EDPOS：エンタープライズ・ドキュメント・プロセス・アウトソーシング・サービス

オフィスサービス事業本部 マーケティング部
構成・文：X-Direct事務局

基幹系システムの導入により、業務プロセスの効率化や生産性向上が図られる一方、膨大な量の紙文書が依然として人手によって処理されています。企業の競争力、個人情報保護、企業活動の透明性、コンプライアンスへの対応といった点からも、全体として効果がでるよう改革・改善が望まれます。今回は、戦略的アウトソーシング・サービス活用による解決策をご紹介します。

企業の課題とドキュメントの関わり

常にお客様のニーズが変化・進化し続ける現在、企業は得意分野、専門領域をさらに強化し、新たな価値創造や変化への迅速な対応、コスト削減による競争力強化といった課題を抱えています。一方、個人情報保護法への対応、SOX法（企業改革法）における企業活動の透明性確保、コンプライアンスの確実な遂行など、益々厳しくなるグローバルでの企業間競争を勝ち抜く条件として、ガバナンス強化が重要な課題となっています。

このような背景の中、多くの企業では、ERP(Enterprise Resource Planning)、SCM(Supply Chain Management)、CRM（Customer Relationship Management）といった基幹系システムを活用して、業務プロセスの効率化や生産性向上を図っています。こうしたシステムは体系化されたデータを処理するものですが、体系化されていないデータ、すなわち各種紙帳票類、手書き文書、契約書などには対応していません。実際の業務で発生する、これら膨大な量の紙文書の扱いは人手に頼る部分が多く、業務全体の効率化や生産性向上が十分に図られていない、といえるでしょう。また、紙文書の管理がおろそかとなり、ガバナンス強化が十分に図られていないケースも散見されます。

図1：基幹系システムで処理できない人手作業が残る

具体的な例を見てみましょう。

膨大な紙文書を人手作業で扱う問題点

2-1．経理の支払勘定業務の例

企業では、経理や販売、生産、人事など、活動の根幹となる情報を管理し、部門や組織を越えた業務プロセス全体における経営資源の最適化を目指して、ERPシステムでの改善が進められています。

効率化の一方で、人手を介して膨大な紙文書を扱う場面も多く見られます。例えば、経理部門での支払勘定業務では、請求書の仕分け・整理をした上で、請求明細と支払いデータを一件ずつ照合しなければなりません。ほかにも「至急、処理して欲しい」といったことへの例外対応や、承認プロセス、順法上必要とされる経理証憑（見積り、発注、検収、請求）の管理・保管といった範囲にまで対応する必要があります。手作業による、これら一連の処理は、長期にわたる処理プロセス、高コスト処理、労働集約型作業といった点において、決して業務全体の効率化、生産性向上やガバナンス強化が十分に図られているとはいえないでしょう。

このような紙文書が介在する業務プロセスにおいて、既存のITインフラ能力を最大限に発揮し、業務プロセスの改革・改善を行なうには、体系化された情報と、体系化されていないデータや文書情報の統合化が重要なポイントとなります。

図2：経理支払勘定業務に残る人手作業

2-2．多店舗型ビジネスにおける会員情報の管理業務の例

会員制サービスを提供している場合、CRMシステムを活用して効果的なプロモーションを実施することができるようになりました。
多店舗型ビジネスを例に見てみましょう。来店した顧客に、その場でサービスに加入してもらえば、あとで入会申請書を郵送してもらうよりも加入率が増えます。しかし、各店舗から入会申請書を本部に送り、本部で一括してデータ入力をするという現状のやり方だけでは、サービスが提供されるまでのリードタイムが大きくなっています。また、本部では、派遣社員などの入力要員を確保し、個人情報の管理も含めて、きちんとマネジメントしなければなりません。

サービスの向上と効率化を同時に実現するためには、基幹システムへの情報登録を迅速化し、また個人情報保護法を遵守した紙文書の管理がポイントといえます。

図3：多店舗型ビジネスでの課題

2-3．商談／案件の管理業務の例

今や、商談/案件、契約といった顧客に関する重要な情報は、CRMシステムをはじめとする基幹系システムで管理されていることでしょう。複数の関係者が情報を共用し、PCを使って瞬時に活用することができるようになっています。一方で、システムに登録された情報以外に、実際の契約内容を参照したい、といったようなことも多々生じてきています。

不動産関係を例にとると、一棟のビルに複数のテナントが入る場合では、オーナーと建築業者、テナントとの間に、さまざまな契約書が発生します。契約書の原本は、本社の管理部門などで厳重に管理されますが、各現場では契約書のコピーをとって、提案書や議案書などの付随資料とともに管理し、随時参照しています。中には、契約書の原本を直接参照する運用をしている場合もあります。

一方で、商談/案件、契約に関する情報において、その原本管理はとても重要です。情報漏洩防止といったコンプライアンス対応、原本の紛失リスクを十分に考慮することがポイントです。なぜならば、これらの情報はバイタル・レコード（企業の存続に関わる基幹文書・重要文書）であり、取り扱い如何によっては事業継続リスクとなるからです。

このように、情報の活用と原本管理といった、相反するニーズを、作業負荷なく実現することが重要なのです。

アウトソース活用による解決策

自社内でシステムを構築する以外に、これらの課題を解決する手段としてアウトソースを活用する方法があります。アウトソースの活用は「コアコンピテンシーへの集中による競争力の強化」や、固定費の変動費化、間接業務プロセスの効率化などの「コスト削減」効果があります。また、専門力が不足するビジネスプロセスをアウトソーシングすることにより「専門ノウハウを効率的に獲得する」メリットもあります。

弊社では、さまざまな文書が介在する業務プロセスの改革・改善を支援する戦略的アウトソーシング・サービス「EDPOS（イーディーポス）：エンタープライズ・ドキュメント・プロセス・アウトソーシング・サービス」をご提供しています。紙文書の電子化や電子文書保管のような部分的な業務代行にとどまらず、スキャニング、代行入力、属性付与、IDC（インターネットデータセンター）での電子文書保管といった各種サービス機能を統合的に提供し、お客様やお客様のパートナー企業の間で新たな業務プロセスの創出や改善支援を行ないます。

【サービスの概要】

• 業務プロセスの中で発生する紙文書や各種帳票類をお預かりして、集中的に電子イメージ化し、そのデータをIDCで一括電子保管。
• 紙文書や長期保存媒体については、倉庫業提携先と連携しながら企業内文書を統合的に管理し、Web入力によるお客様の依頼に応じて、電子イメージ文書あるいは紙文書・媒体のいずれの形でも取り出すことができるシステムをご提供。
  お客様がすぐに必要としないものは、そのまま倉庫へ保管し、その際に原本リストも作成。また、お客様から「すぐに電子化して欲しい」「原本を送って欲しい」などのご要望に対応。電子化の有無に係らず、フレキシブルな対応を実現。
• 例えば契約書の保管の場合、お客様はIDCに構築される契約毎の電子イメージデータベースに格納された電子文書を、インターネット経由で検索・参照できるほか、お客様の既存基幹情報システムと連携させてWebベースでの利用が可能に。

この他にも、お客様の各オフィスに設置された複合機からコピー感覚でスキャニングできる分散型登録方法システムや、不必要となった紙文書の溶解作業、e-文書法に対応した電子書名、時刻認証機能など、さまざまなニーズにフレキシブルに対応します。

さらに、営業や購買など特定の業務プロセスの革新を支援するコンサルティングサービスを合わせ、より付加価値の高いサービスをご提供します。

図4：EDPOS概要図

また、同様のサービスを提供している米国ゼロックスコーポレーションとも提携し、欧米・日本・アジアの三極横断したサービスもご提供しています。例えば、米国や欧州における特許の実案状況、技術情報などを電子化して、他国の支店でも共有化させていくなど、グローバルな視点での業務プロセス改革・改善にお応えします。

お客様での効果

EDPOSをバックオフィスオペレーションとして活用することにより、次のような効果が期待できます。

• コアンピテンシーへのリソースシフトによる競争力強化
• 業務品質の保持とトータルコスト削減の両立
• 個人情報保護、企業活動の透明性確保、コンプライアンスへの対応
• 資産圧縮による経営指標の改善