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 山梨住宅工業株式会社様は、八ヶ岳の麓の素晴らしい自然環境に恵まれた北杜市で、昭和44年5月より木材の取り扱いに端を発し、接着工法と出会いました。現在は、住宅用パネル、集成材、木粉など「木と木、木とそれ以外のモノを接なぐ」製品を造りつづけています。
 近年、社内で取り扱う文書が増え、検索にかかる時間や保管スペースの肥大化に課題を感じ始めました。社外からの電子保管の要求も高まり、効率的な電子化を検討することになりました。
 
 
 社内には様々な帳票が200種類以上もあり、紙でプリントアウトしたものに手書きで記入しています。現場担当者が記入したものは、翌日上長が確認印を押すことになってますが、1日あたりの処理枚数はかなりの枚数になります。

 最終的に、事務の女性3名で帳票ごとに整理し、ファイリングして保管をしているのですが、量が多くてその日のうちに終わらず持ち越してしまうことが度々ありました。これだけ量が多いと、社内外からの問合せにもタイムリーに応えることが出来ませんでした。
 
 また、以前より少しずつ電子保管を始めていたのですが、スキャンした後のファイル名付けや格納作業に相当な時間がかかり、電子化するためにさらに仕事を増やしてしまっている状況でした。そんな時、机の上に積まれている書類の山を見た、いつも来てくれているゼロックスの営業の方から電子化のやり方を見直すきっかけを頂きました。そして、電子化作業の本当の課題はどこにあるのか、それを解決するにはどんなやり方が良いのか、迅速かつ的確な提案を頂きました。

 導入したシステムは、予めプリントアウトする帳票にQRコードを印刷し、スキャン後、その情報に基づいてファイル名付けや格納作業を自動化するものです。大量の文書も複合機の自動原稿送り装置から高速で一括スキャンできあらかじめ設定したフォルダ体系に配信されます。配信後、作業者は各自のパソコンからドキュワークス*1の検索機能を利用して、目的の文書を簡単に見つけられるようになりました。今まで仕分けにかかっていた時間は驚くほど短縮され、空いた紙文書保管スペースも有効活用しています。

 今回の提案で、電子化のメリットをきちんと享受することができ、私達の業務も本当に効率的になりました。これからもゼロックスさんにアドバイスを頂きながらより良いオフィスワークを模索していきたいと思っています。

                              *1ドキュワークスとは富士ゼロックス製ドキュメントハンドリングソフトウエアの名称です
 
 

 
 QRコードが埋め込まれた帳票を一括で複合機の自動原稿送り装置から高速でスキャンします。認識されたQRコードがキーとなり、文書には適切なファイル名とその他の属性情報が付与されます。その後、適切なフォーマットに変換され、あらかじめ設定したフォルダ体系に配信されます。

 作業者は各自のパソコンのドキュワークスの検索機能を利用して、目的の文書を簡単に見つけられるようになります。
 
*文書の配信時に、富士ゼロックス製ApeosWare FlowServiceとオプション機能のQRコードリーダーを利用しています。
*QRコード(株式会社デンソーウェーブ登録商標)作成時に、株式会社デンソーウェーブ製QRdrawAdを利用しています。
 
  
 
 山梨住宅工業株式会社様は、関東近郊のお客様へパネル住宅、製材品、集成材、木粉、北欧木材を提供しています。先進の生産ラインにより製作するパネルは、正確な情報管理及び接着工法に代表される高い工業化技術によって高品質を実現しています。

 また、地域を中心とした様々な活動に積極的に参加することで地域や社会、環境と共存共栄し、木と木、国と国、そして人と人とをつなぐ企業でありたいと考えています。

<本社>
 〒408-0021 山梨県北杜市長坂町長坂上条2228-5 TEL 0551-32-3205
                 ホームページ http://www.330yamanashi.com/
 
印刷用ファイルはこちら | 570KB280KB
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