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プレゼンテーション資料作成の目的 |
プレゼンテーション資料を作成する目的とは何でしょうか？
プレゼンテーションは、極端にいえば、資料なし、つまりトークのみで説明することもできます。わざわざ工数を割いて資料を作成するのですから、そこには、きちんとした目的があるのです。目的は、大きく分けて以下の3つがあります。
伝えたい重要なポイントをしっかりと相手に理解していただき、しかも信頼感、安心感といったよい印象を与えるために資料を用意するのです。そこで、訴求力が高く、センスのよいプレゼンテーション資料を作成するテクニックを身につける必要があります。
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カラー化テクニック |
PowerPoint®を使ったデジタルプレゼンテーションが一般的になってきている現在では、プレゼン資料はフルカラーが当り前になりました。そうなると、どのような色使いで資料を作成するかは、訴求力UPのために欠かせないテクニックです。
カラー化テクニックの中から、最も基本となるポイントとして「統一感のある配色」をご紹介しましょう。統一感を出すには、色合いを統一する「ドミナントカラー」配色と、トーン（明るさと鮮やかさを組み合わせた概念）を統一する「ドミナントトーン」配色があります。
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| 箇条書きのチャートはわかりやすいが、色合いに統一感がないためセンスよく見えない例。 |
箇条書きの番号と内容の枠は、同系色で統一するだけでセンスアップする。このように同系色でまとめることをドミナントカラー配色と呼ぶ。 |
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| 鮮やかな色、濃い色、薄い色、明るい色などバラバラ。アンバランスさがポップな感じともいえるが、ビジネスドキュメントとしては今一歩。 |
6色ともライトグレイッシュトーン（ややグレイがかった明るめの色）で統一した例。落ち着いた印象でセンスよくまとまっている。このようにトーンを統一することをドミナントトーン配色と呼ぶ。 |
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| タイトルの枠を紺で統一していることは悪くないが、説明内容の枠のトーンがバラバラ。 |
タイトルの枠は4つとも濃い色、説明内容の枠は4つともグレイがかった色と、それぞれ同じトーンで統一しているドミナントトーン配色である。1つのタイトルと説明内容のセットをみると、青系、赤系、黄色系、緑系とそれぞれがドミナントカラー配色である。 |
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デザインレイアウトテクニック |
ビジネスプレゼンテーションにおいては、すばらしく美しい資料に仕上げることが目的ではありません。前述したように、理解を助け、ポイントを強調し、ある程度よいイメージを与えるデザインレイアウトを心がければよいのです。例えば、次のようなポイントがあります。
【全体のデザインレイアウト】
・ 表紙デザインと2ページ目のデザインは統一感を持たせる。
・ 本文のスライドは、内容が読みやすいようにシンプルに。
【文字情報のデザインレイアウト】
・ タイトルは具体的かつ簡潔に。
・ フォントはゴシック体が基本。
・ キーワードはフォントや色で変化をつける。
・ 1枚のスライドに1つのメッセージ。
・ ポイントは多くても5つ程度にまとめる。
【画像情報のデザインレイアウト】
・ クリップアートを使うなら似たような印象のもので揃える。
・ イラストよりは写真、写真よりは動画で具体的なイメージを伝える。
また、意外とおろそかにされがちなのが、スライドの中で「揃える」ということです。資料を作成する場合、文字だけでなく図形を使ってチャート化したりイラストや写真などを配置しますが、それらの構成要素の位置をバランスよく「揃える」ことが重要です。箇条書きの文字の先頭が揃っていなかったり、チャートを構成する図形の位置がガタガタでは見栄えも悪く、わかりづらくなります。ぜひ位置揃えに気を配って作成してみましょう。
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| 枠の幅、位置、線の長さなどが揃っていない例。 |
「揃える」ということに気をつけるだけで、レイアウトがすっきりする。 |
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ビジュアル化テクニック |
ビジュアル化とは、文字情報や数値情報をいかに聞き手に理解しやすいかたちで表現するか、ということです。どういう方法を使って表現するとよいかは、下図のように分類されます。
ビジュアル化テクニックには、イラスト・図・写真・動画などのマルチメディア活用、チャート化、表やグラフの活用などがあります。表やグラフについては、Excelで作成した表やグラフを活用すれば短時間で作成できるでしょう。この他に、PowerPoint®を使ったプレゼンテーション資料作成を前提とすれば、アニメーション活用もあります。いずれにしても、ビジュアル化テクニックを駆使するには、PowerPoint®の各種機能が大いに役立ちます。
ここでは、ビジュアル化テクニックとして、チャート化とグラフ訴求力UPの2つの例をご紹介しましょう。
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| もっとも簡単なチャート作成は、概念を囲って配置する方法である。しかし、ポイントが多いと心に残らないように、ユニットの数がこのように多いとわかりにくい。 |
ユニットが多くなる場合は複数の概念をグループ化して、ポイントが明確になるようにする。この例では11あったユニットを3つにまとめて表現している。 |
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| Excelでグラフを作成して、レイアウトや色を整えた例。これだけでも、4月度からは急に不良品発生件数が減っていることはわかるが、説明をしないとアピールできない。 |
グラフに目標値を表す赤線と「目標値」という文字を書き加えて、4月度の棒の上に「新製造ライン導入」と噴出しを追加。これで、誰が見ても「4月度から新製造ラインを導入したので不良品発生件数が目標値より大幅に減少した」というメッセージになった。 |
いかがでしょうか？
今回は、基本ポイントをいくつかピックアップしてご紹介しましたが、皆さまの業務に少しでもお役にたてましたら幸いです。
「さらに詳しく学びたい」「実際にPowerPoint®で実現する操作をマスターしたい」というお客様は、教育コース「実践的ビジネスプレゼンテーションコース」を開催しておりますので、ぜひご利用ください。
今回のテーマに関する著書
「説得できるプレゼンの鉄則PowerPoint上級極意編」（日経BP社）
「説得できるデータ図解の鉄則 Excelビジュアル活用編」（日経BP社）
「成功するプレゼンの法則（共著）」（ナツメ社）
 
次回は「実践的ビジネスプレゼンテーションのヒント 〜訴求力の高いプレゼンの企画・設計編〜」と題して、コンセプト・ストーリー形成などのテクニックについてご紹介します。
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