DocuWorksCITY お客様事例集

株式会社竹山 札幌業務センター様

受発注ファクスと注文書をペーパーレス化!
慣れない操作も社内フォロー体制を確立し、スムーズな移行に成功!


city05401
 

会社概要

商号

株式会社 竹山

代表取締役社長 土田 拓也
創業 1935(昭和10)年10月31日
電話番号 011-611-0100
本社所在地 札幌市中央区北6条西16丁目1番地5
札幌業務センター所在地 札幌市白石区栄通4丁目3番1号
事業内容 医療機器・理化学機器の卸売
ホームページ http://www.takeyama.co.jp/index.html

外観

概要

長年慣れ親しんで行なってきた業務には、特別不便を感じていらっしゃらなかった皆様が、ゼロックスのペーパーレス提案を受けて 「こんな事ができるんだ!」 と驚き、業務効率が大幅に改善できると直感し、導入を決めて下さいました。

とは言え、これまで紙で行ってきた業務をペーパーレスにするにはそれなりの苦労もあった事と思います。

ご担当者様に、導入前の経緯、運用開始までの流れ、その後の発展などについてお伺いさせていただきました。

 

今回DocuWorksを使い、「受発注業務の改善」に成功した出先事業所

 

拠点地図

お話を伺った方

札幌業務センター長 様
札幌業務センター課長 様
業務管理室課長 様

目次

 

DocuWorksを導入した経緯を教えてください。

 

ゼロックスさんより、受発注業務をペーパーレス化する仕組みについてご提案を受け、御社のショウルームでデモンストレーションを見させていただいたのが、2016年の冬でした。その時の第一印象は、「発注書がDocuWorksに取り込める!」という運用方法に非常に感動した事を覚えています。

これまで長年慣れ親しんで行なってきた業務が、ペーパーレスに代わることでやりかたが大きく変わってしまうのには、少なからず不安を感じます。実はご提案を受ける前は、もともとの業務に不便を感じていなかったのです。
ですから発注書がペーパーレスに代わるという発想は、「こんな事ができるんだ!」と驚きの連発でした。
業務効率が大幅に改善できることを直感し、「すごく良い!」と思い、前向きに検討をしはじめたのです。

写真

受発注業務は主にファクスを使いますが、お取引先様から来るファクスが電子になるだけでは、弊社として営業事務が楽になるだけで、業務改善のしくみとしては片手落ちだと感じていました。今回の導入の決め手になったのは、基幹システムから出力していた発注書の電子化がキーです。基幹システムからの発注書がDocuWorksで電子データになるだけでなく、簡単な操作で相手先へファクス送信し、なおかつ発注書に記載されているテキストすべてが検索対象となります。受ける側と送る側の業務、どちらも改善されることではじめて紙が無くなるだけではなく、業務効率が格段に向上します。

検討を重ねていった結果、受発注業務フローに纏わる紙を電子化することに大きなメリットがあり、現場担当者側の立場にたっても戸惑いなく運用できそうだということを実感。さらにこのしくみがうまく軌道にのれば、本社としてもコストメリットが出る事がわかりました。

導入後の受発注業務の改善効果がとても大きいと判断し、2017年春には、トライアルも兼ねて「札幌業務センター」への導入に踏み切ったのです。

※発注書とは竹山様が受注し各メーカーへ基幹システムを使用して発注を行なった場合に出力される書類のこと。

 

導入後、どのように社内展開していきましたか?

 

まずは札幌業務センターの受発注業務からペーパーレスに切り替えることにしました。導入に至るまでの期間は、ゼロックスさんと社内外関係者で何度も打合せを重ねました。北海道DocuWorks倶楽部には、「DocuWorks運用サポートサービス」というのがありましたので、あらかじめ事前に担当インストラクターと一緒にDocuWorksの使い方を工夫し運用フローのしくみを考えたりし、少しでも業務に沿ったかたちで操作が出来るよう、DocuWorksの環境を整えました。

また、運用開始直前には、電子運用に切り替えた後、現場に混乱がおきたり業務に支障が出たりしないように、「業務フローに沿った操作指導の講習会」を開催していただきました。この講習会が終わった後は、時間を空けず、記憶が新しいうちにすぐ電子に切り替えて運用を開始するスケジュールにしました。

実は社内で、現場担当者から新しい運用に反対されることは、ほとんどありませんでした。その理由は、担当者が慣れるまでの期間、完全にペーパーレスにしなかった事だと思います。運用開始当初は電子だけではなく、従来どおり紙にも出力されるように設定をし、紙と電子の両方で運用していくことにしたのです。

ですから、なるべく電子での運用を心がけてもらいましたが、緊急発注時などの至急対応しなければいけない処理については、慣れている紙で運用することを許可しました。絶対に紙を使ってはいけないというしばりを設けなかったため、各個人が臨機応変に少しずつ自分のペースで電子運用に切り替えていくことができたのです。

おかげさまで、心配していた大きな混乱や戸惑いはなく、担当者から便利になったとの声もあがり、第一弾として取り組んだ、札幌業務センターの導入効果は、すぐに実感することが出来ました。

札幌業務センターが成功したため、その他の道内支店や東京支店も同じように運用を切り替えていくことにしましたが、展開するに当たり、全支店から代表者1名ずつ集め、今回導入する仕組みについて説明する機会を設けました。その際、実際に業務をおこなっている担当者の体験談や導入メリット等生の声を伝え、運用の切り替えについて業務担当者への理解を得たのが良かったのだと思います。

数ヶ月かけて少しずつ札幌業務センター以外のすべての拠点を電子運用に切り替えていきましたが、社員同士のネットワークで積極的な操作サポートがあり、全ての拠点で成功することができました。
今では、札幌業務センターを含む道内12か所の支店と、東京支店が発注書を出力せずに運用しています。

 

運用までの流れ
 

具体的な運用方法を教えてください。

 

【これまでの竹山様の受発注業務】

これまではファクスで届いた「注文書」は紙に出力されていたので、手元に置いた「注文書」を見ながら基幹システムで商品の発注を行なっていました。発注が完了すると「発注書」も紙で出力されるので、紙の「発注書」を複合機にセットし、メーカーにファクス送信していました。

ファクス送信済みの「発注書」は、各担当者が問い合わせ対応のために一定期間保管します。問い合わせがあった時など必要に応じて、紙ファイリングの中から探し出して対応していました。

・導入前の受発注フロー(Before)

導入前

【現在の受発注業務】

現在は、受発注業務が全てペーパーレスとなり、全ての作業が各担当者の自席で行なえるようになりました。

受信したファクスは全て電子文書でサーバーに格納されます。誰かがファクスを取りに行って担当者に配る作業は必要なくなりました。各担当者が自席のPCで受信ファクスを閲覧することができますので、机の上にある2つのディスプレイに、「ファクス受信した注文書」と、「基幹システム画面」を表示させ、ペーパーレスで発注作業を行っています。

基幹システム上で発注処理が完了すると、「発注書」がDocuWorks文書に自動変換され、各担当者のDocuWorksに格納されるようにシステム変更も行いました。

新しくファクスが届くと、DocuWorksトレイに通知が出て、気が付いた人が自分のフォルダへ振り分けます。振り分けられたファクスは、必要に応じてアノテーションなどで編集し、その後ファクスで回答します。

トレイイメージ

処理後のファイルについては、各個人が使いやすいようにファイリングしています。

検索機能も使いますが、フォルダやバインダー、入れ物を使い分けてファイリングしているので、目的のファイルもすぐに見つけることができます。
 

入れ物やバインダー

 

ファクスでの回答の際は、「発注書」をお取引先様へスムーズにファクス返信ができるよう、エイセル社のDocWaysというドキュメントサーバシステムを使いファクス送信処理を自動化しています。

基幹システム側でお取引先様のファクス番号情報を「発注書」の中にテキスト情報として埋め込んでいます。

この埋め込んだファクス番号情報を元に、DocWaysがお取引先様へ自動的にファクス送信を行ないます。
自動化することで、業務効率が良くなったほか、ファクス宛先ミスも発生しないため、セキュリティ上のリスクも無くなり ました。


・導入後の受発注フロー

導入後

※DocWaysとは、エイセル株式会社のドキュメントサーバシステム。文書ファイルをDocWaysの共有フォルダに格納するだけで自動ファクスを行ないます。
 

DocWays

 

DocuWorksを拝見。

 

■自動ファクス送信

基幹システムで発注処理すると「発注書」がDocuWorksに変換され指定フォルダへ格納されます。
[FAX送信]フォルダにドラッグし格納するだけで送信が始まります。宛先ミスもなく正確です。

 

自動送信

 

■発注書以外のファクス送信

お取引先様から来たファクスに書き込みをし、返答ファクスを送るときは、DocuWorks上の[FAX送信]から操作しています。

通常送信

 

■フォルダ体系&トレイ

フォルダ体系

■オリジナルツールバーの例

導入当初に作成したオリジナルスタンプツールバーをもとに、各担当者がさらにカスタマイズを行い、自分がよく使うものをスタンプとして登録し活用しています。社員同士で便利なスタンプの情報をやりとりして工夫しています。

オリジナルツールバー

■送信完了フォルダ

日付ごとのフォルダをつくり、毎日の処理済みのデータを格納しています。

送信完了

 

■検索

DocuWorks文書やバインダーを、文書名、日付、テキストなどの項目から検索しています。

検索

 

DocuWorksの良さについて教えてください。

 

言うまでもなく、業務改善による作業効率化のほか、基幹システムから出力した発注書の自動ファクス送信のミス削減(正確性)は大きなメリットです。

その他には「説明いらずでも直感的に使える操作性の良さ」だと思います。社員によってITスキルはバラバラですが、DocuWorksについては基本的な操作は問い合わせしなくても自己解決できる場合が多いと感じます。

また、導入を推進する担当者の立場としては、「手離れの良いシステム」で、「コストが安い」のが魅力的です。

今回はDocuWorksという汎用ソフトウェアを色々工夫することで、弊社の受発注業務として使いやすいようにDocuWorksの環境を整えました。イチからシステムを組んだわけではないのに、業務にぴったりとマッチし、なおかつシステムよりは導入コストがかからず満足度が高いという点は素晴らしいです。

また医療に携わるため、緊急オペ等と業務が直結しており、通常とは異なり、至急対応すべきケースが発生します。
その場合はイレギュラーな処理をとることがあるため、機械化されず緊急時には柔軟に対応出来る点でも使いやすいです。

 

その他の活用方法について教えてください

 

■他帳票も自動でファクス送信
 

受発注業務以外の他の業務で使用している帳票についても、ファクスでの送信先が決まっている帳票はDocuWorksで運用しています。

自動ファクス送信するためのファクス番号の記述方式がありますので、これを間違いなく記載しておけば、発注業務以外の通常のファクス送信業務も自動でファクス送信することが可能です。ペーパーレスになっただけではなく、誤送信も防止でき、とても便利になりました。


他帳票

 

■DocuWorksリンクフォルダで「業務引継ぎメモ」を情報共有(女性の働き方)

 

弊社でも子育て中の女性社員が増えておりますが、急に休まなければならない場合を想定して、日ごろから引き継ぎメモを作成してDocuWorksに残しておくようになりました。1日の終わりに次の日の事など、メッセージを残してあるため、何かあった場合でも、担当者フォルダを開くと、他のメンバーが業務をカバーできるように、どの作業がどこまですすんでいるかがひとめで分かるようになっています。

各自の作業内容がDocuWorksリンクフォルダを活用して、見える化しておくことで、業務が属人化することなく、お客様への対応がスムーズに行うことができます。

業務引継ぎメモ

 

今後はどのようにDocuWorksを活用していく予定ですか?

 

今後はDocuWorksをうまく活用し、他の業務の紙を止めて電子運用の幅を広げて行きたいと考えています。
実は、今回のDocuWorksがきっかけとなり、私たち営業事務側が、どのように変われば業務が効率化されるのかを考え取り組んでいく社内プロジェクトを立ち上げました。

私たちの受発注業務というのは、受け手の業務であり、注文するという外側の業務を変えるのはお客様への負担にもつながるためハードルが高いと考えています。ですから受け手側として何か最善な方法なのか?を追求しました。
何をどう変え、どのようにしたら効率が良くなり、会社としてメリットが出るのか、お客様に満足いただけるのか等、課題の可視化を行い、業務全般について見直しをはじめました。

いくつか取り掛かるべき課題はありますが、その中のひとつに他の支店の営業事務のみで情報共有する場所がない。ということがあげられます。社内にはグループウェアや文書管理システム、ワークフローシステム等、環境はあるのですが、営業事務のみで手軽にタイムリーに情報共有する仕組みが欲しいという話がでました。今回の受発注業務のペーパーレス化で、営業事務担当者は、業務中常にパソコンでDocuWorksを起動している状態となります。
ですので、今後はDocuWorksを軸として、うまく仕組みを作って行きたいと検討中です。


富士ゼロックスクラウドサービスWorking Folderは、DocuWorksと連携しファイル共有が可能で、操作性もDocuWorksのように利用ができるため、東京支店と札幌業務センターとのデータ受け渡しをするために追加で導入することにしました。

まずは東京支店とのやりとりからはじめますが、今後は全支店の営業事務担当者との間でファイル共有がスムーズに出来ると感じています。DocuWorksは工夫すれば色々な用途で活用することができるため、様々な業務効率化が図れるのでは?と思っています。ひとつずつ考えながら進めていきたいです。

 

編集後記

 

私が初めて竹山様にお伺いさせていただいたのが2017年7月でした。
受信したファクスをどんなフォルダ体系で、どんな手順で振り分けて処理していくか、どんな編集をしてどうやって保管をしていくのか、皆様と一緒にイメージを形にするべくお打ち合わせを重ねていきました。私も出来る限り皆様にとって負担の無い、ペーパーレスでの業務フローになるよう、イメージを膨らませながら構築に望みました。

今回の受発注業務を大きく運用変更したにも関わらず、非常にスムーズに浸透したのは、しっかりと札幌業務センター課長様と業務管理室課長様がリーダーになり、発生する大小の問題点をすばやく解決してくださった事と、皆様の「やってみよう」という意欲だと感じております。道内の各支店様にも、いくつかお伺いさせていただきましたが、どちらに伺っても皆様が積極的に使い方を学んだり、各支店内の皆様でどうやったら効率がいいか、と意見を出し合いながら運用を始めていらっしゃいました。

私自身、運用開始後は上手く浸透するかどうかや、混乱無く進められるのかといった不安もありましたが、皆様のおかげで無事運用も浸透し、安堵の気持ちでいっぱいです。

事例執筆にあたり取材させていただいた際、今回の仕組みはコスト削減はもちろんのこと、それ以上に手間を省く事ができ、正確性も高くなった、とのお言葉をいただいた時は非常に嬉しい気持ちになりました。私たちが構築する仕組みがお客様にとってプラスにならなければいけないと常々思っております。

単なるDocuWorksの操作手順の伝授だけではなく、DocuWorksがお客様の業務にとって無くてはならない仕組みの1つになるようお手伝いさせていただくようなノウハウの提供に努めております。

プロジェクトの成功にも、是非お力添えできれば幸いです。

この度はお忙しい中、取材にご協力頂きありがとうございました。 ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
どうぞこれからも末永くお付き合いいただけますよう、よろしくお願い致します。
 

編集後記

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 中島 早紀)

印刷用DocuWorks文書はこちらから

  • ログイン(会員専用サイト)
お問い合わせ

北海道DocuWorks倶楽部に関するお問い合わせ

お客様事例集