DocuWorksCITY お客様事例集

丸彦渡辺建設株式会社様 安全品質環境室QMS / EMS

QMSとEMSに関する規程、手順書、マニュアル、様式等の書類をDocuWorksで管理。
フォルダ構成や全社員への周知方法をご紹介。
業務を効率的に遂行するために工夫を重ねた活用方法をご紹介します!

概要

全社的にDocuWorksをご利用頂いている丸彦渡辺建設株式会社様。
今回は第二弾の「安全品質環境室 QMS/EMS編」です。
QMSとEMSに関する規程、手順書、マニュアル、様式等の書類は年々増えるばかり。
年度更新時の改訂方法、内部監査時の対応、全社員への周知方法は・・・。
実務担当者が知るDocuWorksの便利な活用方法をお伝えいたします。
 

お話を伺った方

余野部長様

 

安全品質環境室 渡邊課長様

目次

渡邊様のDocuWorksフォルダー構造

業務ごとのフォルダーを設け、一目で分かりやすいようなフォルダー構造を作成。
DocuWorksを開けば、すぐにその仕事に取りかかる事ができます。

書類によって年度ごとや業務の分かりやすい名前を付ける等、工夫をしています。


渡邊様のDocuWorksフォルダー構造

各種マニュアルや手順書の共有方法

DocuWorksの導入をきっかけに、以前は紙で配付していたマニュアルや手順書を電子で共有することにしました。
以前は1週間もかかって120部程も印刷し、各部署、支店に配付していた作業が無くなり、出力にかかる紙やカウンター料金、郵送コストを削減できました。
資料の公開方法は、全社員が利用している「丸彦渡辺建設業務システム(略してMGS)」に掲載しています。
画面左側がインデックスになっており、クリックするとDocuWorksファイルが右画面に開く仕組みです。

開くスピードも速く、ストレスなく閲覧出来ていると思います。
 

<以前> 紙に印刷し、郵送して配布

紙に印刷し、郵送して配布

<現在> 手順書を電子データでグループウェアの共有フォルダーに格納

紙に印刷し、郵送して配布

丸彦渡辺建設業務システム【MGS】による社員への開示方法

ISO14001 環境マネジメントマニュアル▼

ISO14001 環境マネジメントマニュアル


ISO9001 品質マニュアル▼

ISO9001 品質マニュアル

この他にQMS、EMSの規程、標準についても同様の仕組みで公開しています。


 

内部監査計画の配付方法


内部監査計画のお知らせや、単発で全社員に周知したい事項などはグループウェアの共有エリアを利用しています。MGS(丸彦渡辺建設業務システム)に掲載するより早く、共有の場として利用しています。
ここでもDocuWorksが活かされています。

 

-グループウェアの共有エリア内-

いつ誰がどんな文書を公開したのかが一目で分かります。

グループウェアの共有エリア内

 


グループウェアの共有エリア内

監査チーム別に実施計画を分けてレイアウトし添付します。
内部監査時の指示文書、計画表も同じ画面内に添付することで、誰にでも分かりやすく伝える事ができます。
一つ一つのチームに別々にメールで配付することを考えると、とても効率的ですし、MGSに掲載するよりも更新がしやすく、社内での情報共有の場として便利に利用しています。

Aチームの監査計画▼

Aチームの監査計画

Aチームの監査計画を開くと、さらに書類を分類して表示ができるよう、バインダーを利用しています。
書類名が一覧で表示されますので、分かりやすく分類して、素早く探せるよう工夫しています。

 

内部監査計画の管理

渡邊様のDocuWorks Desk画面▼

渡邊様のDocuWorks Desk画面
 

年に2回の監査に対応して、10月と7月のフォルダーを設けています。
その中に、社員へ周知する監査計画(チーム別)をバインダーに綴じて保管しています。

作成した文書は先ほどのグループウェアの共有エリアにそのまま掲載しますので、「作成→チーム別に分け書類をまとめる→社員へ周知」を一貫して作業可能です。

説明会資料の作成

下図の文書は検査試験規程の改定説明資料です。
社員への説明書を作成する際、変更箇所や重要な情報に赤丸や下線を入れ分かりやすく文書内に自由に書き込みを入れます。

説明会資料の作成
 

運用手順書や研修資料等の保管と検索

運用手順書や研修資料など改訂の度に各種資料は増えるばかり。
欲しいと思った時にサムネール(絵)で簡単に見つけ出す事ができ、探す手間も時間も掛りません。
印刷して取っておくとかなりのボリュームになる資料も、電子の引き出しにしまっておけば保管スペースもとりませんし、抜粋も容易にできます。

 

運用手順書や研修資料等の保管と検索
 

編集後記

安全品質環境室 渡邊課長様はDocuWorksと社内のシステムとを組み合わせて、より社員に分かりやすく効率的に情報を伝える方法を実践しておりました。
その仕組みは時間と労力のかかるQMSやEMSの業務を効率的に遂行するために工夫に工夫を重ねてお考えになられたものと思います。
私自身、システムの監査時には情報を受け取るばかりでしたが、実際の担当者がこんなにもたくさんの情報を整理、精査して私たちに伝えて下さっていたのかと思うと、本当に頭の下がる思いでした。
DocuWorksの利点をご理解いただき日常業務で当たり前のようにご使用頂いているのを目の当たりにし、大変嬉しく思いました。
お忙しいところ、分かりやすくご説明を頂いた渡邊課長様にこの場をお借りして心から感謝の気持ちをお伝えしたく思います。
本当にありがとうございました。


(取材:北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)
 
 

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