DocuWorksCITY お客様事例集

社会医療法人 北海道恵愛会 札幌南三条病院様

属性を付与することで、電子書類の検索性が向上!
さらにトレイを使ったワークフローの仕組みで申請業務も効率化!

 




病院概要

病院名 社会医療法人 北海道恵愛会 札幌南三条病院
理事長 西田 憲策
院長 小場 弘之
電話番号 011-233-3711
所在地 札幌市中央区南3条西6丁目4-2
病院開設 2004年1月1日
診療科目

呼吸器内科・呼吸器外科・内科・消化器内科・麻酔科
放射線科・脳神経外科

病床数 99床
ホームページ

http://www.h-keiaikai.or.jp/minamisanjo/index.html



 

概要

院内の施設管理に必要な書類を紙でファイリングしていた南三条病院様。キャビネットも溢れてきた事から電子管理を検討されていらっしゃいました。

また、スタッフから申請される書類も全て紙。承認者の方の机が大量の申請書だらけ、という事も多く、申請業務も合わせて電子化へ切り替えることになりました。

ただ電子化するだけでなく、検索キーワードを付与し、探す手間を省く運用にし、業務効率改善へつなげました。

どのように電子化を成功させたか、南三条病院の方にお話を伺う機会をいただきましたので、是非ご覧下さい。
 

今回お話を伺った方


 

・看護部 部長 北村 美奈子 様(右)
・事務部 副部長  新岡 浩 様(中央)
・総務課 山地 哉輝 様(左) 様

目次

DocuWorksを導入した経緯を教えてください。

病院内の施設管理をしていく上で、警備日誌など各種ドキュメントを証拠保全のために保管をしております。確認して何事もなければ良いですが、確認後に捨てるわけにもいかずファイリングをして保管をしていました。

いよいよキャビネットも溢れてきてしまいどうにかならないだろうか、ということでDocuWorksを使った電子管理を検討しておりました。





また、129名いるスタッフから申請される打刻修正(勤怠の打刻漏れや打刻間違い時に申請する申請書)や休暇申請などが毎日紙で届いておりました。休み明けで出社すると机の上が大量の申請書だらけということも多く、その申請書一つ一つに判を押印し、8階の看護部長室から2階の管理課まで提出することに手間を感じておりました。

DocuWorksを上手に活用することで、どちらも解決するのではないかと考え導入を決めました。



 

具体的な使用方法を教えてください。

 

【活用シーン1】施設管理に付随するドキュメントの電子管理

 

現状ファイリングしているキングファイルの名前やインデックスを参考に、フォルダ体系を作成し、DocuWorksのリンクフォルダ機能を使ってDocuWorks上で、ツリー構造で表示しています。


また、DocuWorksのオプションである「SE-BizObjects 文書属性プラグイン for DocuWorks」を使い、ファイル1つ1つに「属性」と呼ばれる検索キーワードを複数付与させています。
 





【属性付与手順】

手順① お仕事バーにある[属性編集]をクリック。




手順② 文書の中身を確認しながら属性を入力。






手順③ お仕事バーにある[属性検索]をクリック。
 




手順④ 属性値でより細かく検索することが出来ます。
 


DocuWorksではフォルダの階層がツリー状に表示されるため、誰が見てもどこに何があるかひと目でわかるのが便利です。

また、属性を細かく入力することで、例えば[2018]年の[報告書]と言ったように細かな検索が可能になり、より素早く目的の書類を探し出すことが出来、探す手間を削減出来ました。

 

【活用シーン2】勤怠・打刻修正届のワークフロー
 

■申請フロー



■フォルダ体系




 

Excelで作成された勤怠・打刻修正届のフォームをDocuWorks Printerで印刷し、オプションの「DocuWorks トレイ2」のデスクトップガジェットにドラッグ&ドロップします。
 

手順① Excelで作成した勤怠・打刻修正届を[DocuWorks Printer]でDocuWorksに変換し、デスクトップ上の
[科長トレイ]にドラッグ&ドロップ。





 

すると承認者のPCでデータが格納されたことが通知され、中身を確認、DocuWorksのアノテーション機能を使い押印し、 さらに上の承認者へ…と申請書を回付しています。また、承認済みのものは「SE-BizObjects 文書属性プラグインfor DocuWorks」を使って属性を付与し、DocuWorksのバインダー機能を使い一つにまとめて保管しております。
 

手順② 科長は届いた勤怠届の中身を確認し押印、次に[看護部長]トレイへドラッグ&ドロップで提出します。





 

手順③ 各科から申請された勤怠届をDocuWorksバインダーで束ね、中身を確認。
確認後、お仕事バーにある[すべて承認]をクリックし押印し、[総務課トレイ]へドラッグ&ドロップします。
 



 


手順④ 総務課の方、事務部副部長も同じように中身を確認し、[すべて承認]をクリックし回付します。

手順⑤ 事務部長は承認後、[承認済み]トレイへドラッグ&ドロップし、総務課へ回付します。
 



 

手順⑥ 総務課の方は承認済みの勤怠届に属性を入力し、[部門別バインダー]に格納し[月度フォルダ]で保管します。





■属性項目




 

DocuWorksを使った電子申請の運用を始めてから、今までデスクに山のように重なっていた申請書は無くなりました。
今まで手間に感じていた押印作業も、アノテーション貼り付けプラグインを使えばワンクリックでまとめて押印が出来るのがとても便利ですし、トレイを使って自席から回付できるので、申請書を手渡しするために建物内を移動することが無くなりました。
 

どのように院内へ浸透させましたか?

スタッフが多く、パソコン操作の得意不得意もあるので、極力難しくならないよう環境を考案しました。
申請書もいっぺんに全部運用するとなると混乱してしまうかもしれないので、勤怠・打刻修正届から運用を開始しました。

 

また導入開始前に参加できるスタッフに集まっていただき、運用の説明会を複数回実施しました。
運用開始当初は何名か苦戦していたようですが、開始1か月後にはスタッフ皆さんが操作にも慣れてきて、申請作業も大分スムーズになったように思います。

 

今後について教えてください。

現在勤怠・打刻修正届のみをDocWorksとトレイを使って回付していますが、直近では個人情報を記載したドキュメント (「住所・氏名変更」「通勤費支給申請書」「給与振込口座届」など)をDocuWorksの[セキュリティーの設定]機能を使って回付することを考えています。

 

 

DocuWorksを使うことでスタッフに電子化というものに慣れていただき、最終的には「感染対策マニュアル」、「安全管理マニュアル」「コードブルーのフロー」など、該当事案が発生した場合にどういう手続きが必要か、各種マニュアルを電子管理し全員が閲覧できるよう計画しています。そのためには、各種マニュアルなど文書を電子管理するための文書管理規定が必要になってきており、そこまで整備できればと思っています。そのゴールに向けての準備段階としてDocuWorksを活用した書類の管理や電子申請なのだと位置付けています。
電子化して色々なことが楽になる反面、運用側の意識も大事だということを実感しています。例えば今まで紙で回していると、机の上に物理的に溜まっていくのですぐ回していたものが、物理的には溜まらないのでだんだんと遅くなっていきがちです。便利になった反面、使う側がルーズになってしまうので、そうならないために一人一人意識を持った運用が大事だなぁと感じます。

運用開始から数か月経過し申請フローが大分定着したので、あとはどういった書類を申請フローに乗せるかどういった電子管理をしていくのか、職員やスタッフの皆様が便利に働きやすくなるようルールを考えていきたいです。

 

編集後記

札幌南三条病院様に初めて訪問させていただいたのは2017年12月でした。
4月からの運用開始を目指し、新岡副部長や山地様に何度もお時間をいただきながら、DocuWorksを使って業務を行っていただくために運用のお打ち合わせをさせていただき、簡単で使いやすいように設定を固めていきました。
すべての準備が終わり、3月28日に札幌南三条病院内にある講堂での説明会終了後には「これから皆様がDocuWorksを使っていくんだな」と思うとワクワクしたことを覚えております。

また、運用開始後もフォローで各科を訪問させていただきましたが、皆様しっかりとDocuWorksを使っていただけているようで大変嬉しく思います。

今回の取材の中で、新岡副部長が仰った
「電子化は便利になる反面、使う側がルーズになりがち。ですので利用者側一人一人の意識がとても大事」というお言葉は、私たちも含め今後電子化に取り組んでいく企業全体の共通の課題なのかもしれません。
 

この度はお忙しい中詳しくお話をお聞かせいただきまして、ありがとうございました。
 

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 小田切 悠)

 

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