北里大学が富士ゼロックスのソリューション活用で会議にかかる作業負荷を75%削減

会議資料の取りまとめから、iPad上での閲覧、サーバー保管まで、ペーパーレス運用を実現

2013年2月12日

学校法人 北里研究所 北里大学
富士ゼロックス株式会社

学校法人 北里研究所 北里大学(所在地:東京都港区白金、学長:岡安 勲、以下、北里大学)は、教育・研究・医療の質的向上と健全な財政運営を目指した平成24年度事業計画において事務処理の合理化・IT化を掲げています。その一環として、富士ゼロックス株式会社(本社:東京都港区赤坂、社長:山本 忠人)が提供するシステムを導入し、職員の会議資料準備にかかる作業負荷を75%削減。会議資料の作成・閲覧・管理のペーパーレス運用の実現により業務の生産性向上を実現しました。

北里大学では、定期的に開催する学部長会や大学院委員会などの大きな会議で、200枚におよぶ会議資料を作成し、36名の参加者に毎回配布していました。職員が事前に各部門から資料を集約し、順序や見栄えに配慮しながら一つの資料として整え、プリント・配布し、会議終了後は書架に保管します。プリント後に、差し替えによる再プリントなども多く、資料準備に係わる職員の業務負荷をいかに軽減するかが課題となっていました。

こうした課題を解決するために、タブレット端末iPadと、「モバイル統合アプリケーション for iOS注1」をはじめとする富士ゼロックスのソフトウェアを活用して、会議資料を電子化し、会議参加者がiPad上でメモを追加したものを自分の資料としてサーバーに保管するまでの一連の流れをシステム化しました。

システム概要

  1. 各部門がさまざまなアプリケーションやフォーマットで作成した文書を事務局が集約し、ドキュメント・ハンドリング・ソフトウェア「DocuWorks注2」で文書を束ねたり順序を入れ替えるなどして1つの文書にまとめる。ページ番号や見出し付与、ページ差し替えなど、紙を扱う感覚で資料を整える。
  2. 出来上がった会議資料を文書管理システム「DocuShare」にアップロードする。
  3. 会議当日、参加者は「DocuShare」にアップロードされた資料を各自のiPad上に取りこみ閲覧。必要に応じてメモや下線などの編集もできる。会議終了後は編集したファイルを自分の資料として「DocuShare」の自分専用フォルダーにドラッグ&ドロップで格納すれば、自席に戻った後も資料の閲覧が可能。
    一連の操作は、iPadの一画面で操作できるソフトウェア「モバイル統合アプリケーション for iOS」を利用。

職員は、「DocuWorks」で会議資料の集約作業が効率化したほか、ペーパーレス化により出力作業・出力後の差し替え・再プリントなどの工数が削減され、会議前日の資料準備工数を75%削減、その分の工数を別の業務に充当することができるようになりました。

北里大学 岡安 勲 学長のコメント

今回導入のiPadを活用した会議の効率化は、北里大学が平成24年度事業計画の一環で取り組む事務処理の合理化・IT化の一つの具体策として、大きな成果を上げており、新しい会議のスタイルとしてより多くの会議に展開していきたいと考えています。ただし、これはあくまで第一歩です。モバイルの特性を活かして学内(学生間、学生⇔教員、教員間)のコミュニケーションをより活性化し、教育の質保証の一助としていきたいと考えていますので、富士ゼロックスには、今後もより効果的な活用方法を提案して頂けることを期待しています。

本ソリューションの内容は富士ゼロックス株式会社公式ホームページでご覧いただけます。

お客様導入事例 学校法人 北里研究所 北里大学様

  • 注1 モバイル統合アプリケーション for iOS
    モバイル環境でのドキュメントハンドリングを支援するアプリケーションソフトウェア。複合機でスキャンした文書やiPadで撮影した画像をアプリケーションに直接取り込み、取り込んだコンテンツを表示・編集し、複合機からのプリントや、メールでの送信などの操作をワンストップで行えます。
    【モバイル統合アプリケーション for iOSの画面】⇒「文書をドラック&ドロップするだけで文書管理システム「DocuShare」に格納できる。」「資料に付箋やメモなどを追加できる。」
DocuWorks Desk
  • 注2 DocuWorks
    パソコン上で電子文書とスキャンした紙文書を一元管理・活用できるドキュメントハンドリング・ソフトウェア。電子文書をファイル単位でサムネール表示できるDocuWorks Desk上で、複数の文書を一つの文書に束ねたり、ページをばらしたり、電子文書を紙の文書を扱うのと同じようにハンドリングできます。
  • 注記 iPadは、米国および他の国々で登録されたApple Inc.の商標です。

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