサービスです。

情報共有やTCO削減、さらにはBCP対策として、クラウド型データストレージサービスをご検討中の皆様、早速クラウド型データストレージサービスをスタートしてみませんか？

注1

DocuWorks Folder for iOS 1.0が必要となります。App Storeから無償ダウンロードできます。

注2

DocuWorks Viewer Light for iPhone/iPad 2.0が必要となります。App Storeから無償ダウンロードできます。編集機能につきましては注意制限がありますので、DocuWorks Viewer Light for iPhone/iPadの「概要」をご参照ください。

注3

対応機種については動作環境をご確認ください。

注4

DocuWorks 7.3 日本語版が必要となります。

注5

DocuWorks連携フォルダ for Working Folder 1.0が必要となります。

注記：

• iPad、iPhoneは、米国および他の国々で登録されたApple Inc.の商標です。
• IOSの商標は、Ciscoの米国およびその他の国のライセンスに基づき使用されています。
• iPhoneの商標は、アイホン株式会社のライセンスに基づき使用されています。

4.「Working Folder」のご案内

詳しくはこちらをぜひご覧ください！

• 「Working Folder」のご紹介