DocuWorksCITY お客様事例集

丸彦渡辺建設株式会社様 管理部 経理部門編

勘定明細から注文請書、ファクタリング契約書類などの
各種“控え”はDocuWorksで電子管理。
現場/支店間のファイル共有も標準化した経理部門での使い方を追究!

概要

全社的にDocuWorksをご利用頂いている丸彦渡辺建設株式会社様。
その部門単位での活用事例を数回に分けてご紹介していきます。
今回は第一弾として「経理部門編」です。

経理部門で保有する控えの書類は多岐にわたります。
取引先にお送りする勘定明細書、建築申請に必要な注文請書、工事ごとの契約書や工事保険証など・・・
全てを紙で管理するのは保管スペースも広く必要になり、探す労力自体が大変な作業になります。
書類が必要な時にはキャビネットに取りに行かず、DocuWorksに取りに行く。
建設業の裏の立役者 経理部門での効率的な使い方をご紹介いたします。
 

お話を伺った方

余野部長様

管理部 余野部長様

目次

DocuWorksの印象を教えて下さい

経理部門では「控え」を保存している書類が多くあります。 DocuWorksの概要を聞いた時、その「控え」に使えると思ったのが最初の印象です。DocuWorksの導入前は、契約書や見積書の控えなどは全て紙で保存していました。
管理部は常時5名のチームで仕事をしていますので、誰が不在でもスムーズに問い合わせ対応をし、業務が滞ることのない状態にするのが理想です。
控えを紙で保存していた時にも共有キャビネットに誰もが分かる状態にして整理していましたので、それが電子になることについて特に抵抗はありませんでした。
キャビネットにいちいち取りに行く事を考えたら、パソコン上で書類を確認できると言う点は業務効率の面で大きな違いがありました。

 

DocuWorksの印象

 

実際の業務イメージ▼

社内やお取引様から問合せがあった時の対応の変化

 

実際の業務イメージ

 

書類をキャビネットに取りに行く時間より、パソコンでフォルダを探し検索する方がより早いですし、先方から「メールで欲しい、ファクスで欲しい」などのご要望にすぐにお応えできるのも利点だと思います。

取引会社にファクスする「勘定明細書」の“控え”を電子保管

事前に取引会社に請求金額をお知らせするために、勘定明細書や支払通知書をファクスしています。 ファクスで送った書類の控えは電子で保存していますし、ファクス自体ダイレクトファクスを利用していますので一切紙に 出さずに送信します。
 

ファクスで送った書類の控えは電子で保存

送信日付をファイル名に付けて年度別フォルダ保存▼

 

年度別フォルダ保存

 

例)勘定明細書を取引会社にファクス送信し電子保管する。

経理システムの勘定明細書と表計算ソフトで作成したファクス送付状をDocuWorksに変換します。

 

勘定明細書を取引会社にファクス送信し電子保管する

 

経理システムから出力される勘定明細をDocuWorks Printerで直接DocuWorks Deskに出力(変換)することができます。 これまでは控えを全てバインダーに綴じてキャビネットに保管していましたが、電子保管に切り替えてからは保管スペースも空き、対応も早くなりました。

現場業務時(申請や確認)に必要な「注文請書」を本社⇔現場事務所で電子共有


注文請書の原本は本社で一括管理しています。 この請書は現場事務所でも必要になる事が多く、都度現場から要望があります。 以前は紙で保管していたので、現場事務所から要請があった時にはバインダーから取り出して(複製)コピーをしてから 郵送もしくはファクスで渡していました。



Before

After

 

現場事務所から「**工事の注文請書を送って欲しい」と言う連絡も少なくなり、各自が必要な時に取得できますので 提出書類を揃えること自体、手間と時間が掛らなくなりました。

 

ファクタリング(一括回収)にともなう書類一式を電子保管

当社では、当社との購買取引を行うお取引先様の事務の合理化、経費の削減が図られるよう、また受取手形の紛失・盗難等のリスクを回避するためにも、お取引先様へは「一括ファクタリング方式」をお勧めしています。その為、ファクタリングに伴う書類一式(契約書、委任状、登録事項届出書、履歴事項全部証明書など)原本は3社間に回りますので、 郵送してしまえば手元には残りません。
問合せ対応や内容確認のためにも控えは必要です。原本はスキャンして必ず取っておくようにしています。
 

ファクタリング概要図と書類の流れ

 

ファクタリング契約に伴う書類一式▼
1契約における書類はかなりの量になりますので、紙で取っておくよりは経済的です。 社名や住所変更等の確認作業にも使えます。

 

ファクタリング契約に伴う書類一式

工事ごとの契約書(一部)を電子保管

工事の契約書を全て取り込むのは膨大な枚数になりますので、経理業務に必要な契約書のみをスキャンして電子保存しています。
例えば、「工事請負契約書」は工事代金や着工、完成時期などを把握するために頻繁に必要になります。

 

「工事コード+工事名」フォルダに契約書を保存しています▼

工事ごとの契約書を電子保管
 

工事保険の契約書

現場で予期しない事故があった時の為に、工事保険をかけます。
これまでは支店で個別に契約をしていたのですが、本社で契約を一括する事になりました。
契約書の原本はもちろん本社に保管しますが、当然契約書の(控え)は現地の支店にも必要です。
支店別に年月に分けてスキャンして電子共有しています。
 

工事保険の契約書
 

取引業者から届く銀行振込依頼書

お取引業者から届く「銀行振込依頼書」は本社に郵送かファクスで届きます。
届いた依頼書はすぐにスキャンして、日付と振込先業者名をファイル名に付けて管理しています。
支店から振込をする事もありますので、メールで支店の担当者に送っています。
当社は全てのパソコンでDocuWorksを使っていて、社員へ伝達するための標準フォーマットとして広く利用していますので、必要事項を追加入力し、直接担当者へ送る事ができます。
 

取引業者から届く銀行振込依頼書


 

固定資産の配置図と写真の管理

固定資産税の申告の際、会社で所有する資産(物)がどこにあるかを調査します。 内装図面に配置個所の番号を振り、それに対比する番号をデジカメで撮った写真データに付けます。 DocuWorksはデジカメの写真画像もサムネール(小画像)で見る事ができるので、どこにどのような資産(物)があるのか一目瞭然です。
 

固定資産の配置図と写真の管理

大量に増えたファイル、探しやすいフォルダを作るコツ

DocuWorksの説明会を設けた後、爆発的にファイルやフォルダが増えました。 さて、この増えたファイルをどう整理するか・・。 私の部署ではピラミッド型のフォルダ体系を勧めています。 ファイルやフォルダが増えると、ひとつのフォルダの中に多くのファイルが存在することになります。 これが例えるなら①の『横長 長方形型』です。これだと見た目にも数が多すぎて人は探せなくなります。

①横長 長方形型

 

横長長方形型

 

では、フォルダを多く作っていけばいいかと言うとそうではありません。フォルダ階層が深くなりすぎて、開くだけでも大変に なってしまいます。これが言うなれば②の『縦長 長方形型』です。

 

②縦長 長方形型

 

縦長長方形型

 

③ ピラミッド型

一番探しやすいフォルダ体系を作るコツは③の『ピラミッド型』です。一般用語ではツミアゲ方式※と言う事が多いようですが、ファイルが多くなれば、新しくフォルダを設けて分類する。大分類・中分類・小分類にファイルをまとめていくのです。 これからファイルを整理される方には、ぜひ参考にして頂きたい分類方法です。

 

ピラミッド型

 

※ツミアゲ方式とは、実際の文書を、小分類、中分類、大分類というように、下から上へ分類してフォルダに収めていく方法です。

編集後記

「DocuWorksはただの道具にしかすぎない。
自分達の“意図・目的”があって初めてシステムになる。」

今回の取材時に余野部長からそうお話を受けて、私たちの仕事はただの機能紹介だけでは意味が無い事を改めて思いました。

DocuWorks導入当初は鋭いご質問やご指摘で何度も宿題にさせて頂きました。
あれから7年。
管理部の皆様のパソコンが「Excel→DocuWorks→システム→DocuWorks」と高速に切り替わるお仕事風景があります。

当たり前に馴染んでいるその光景が、

「DocuWorks使っているよ」と言うその一言が、

どのくらいうれしいか。

日々、皆さまで創意工夫をしながらここまで使いこなして頂いていること。


お伝えしなければならないはずなのに、いつも多くの事をお教え頂き、たくさんの力を頂いていること。
本当に感謝しております。

また皆様にお会いすることを楽しみに、今後ともできる限りのご支援をさせて頂きたく思っております。
管理部の皆様、お忙しいところ取材にご協力頂きまして本当にありがとうございました。
今後も末長いお付き合いの程、どうぞよろしくお願い申し上げます。

 

編集後記

(取材::北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)
 

印刷用DocuWorks文書はこちらから

  • ログイン(会員専用サイト)
お問い合わせ

北海道DocuWorks倶楽部に関するお問い合わせ

お客様事例集