DocuWorksCITY お客様事例集

丸彦渡辺建設株式会社様 建築部 図面電子化編

設計図面を全て電子保存。分かりやすくフォルダ階層を作成され管理されています。
その他工事完成図書をDocuWorks化し、CD-ROMに保存して、工事完了報告書と共に提出。
効率よく過去の完成図書も電子化。
良く使う便利な機能もいくつか教えていただきました!

概要

全社的にDocuWorksをご利用頂いている丸彦渡辺建設株式会社様。
今回は第三弾の「建築部 図面電子化編」です。
建設会社にとって、とても重要な図面。紙での保存は、劣化や紛失、破損等のリスクを伴うため、電子化の必要性を認識しつつも、図面の電子化は大変でなかなか進まないといった会社様もいらっしゃるのではないでしょうか。
丸彦渡辺建設様では約7年も前から徐々に図面の電子化に取り組み始め、いまでは新規工事の完成図書はもとより、公共工事の設計図面等も全て電子化しておられます。

その一部始終をぜひご覧ください。
 

お話を伺った方

余野部長様

 

建築部 成田様

目次

公共工事の公募-設計図面の電子化

北海道や札幌市、開発局等から公共工事の公募があった時に渡される設計図書を全て電子保存しています。
当社(丸彦渡辺建設)はまず営業部が公募の図面を発注機関から受領し、積算に渡す前に私の部署(建築部)で電子化作業を行います。電子化し終えたら積算に回し、不要な図面はシュレッダーで破棄します。
フォルダ階層は他の社員でも分かりやすいように、「年度別」、「発注機関別」にフォルダを作成し、「工事案件名」フォルダに各種図面を保存します。
電子化した図面は全社で共有していますので、必要な人が各自で探して利用しています。
DocuWorksを導入してから7年近くになりますが、DocuWorksが入る前は一枚一枚図面をコピーしていました。A1サイズの図面を一枚コピーするのに4~5分かかり、一物件コピーし終えるのに3~4時間の作業になることもありました。今考えると苦労していたなと思います。
スキャンの方がスピードも速いですし、後々の保管や整理、バックアップの事を考えると電子化した方が断然に優位だと思います。


公共工事の公募-設計図面の電子化

[公募 設計図書のフォルダ階層]


公募  設計図書のフォルダ階層
 

民間工事の設計図面を電子化

最近は民間の発注者様からの設計図書は電子データで来る事が多くなりました。
CD-ROMに保存された図面データをそのままドラッグアンドドロップでDocuWorksに変換できますので、スキャンする手間も無く、あっという間にDocuWorks内に保存できます。
紙で来る場合もほとんどがA3サイズになりましたので、図面用のスキャナーを使わなくても一般的な複合機の自動原稿送り装置から連続してスキャニングができます。スタートボタンを押してから、数分で作業が完了します。一工事物件でしたら業務の合間に電子化が終わってしまいます。


民間工事の設計図面を電子化

 

工事完成図書の電子化


施工した工事が完了すると工事担当者は工事の完成図書をDocuWorks化し、CD-ROMに保存して工事完了報告書と共に会社にデータで提出しています。


《提出が義務付けられている工事資料(一部)》
竣工図、実行予算書、施工計画書、竣工写真、工事打合せ簿、竣工引渡し書類一式、協力業者一覧等・・・
提出時には所属長承認を行い、提出物に抜け漏れが無いかのチェックも行っています。

《承認ルート》
工事担当者→所属長承認→営業担当→統括技術部保管
以前はバインダーに綴じて紙で提出していました。大きな工事の場合はバインダーが何冊にもなり、段ボール数箱分にもなります。当然ながら保管スペースが足りなくなり、会社の外に倉庫を借りて保管せざるを得なくなりました。さらに必要な時にすぐに探す事が困難となり、保管している工事書類が劣化していきました。
今後ますます増え続けることを懸念し、DocuWorksの導入を期に会社として電子化をルール化したものです。
長年かけて積み上げてきた資産としての工事の記録は、工事を請け負った会社の責任として最も重要な情報ですので、完成図書を管理する部署も工事担当者も慎重に取り組んでいます。

工事完成図書の電子化


工事書類一式を電子化すると、一工事当たり約700MBのサイズになりますので、現在はCD-ROMに保存して提出していますが、今後はクラウドサービスなどを利用して現場事務所から直接データを格納できるシステムになれば、より効率的な電子化が望めると思っています。

※参考:ゼロックスがご提供するクラウドサービス「Working Folder」の詳細情報はこちら▼
http://www.fujixerox.co.jp/solution/workingfolder/

 

過去の完成図書はどのように電子化されたのですか?

DocuWorksを導入する前の過去の完成図書は若手社員が中心となり、電子化作業をする時間と場所を専用に設けて一気に電子化しました。過去分については日頃から少しずつやろうと思っても日常業務に追われてなかなか進みません。現場が落ち着く時期などに人員を増員し、一気に作業した方が効率的と思います。

また、当社は大正7年の創業ですので過去分を全てとなると量が膨大です。 ですから、例えば「昭和○年~昭和○年までの2年間分を電子化する」など年数で区切って取り組むようにしました。「目標を定めて電子化強化月間を設けて一気に電子化作業をする」 地道な作業ですがとても重要で必要な作業だと思います。

 

工事書類電子化の有効活用-クレーム時の迅速な対応

施工した工事書類を電子化して、日常 特に有効に利用しているのはお客様からのクレーム時の対応です。
例えば、大雪や大雨等の災害時に「雨漏りがするようになった。部品が壊れてしまって暖房設備が動かない」
など、特に何十年も前の工事物件は劣化も進んでおり、このような問合せが入る事があります。
その際に、問合せのあった物件名から「この設備はどこの協力会社に依頼したものか、どのような建材を利用したか、当時の工事担当者は誰か」など、すぐに調べる事ができます。
当社が担当する物件はビルやマンションが多くありますので、問合せは急を要するものが多く、いち早く対処することは建設会社としての責務です。
電子化したことで“探す事”自体が速くなり、たとえ当時の担当者がいなくても、過去の工事履歴から必要な情報を素早く探し出す事ができています。

過去の完成図書はどのように電子化されたのですか?
 

良く使う便利な機能を教えて下さい

【使用例1 必要な図面だけを抜き出してPDFに変換しメールで送る(社外)】

協力会社に図面を送る時は、全ての図面を送ると膨大な枚数になりますので、必要な図面だけを抜粋し、一つにまとめてPDFに変換してメールで送ります。もしこれを紙図面でやろうとしたら大変な作業になります。電子化しておくと、このような作業もDocuWorks内で全て完結できますので、とても便利に使っています。



良く使う便利な機能を教えて下さい

 

<必要文書の抜粋方法とPDF変換>
Viewer画面で開き、一覧表示にします。 [Ctrl]キー+[クリック]で必要なページだけを選択、コピーします。Desk画面を手前にし、適当な場所に貼り付けます。貼り付けた文書を一つに束ねて、PDFに変換します。

良く使う便利な機能を教えて下さい

PDFに変換したファイルをメールに添付して送ります。


【使用例2 現場事務所に図面をメールする(社内)】

現場事務所との文書のやり取りにはExchange Outlookプラグイン機能を使って、DocuWorks Deskから直接メールに添付して送っています。当社は全てのパソコンにDocuWorksがインストールされていますので、現場事務所にいる人に何か資料を送る時はPDFに変換せず、DocuWorksファイルをそのままメールします。容量も軽く書き込みもできるので便利です。

良く使う便利な機能を教えて下さい

<Exchange Outlookプラグインの表示方法>
[プラグイン]メニュー→[設定]をクリックし、<現在のプラグインメニュー>の中から、[Exchange Outlook]を選択、[追加]ボタンをクリックして閉じます。
※ Exchange Outlookプラグインは対応していないメールソフトもあります。


【使用例3 必要な図面だけをワンクリックでA3用紙の裏紙に印刷する】

社内から急ぎで「**物件の図面を一部印刷して欲しい」と依頼があります。
指定の図面だけを抜粋し、ワンクリックでA3の裏紙に印刷します。経費削減のため打合せ等の社内利用には裏紙に印刷します。ちょっとした作業ですが、素早く間違えの無いように印刷するため、予めDocuWorksに『イージープリンタ』と言う機能を使って、良く使う印刷設定を登録しておきます。そうすると専用の印刷ボタンが追加されますので、実際の利用時にワンクリックで簡単に印刷することができます。社外に持っていく時用に白紙に印刷するボタンも作成しています。

良く使う便利な機能を教えて下さい
 

良く使う便利な機能を教えて下さい


<イージープリンタプラグインの追加方法>
[プラグイン]メニュー→[設定]をクリックし、<現在のプラグインメニュー>の中から、[イージープリンタ]を選択、[追加]ボタンをクリックして閉じます。
出力先プリンターと印刷設定の指定を行い、画面を閉じます。


【使用例4 ExcelをDocuWorksに変換して ダイレクトファクス送信】

例えばExcelの見積書をお取引先様にファクス送信する時、私はExcelを一度DocuWorksに変換してからパソコンから直接ファクス送信しています。
ExcelでA4に収まるように作成したつもりでも、少しの幅の違いで次ページにはみ出ていたり、余計なページが入ってしまうことがあります。
DocuWorksに変換すると用紙からはみ出るか、しっかりA4サイズに収まるか正しく確認することができます。
これはホームページを印刷するときにも使えるのでとても便利です。

良く使う便利な機能を教えて下さい


 

現場事務所新設時の複合機設置依頼について

新しく現場が立ち上がる時に、ゼロックスさんに現場事務所に複合機の設置をお願いするのですが、その時にもDocuWorksを活用しています。Wordで作成した依頼書に現場事務所の場所を記載した地図を合わせて送ります。現場は分かりにくい場所も多いですから、詳細の地図をスキャンしてDocuWorksのアノテーションを使って事務所の場所に赤い印を付けます。あとはメールでゼロックスの営業担当さんに送っています。
現場が動く忙しい時期に依頼し忘れが無いか後から確認もできますし、ゼロックスさんにもスムーズな手配ができていると思います。



現場事務所新設時の複合機設置依頼について

 
 

編集後記

大正7年創業の丸彦渡辺建設様はお客様の信頼を第一に工事を施工してこられました。
95年たった今でも若い社員の皆様が中心となり過去の工事書類の電子化にあたり、お客様に適切な対応をと心がけていらっしゃいます。
今回の取材を通し、北海道の歴史ある会社様の誠意ある心に触れる事ができました。

編集後記


取材中もずっと笑顔で丁寧にご対応くださった成田様に、
「成田さんにとってDocuWorksとはどんなソフトですか?」と、お尋ねしました。
「無かったら困りますね。入社してすぐに入ってきたソフトですから、絶対に毎日使いますし、当たり前になっています。」 「もし無かったら?」とお伺いすると、「アナログに戻るでしょうね。」とも。
ただ、便利なだけじゃなく、しっかりと根付いてご利用頂いているご様子。
大変ありがたく思い、より丸彦様のお役に立てるようにと、気持ちを新たに致しました。

この度はお忙しい所取材のご協力を頂きまして、本当にありがとうございました。
今後とも末長く、どうぞよろしくお願い申し上げます。


(取材:北海道DocuWorks倶楽部 佐藤 梢)
 
 

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