情報公開の迅速化のため
電子や紙文書の所在管理・属性管理を
一元的に実現

2002年3月4日

  • 行政文書「目録管理システム」新発売
  • 文書の作成から廃棄までをWebで手軽に管理

富士ゼロックス株式会社(本社:東京都港区赤坂2-17-22、社長:坂本正元、資本金:200億円)は、官公庁や地方自治体の課・室などが取り扱う行政文書について、従来の紙情報も新たな電子情報も、その所在や属性をネットワーク上で統合して一元的に管理する「富士ゼロックス 目録管理システム」を開発、3月5日から発売いたします。

官公庁における電子政府化への取り組みは、主に行政の決裁業務を中心とした総合文書管理システムの導入が先行していますが、一方で、部局・課・室など各組織が日常作成する文書については、ネットワークを駆使した体系的な文書管理を整備するまでに至っていない現状があります。

「目録管理システム」は、官公庁・地方自治体の規模の大小に拘わらず、各種の行政文書の管理業務に対応したパッケージ商品です。従来こうした管理システムは、個別に発注されるのが大半だったのに対して、パッケージ商品は早期にシステムの立ち上げが可能なほか、費用対効果の算出もより明確にすることができます。また、大手ITベンダーとのパートナーシップにより、決裁業務を中心とした総合文書管理システムを補完することも可能です。

電子文書か紙文書かを問わず、またCD-ROMやフロッピーディスクなどさまざまな媒体に格納された情報の、所在や属性に関する一元的な管理機能を提供します。特に、富士ゼロックスの文書データベース・マネジメントシステム「DocuShare(ドキュシェア)」をプラットホームとし組み合せて活用することにより、文書の作成から廃棄に至るまでの一連の過程を、官公庁の文書管理規定に沿って管理することができます。

文書管理規定に基づいた公文書の管理はもとより、稟議決裁などに関わらないさまざまな文書や作成中の仕掛かり文書までを、部局・課・室単位で管理することができます。情報技術(IT)の環境整備にともなって増加する電子文書と、一方で従来から残る紙文書の簿冊*管理をスムーズに連動させた業務環境を実現します。

* 簿冊:財務文書や法律文書を含めた全ての文書を、暦年別・年度別に保存する帳面や帳簿。

《行政文書に関する管理規定について》

平成11年5月14日制定の「行政機間の保有する情報の公開に関する法律」では、電子媒体を含む広範囲な行政文書が情報公開の対象になっています。また、平成12年3月29日各省庁事務連絡会議了承、行政情報システム各省庁連絡会議幹事会了承の「総合的な文書管理システムの整備について」では、書庫で管理されている文書の電子情報に関する取り決めがあり、さらに「情報公開法施行令」の規定では、行政文書ファイルを体系的に整理し、その書誌的情報(文書の属性情報/プロパティ)をもとに総合的に管理するものとされています。

「目録管理システム」では、こうした文書管理要件を満たし、かつ個人レベルから組織共有レベルまでの情報を網羅して、公開に備えた円滑な文書管理対応を提供します。

◆ 本件に関するお客様からの問い合わせ先は、当社お客様相談センターまで。
フリーダイヤル : 0120-274100 土・日・祝日を除く、9:00~12:00、13:00~17:00

ページのトップへ

標準価格】

商品名 使用許諾料金 備 考
DocuShare目録管理オプション Ver.1.0 2,400,000 円 DocuShare本体ソフトウエアが別途必要です。

<DocuShare本体>
商品名 使用許諾料金 備 考
DocuShare Ver.2.3J
for Windows® Basic
600,000 円 50ユーザー
DocuShare Ver.2.3J
for Windows® Group
2,000,000 円 250ユーザー
DocuShare Ver.2.3J
for Windows® Office
3,000,000 円 500ユーザー
DocuShare Ver.2.3J
for Windows® Enterprise
7,000,000 円 ユーザー数無制限
(別途Oracle8が必要)

※ 上記の価格、関連するサービスなどの料金には、消費税は含まれていません。
ソフトウエアサポート料金の年額はDocuShare本体、DocuShare目録管理オプションともに、
各ソフトウエア使用許諾料金の15%相当分

ページのトップへ

主な機能】

行政文書「目録管理システム」は、官公庁における文書管理業務に対応した所在管理、目録管理を、紙文書と電子文書を融合した形で実現します。文書を作成した時点から廃棄までの一連の業務を、官公庁の文書管理規定に従って操作でき、各種文書の一覧帳票をネットワークを通じて自在に管理することにより、手間のかかっていた手作業を効率化して情報公開にも迅速に対応することができます。

また、すべての文書管理について、Webのユーザーインターフェイスを通じてやり取りするため手軽に利用でき、使用に当たって専門的な知識の習得は不要です。

◆情報公開支援機能

  1. 紙文書の管理

    電子ファイルの一覧表として、紙文書はもとよりCD-ROM、フロッピーディスクなどの媒体に格納されている情報も管理できます。紙文書と電子文書の一元的な管理が可能になるため、例えば電子的に紙文書の所在を検索し、必要な書類を保管場所のキャビネットから素早く取り出すことができるようになります。

  2. 行政文書管理簿の作成

    行政文書の簿冊フォルダーには、電子文書、紙文書を含めたすべての文書タイトルが格納されています。職員が指定した書誌情報属性をもとに、行政文書の管理簿データを作成できます。検索した文書が公開か非公開かの属性情報の確認も可能で、情報公開請求にも迅速に対応することができます。

ページのトップへ

◆組織共有文書、仕掛かり文書などの管理支援機能

  1. 文書の属性を簿冊フォルダーごとに表示設定

    簿冊フォルダーごとに、フォルダー内の文書/フォルダー単位で表示する属性を設定できます。そのフォルダーの利用者だけに必要な属性表示が可能で、情報を効率的に管理できます。

  2. 部局・課などの組織ごとに属性を表示/編集

    表示しているフォルダー内の文書とフォルダーのタイトルを一覧で表示でき、所属するグループごとに表示/編集する属性を設定できます。必要な属性を所属するグループにだけ表示可能で、関係外の部門に必要以上の属性を開示せずに済みます。

  3. アクセス権の設定(DocuShare本体の機能)

    文書を登録する職員自身が、その文書やフォルダー単位でアクセス権を指定できるので、システム管理者の負担を軽減できます。また、アクセス権のない職員はその存在自体を見られず、庁内での機密情報管理にも対応できます。

◆文書管理管理規定に基づく円滑な引継ぎ支援機能

  1. 簿冊の目次作成

    表示しているフォルダー内の文書とフォルダーのタイトルを一覧で表示でき、フォルダー内の構成が一目でわかります。また、表示された目次を印刷して簿冊の目次として利用できるため、従来手間のかかった、文書やフォルダーの目次作成管理を簡単に行なえます。

  2. 一覧帳票の作成

    表示しているフォルダー内の簿冊の一覧や、簿冊内の文書の一覧など、各種帳票を作成できます。作成された帳票は、DocuWorks 文書またはCSV ファイル形式でダウンロードして利用できます。

    標準で用意している帳票として、保有ファイル一覧、ファイル基準表、書庫移動予定リスト、廃棄予定リスト、収受文書一覧、起案文書一覧、発信文書一覧などがありますので、リスト帳票作成にかかっていた時間を大幅に短縮することができ、保存文書の引継ぎ業務を効率的に進めることができます。

  3. 事務室から書庫への簿冊の移動/廃棄

    保管期限を過ぎた簿冊の書庫への移動、簿冊の廃棄など、文書管理規定に従って一括処理できます。電子的に管理されているので、廃棄年度が異なる文書でも書庫への移動、廃棄がスムーズに行なえます。

ページのトップへ

DocuShare目録管理オプションVer.1.0サーバー動作環境】

項 目 仕 様
ハードウエア Windows® 2000 Serverが稼動するDOS/V PC
CPU Pentium®III 800MHz以上
メモリー 256MB以上
ハードディスク容量 200MB以上の空き容量
OS Windows® 2000 Server(Service Pack 2)
ソフトウエア Microsoft® Internet Information Server 5.0
(Windows® 2000 Server)
DocuShare Ver.2.3J(パッチp23j001+p23j002 を適用)
(Enterprise版はパッチp23j001+p23j002+p23j003を適用)
グレードは、Basic 、Group 、Office (Workgroup版)、
Enterprise版のいずれか
Oracle 8.1.6(Enterprise版の場合)
DocuWorks4.1.XMS Excel version 2002
その他 CD-ROMドライブ

<クライアントおよびWebブラウザーの動作環境>
項 目 仕 様
ハードウエア Windows® 98 Second Edition、Windows NT® 4.0 Workstation、Windows® 2000 Professional、Windows® XP Professionalのいずれかが稼動するDOS/V PC
CPU Pentium®III 400MHz以上
メモリー 128MB以上
ハードディスク容量 50MB以上の空き容量
OS Windows® 98 Second Edition日本語版、Windows NT® 4.0 Workstation日本語版(Service Pack 6a)、Windows® 2000 Professional日本語版、Windows® XP Professional日本語版のいずれか
ソフトウエア DocuWorks Viewer Light for Web Ver.4.1.X
その他 CD-ROMドライブ
Webブラウザー Netscape Navigator 4.78(日本語版)
Microsoft® Internet Explorer 5.5 Service Pack 2)(日本語版)
Windows® XP Professional日本語版を除く)
Microsoft® Internet Explorer 6.0 (日本語版)
(Windows® XP Professional日本語版のみ)

  • XEROX、The Document Company、および“デジタルX”のマークは、商標または登録商標です。
ページのトップへ

ここまで本文