群馬DocuWorks倶楽部 お客様事例紹介 Vol.1

アライ商会株式会社様

FAXの受発注業務を見直し、できるところからIT化をすすめることで、無理なく、そして劇的に業務効率の向上を実現できました。

会社概要

会社名 アライ商会株式会社
代表取締役 新井 雄一
設立/創立 平成元年8月/昭和44年2月
所在地 群馬県みどり市大間々町大間々32-4
URL http://www.2777.jp/index.html
業務内容 自動車部品・用品販売・取付・修理・自動車故障診断・自動車ガラス修理・販売・ボディーコーティング・自動車関連ソフト

導入効果

Before

■業務の進め方

  • ●見積依頼や受発注には、FAXを使用して、紙で運用していた。
      受注件数:毎月6,000件ほど
      発注件数:毎月1,000件ほど(非在庫品・FAX発注のみ)
  • ●部品を確認するために、ドットプリンターで印刷し、約10歩あるいてFAX送信していた。
  • ●FAX受信物は担当者に歩いて紙を渡していた。
     
     

■課題

  • ●担当者が不在の場合、お客さまからの問い合わせに回答できない。
         point!:お客様をお待たせしていた
  • ●件数が多いため、FAX送受信のために座席からFAXへの数歩の移動が惜しい。
  • ●カタログの印刷やFAX送信に 手間がかかる。
  • ●担当者ひとりあたりの業務処理量が、収益拡大のボトルネックになっていた。
         point!:商談機会を逃していた

After

■業務の進め方

  • ●見積依頼や受発注のFAXを電子化した。
  • 第1ステップ 送信FAXを電子化した。
         point!:操作が簡単なFAX送信から始めた
      ※カタログの切り貼りは、DocuWorksで行った。
      ※FAXは、PCから複合機経由で送信した。
  • 第2ステップ 受信FAXを電子化した。
         point!:業務フローを極力変えない
      ※受信FAXを紙に出さず、複合機から、直接共有フォルダに格納した。
      ※共有フォルダで、顧客別&メーカー別にファイル共有した。
         point!:ファイル・フォルダ名のルール
     

■効果

  • ●お客様をお待たせする時間を大幅に短縮させた。
      - 担当者不在のときでも、共有PCを参照することにより、すべての担当者がすべてのお客様の質問にお答えできる。
      - 電話で話しながら、PCから複合機経由でFAXすることにより、その場で、お客様の必要な情報をお届けできる。
  • ●受発注業務の効率を劇的に向上させた。
      - 受注件数: 毎月10,000件ほど
         point!:人員を増やさず処理増加で売り上げも増加!

業務フローの変化

アライ商会様のFAX受発注業務の流れを図にまとめると、業務の流れはそのままで、紙の文書が削減されているのが分かります。

Before

After

※赤い矢印が電子化した作業です。

【お問い合せ】

弊社ソリューション推進部  DocuWorksスクール担当
TEL 027-361-1417
FAX 027-361-2844