DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社ツルハホールディングス様

流通業必見!業務の中枢で活躍するDocuWorks。
店舗の図面管理や印刷会社との校正、全店舗への店舗作業マニュアルの公開等。
様々なゼロックスソフトウェアを使いこなし、完璧な業務改善を実現!

株式会社ツルハホールディングス

会社概要

会社名称

株式会社ツルハホールディングス
TSURUHA HOLDINGS INC.
「しんせつ第一」、「信用第一」
「お客様の生活に豊かさと余裕を提供する」
地域に愛され、喜ばれる日本一のドラッグストアチェーンを目指して

本社 北海道札幌市東区北24条東20丁目1-21
電話 011-783-2755
創業 1929年(昭和4年)5月
設立 1963年(昭和38年)6月
資本金

66億29百万円(2011年5月現在)

売上高 2995億79百万円(2011年5月現在)
代表者 代表取締役社長 鶴羽 樹
事業内容 グループ会社の各種事業戦略の実行支援および経営管理
事業所 北海道、東北、関東、中部、関西、中国
ツルハグループ企業一覧

株式会社ツルハ
株式会社リバース
株式会社くすりの福太郎
株式会社スパーク
株式会社ウェルネス湖北
株式会社ツルハグループマーチャンダイジング
株式会社ツルハeコマース
株式会社ツルハフィナンシャルサービス
株式会社ウイング
株式会社ツルハキャリアサポート 他

概要

富士ゼロックスが提供しているソフトウェア商品群は多々あり、おかげ様でご利用いただいているお客様は大勢いらっしゃいますが、中でも株式会社ツルハホールディング様(以下、ツルハHD様)は、弊社がご提案させていただいたシステムを上手に活用することで、業務効率を大きく改善している他、徹底的に無駄なコストの削減を図っておられます。

全社的に業務改善のしくみづくりをすることは、決して簡単な事ではないと存じますが、ツルハHD様は、主管部門である総務部が指揮をとり、常に進化しつづけている素敵な企業です。

ツルハHD様の電子化の事例は、以前(2003年9月)取材した記事を掲載しておりましたが、さらに今回はより洗練された近況を取材してきました。主管部門の敏腕担当者による「企業のノウハウ」が凝縮されたツルハHD様の貴重な活用事例、最新の状況をレポートいたします。是非ご覧ください。
 

以前発行した記事 (併せてご覧ください)

DocuWorks CITY お客様事例集
株式会社ツルハ様「DocuWorksで本社→店舗への情報伝達のスピードUP!」(掲載日:2003/09/19)

お話を伺ったかた

・総務部 総務グループリーダー 課長 小橋 義浩様 
・総務部 総務グループ 安田 雅未様
・業務システム推進部 部長 水口 裕二様
・コンプライアンス統括グループ 課長 坂井 一哉様
・株式会社ツルハグループマーチャンダイジング ストアープランニング 部長 安富 弘一様

目次

現在ご利用いただいているゼロックスのソフトウェア群

ツルハホールディングス様(※)では、社員一人一人の生産性をあげ無駄な作業を省くために、 様々な業務フローをシステム化し、業務効率化とコスト削減に取り組んでいます。その中でも下記の業務で、 ゼロックスの製品をご利用いただいています。
(※以下、ツルハHD様と表記させていただきます)

業務
ソフトウェア名
利用範囲
ペーパーレスファクス受信
(人事部へのペーパーレスファクス受信/総務部一部のペーパーレスファクス受信)

富士ゼロックス
ApeosWare Flow Service
(アペオスウェアフローサービス)
※イメージ/電子ドキュメント処理・配信コントロールソフトウェア。

ホールディングス

共有文書の公開と閲覧
(業務システム推進部発行マニュアル / 各種連絡書)

富士ゼロックス
ArcWizShare
→現DocuShare(ドキュシェア)
※全社規模の情報活用を実現するWebベースの文書閲覧ソフトウェア。

本社オフィス ※閲覧は店舗を含めた
全PCで可能

出力機器管理

富士ゼロックス
ApeosWare Management Suite
(アペオスウェアマネージメント スイート)
※複数利用している複合機やプリンターなどの出力機器を、賢く効果的に管理・運用するためのソフトウェア。
※オンデマンドプリントの活用で空いている機器から出力可能な環境を構築。より生産性を高める代替・分散プリントも出来、機器の稼働効率を上げ【台数削減】に貢献します。

本社オフィス

株式会社ツルハグループマーチャンダイジング

内部統制への本格的な取り組み
(会社法 / J-SOX法に対応)

富士ゼロックス
Apeos PEMaster
(アペオス ピーイーマスター)
※業務の「可視化」、「標準化」、「体系化」を実現。リスクの低減や業務の効率化を継続的に推進します。

本社オフィス

J-SOX証憑管理

富士ゼロックス
ArcSuite Office ~Apeos PE Masterとの連携(アークスィートオフィス)
※内部統制における統制文書の作成中に参照した帳票や規定集、取引証跡などの関連文書も一元管理。必要に応じて即座に参照することができます。

本社オフィス

社内標準流通フォーマット
(稟議添付文書/商品部業務連絡)

富士ゼロックス
DocuWorks(製品版)
DocuWorks Viewer Light(無償)
DocuWorks Viewer Light for Web(無償)

ホールディングス
※DocuWorks Viewer Lightは、店舗を含めた全てのパソコンにインストール済み

-CASE1 社内稟議書類の電子化-

導入前の状況

総務部 総務グループリーダー 課長 小橋 義浩様に伺いました。

ツルハHDではグループ会社から本社に様々な稟議書が上がってきます。
かつては原本に捺印し、紙の書類で回していましたが、その数は年間何百枚にもなります。
本来あってはならない事ですが、紙での稟議は、どうしても紛失事故が発生します。
それはどんなに細心の注意を払い、どんな対策を講じたとしても、確率を下げるだけで可能性をゼロには出来ません。

当たり前ですが、紙の紛失は、「重要なもの」か「そうでないものか」に関わらず発生します。万が一紛失してしまった紙が、たまたま数千万円の金額がからむような重要な稟議内容のものだとしたら、企業にとって大きな問題となることは間違い ありません。

そのため以前の社内稟議は、起案者からあがってきた稟議書を、一旦総務で受け取り決裁者に回し、決裁が下りたものをまた再度総務が受け取り次の決裁者に渡す…というように手間のかかる手順を踏んでいました。

少しでもリスクを回避する事を考えると、総務がHUBの役目をせざるを得なかったのです。

この対策は、紙の紛失を防ぐという意味では効果はありましたが、先に述べたとおり、稟議書の数は膨大なため、総務には大きな労力と時間がかかっていました。
 

導入前の状況

電子化後


現在はこの申請処理をシステム化しています。
従来は書類の「原本」をそのまま回していましたが、考え方を大きく変え、基本的には書類の「写し」を回すよう変更しました。

具体的には、起案者が稟議書をプリントアウトする段階で、必ず印刷するプリンターをDocuWorks Printerに設定し DocuWorks形式に変換しています。この稟議書ファイルは、その後ワークフローのシステムに乗せ、次々と決裁者の元へ流れていきます。

DocuWorksとシステムを連携し、一連のワークフローを電子化することで、当初の目的だった「紙の紛失リスクの回避」に ついては対策を講じられたと考えています。また、以前の紙での運用だと、決裁が下りるまで約2週間程度かかってしまう 稟議も中にはありましたが、電子にすることで半分以下に時間短縮できたことも電子化のメリットだと感じています。

 

ツルハHD様が利用している稟議システム▼

稟議システム

 

何故DocuWorksか?

システムを利用する際の社内の標準流通フォーマット。もちろん選定の際には、DocuWorks以外の他のフォーマット形式も比較検討しました。ですが最終的にツルハHD様では、DocuWorksフォーマットの採用を決めたのです。

選んだ理由としては、DocuWorksなら、電子化されたページに簡単に書き込みが出来たり、重要個所に印をつけ不要部分は隠すことが出来るほか、稟議書と添付資料をひとまとめにし束ねることができるため、「1ファイル」として取扱い可能だからです。

添付文書はExcelやWordで作成された文書や、スキャン文書だったりと様々な種類が混在するケースがあります。DocuWorksを利用しなかった場合は、承認者は稟議を閲覧するたびに、パソコン画面上の複数のアプリケーションソフトのウィンドウをいくつも起動しなければなりません。これがDocuWorksなら、稟議書の閲覧に必要なファイルはひとつにまとめられているだけではなく、見て欲しい順番通りに束ねられている他、付箋や文字コメントを追記するなど強調できるので、とても見やすいのです。この使い勝手の良さは他にはないDocuWorksの特長なのではないでしょうか。安価で手軽に運用できファイル容量も軽いため、標準流通フォーマットとしてDocuWorksは適していると考えています。

稟議書イメージ▼

稟議書イメージ

現在、社内にはDocuWorksの製品版がインストールされていないパソコンも一部ありますが、その場合は、DocuWorks Viewer Light(無償)を必ずインストールしていますので、店舗を含めたツルハHD様のすべてのパソコンでDocuWorks ファイルを開く事ができる環境が整っています。
 

-CASE2 総務での電子化例-

ペーパーレスファクス送受信

日々の業務でどのようにDocuWorksを活用されているか、総務部総務グループの安田 雅未様に伺いました。

 

■総務部 総務グループ 安田 雅未様

安田様

 

総務グループでは現在ファクスをペーパーレスで受信しています。
受信フォルダで確認した後は、各部署のフォルダへ振り分けしています。
電子での受信だと、担当者へデータを受け渡しする時もすばやくでき、便利に利用しています。

 

安田様のDocuWorks画面(ペーパーレスファクス)▼

安田様のDocuWorks画面 (ペーパーレスファクス)

 

※ツルハHD様では、現在は複数の部署でペーパーレスファクスの運用をなさっております。
例えば商品部様では、DocuWorksを導入いただいてから現在まで、快適にペーパーレスファクスをご利用いただいています。
また、人事部様もペーパーレスファクスですが、受信は個人情報保護等により、人事部しか閲覧できないような対策をしています。

 

印刷会社との校正にDocuWorks!

名刺を発注する際に印刷会社様とデザイン校正のやり取りをメールで行いますが、その場合にDocuWorksが便利に 使えます。先方から送られてくるのはPDF形式ですが、それをDocuWorksに変換し、DocuWorks Viewerの編集機能を使って、修正の指示を直接データに書き込んでいます。

印刷会社へ返信する時は、先方もDocuWorksを使っておりますので、DocuWorks形式のままメールに添付し送りなおしています。
 

印刷会社との校正
 

押印請求書の電子化

総務グループでは、会社印や代表者印を管理しており、様々な書類に押印する業務があります。都度、依頼元の各部署の担当者から下図のような「押印請求書」が届きますので、請求書の内容を確認した後、総務が押印し、依頼元の担当者へ書類をお渡ししています。

会社印・未登録代表者印(認印)押印請求書▼

 

会社印・未登録代表者印(認印)押印請求書

この押印業務ですが、多い時で1ヶ月に600~700回にものぼることがあります。

後から、「先日お願いしていた書類、いつ出来ますか?」という問合せをいただくこともあります。従来の紙管理だと、確認する度に、綴じてあるファイルをパラパラめくりながら、該当の書類を探し出さなければならず、非常に手間と時間がかかっていました。

現在はこの「押印請求書」をスキャンしてDocuWorksに取り込み、検索用として利用しています。枚数が多いので、2週間分ごとにファイルを分けて管理していますが、問合せがあった際に該当の書類を探す時間は、紙より電子のほうがはるかにすばやくなり、とても助かっています。

 

安田様のDocuWorks画面(押印請求書)▼

 

安田様のDocuWorks画面(押印請求書)
 

-CASE3 社内の文書共有-

店舗作業マニュアルの公開

株式会社ツルハ様の本社では、社内規定や業務手順マニュアル等、社内で共有・閲覧する書類は電子データで公開しています。

今回は全国の各店舗で利用する「店舗作業マニュアル」の電子化に携わった、業務システム推進部 部長 水口 裕二様にお話を伺いました。

ツルハドラッグの運営にあたり、社内には業務手順を細かく記した「店舗作業マニュアル」が存在します。これは開店から閉店に至るまでを事細かに記載したもので、例えば「接客についての対応の仕方」や「レジの精算」などが具体的に指示してあり、1冊の総ページは1000ページを超えます。

以前は紙で出力し全国の各店舗に配布しておりましたが、店舗で何か問題が発生した際、紙のマニュアルだと該当するページを探すのが非常に大変でした。

現在では、このマニュアルをDocuWorksで電子化し、Webベースの閲覧ソフト「Arc Wiz Share※」をマニュアル閲覧用のシステムとして利用し、各店舗から閲覧しています。閲覧者は、ブラウザを起動し、ホームページを見るような感覚でこのマニュアルを参照できます。

同時に紙で出力したマニュアルも各店舗に配布しておりますので、調べる側が紙でも電子でも調べやすい方法で閲覧出来る環境を用意しています。
(※現在はDocuShareに商品が変わっています )

 

店舗作業マニュアルの例▼

 

店舗作業マニュアルの例

ツルハドラッグ様の「各店舗PC」から「本社サーバー」にアクセスしマニュアルを閲覧!

マニュアル閲覧のイメージ図


紙のマニュアルは読みやすいという利点がありますが、紙での閲覧と比べ電子の方が優れている点は、ほんの一瞬で該当ページを探し出せる事です。というのは、ArcWizShareには全文検索機能があるからです。ですから、マニュアルの文書内