Document Centric-Business Process Management (DC-BPM)

図1:DC-BPM機能構成パターン

  • 注1 「Work Flow」典型的な業務プロセスと「コラボレーション」非定型的な業務プロセス

DC-BPMは、業務において利用される「文書」に着目して業務プロセスを可視化し、問題点を抽出することで、お客様の業務改善を図っていくソリューションです。業務プロセスのアウトプットや状況はなんらかの「文書」で表現されていると考え、その「文書」を基本的な要素として捉えて、可視化、最適化/標準化、共有化、モニタリング、評価という一連のBPMプロセスを実施します。

オフィスにおける紙文書の電子化が進むにつれて、文書関連業務の多くが業務システムの中に取り込まれてきましたが、担当者間や部門間、企業間では、まだ紙文書のやり取りが残っています。このため、DC-BPMを実現するためには、電子文書だけでなくお客様の業務文書(紙文書)の授受作業をITシステムへの入出力作業に効率的に置き換えることが求められます。図1は、電子文書と紙文書を統合的に扱うことができる文書管理システムと企業内の基幹システムを連携させる際の機能構成パターンです。「文書入力」では、複合機のカスタマイズされた操作画面でブラウザーベースのわかり易い対話操作により、見積もり書などの紙文書をスキャンして、その文書イメージとメタデータを文書管理システムに格納することができます。さらに入力後、次工程の担当者に入力文書をメール送信するなどの処理フローを設定することも可能です。「文書管理」においては、数千万におよぶ全社規模の文書や証憑などの格納されたデータとあらかじめ定義した業務フローを連携させて、業務進捗状況や文書の登録状況を可視化します。「文書変換閲覧」および「文書出力/配信」においては、作成した文書を公開用文書としてHTML形式やPDF形式のデータに一括変換するなど、配信に至る一連の業務を効率化します。

DC-BPMを実現するためには、一方的なシステム化ではなく、あるべき姿の実現に向けて、全社、全員(経営陣、現場担当者、IT開発エンジニア、運用担当者)で改善に取り組むことが必要です。富士ゼロックスは、その中でも業務プロセスに内在する定量化できない現場の知恵や工夫、そして時間的積み重ねを経て改善されてきた「文書」に注目し、企業全体のパフォーマンス向上を目指すソリューションとしてDC-BPMに取り組んでいます。

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