DocuWorksCITY お客様事例集

更別村農業協同組合(JAさらべつ)様

「見えるコスト」より「見えない手間」が重要!
資料の作成から配布管理まで、ペーパーレス会議に大成功!

ロゴ


JAさらべつ様のご紹介

商号 更別村農業協同組合
代表理事組合長 若園 則明
電話番号 0155-52-2377
本社所在地 河西郡更別村字更別南2線92番地
ホームページ http://ja-sarabetsu.jp/company/company01.html
地図

更別村は北海道、十勝地方の南部にあり、幕別町、中札内村、大樹町、 帯広市と隣接しております。帯広市からは、南へ35キロです。日高山脈のふもとに広がる豊かな十勝の中にある更別村は、総面積の約70%が耕地となる代表的な農業地帯です。

写真

 

今回お話を伺った方

・総務部 管理課 課長 小野 幸治 様
・総務部 管理課 管理係長 佐藤 茂 様
・審査室 審査課長 佐々木 大望 様

目次

 

DocuWorksを導入した経緯を教えてください

 

事務局では、毎月の定例会議の度に資料の作成と配布の準備に追われ、大変な思いをしていました。なんとか効率の良い方法はないだろうか?うまくペーパーレスにできないだろうか?と頭を悩ませていた時に、ゼロックスさんに相談したことが導入のきっかけです。当初は「印刷にかかるコストを削減したい」との考えで検討を始めましたが、当組合が抱える会議フローの課題は、「コスト削減」よりも、「資料作成から配布までの非効率な作業工程の見直し」と「担当職員の長時間作業の改善」の方がはるかに重要でした。

今では、会議資料の作成から配布、終了後の保管までの一連の流れを、DocuWorksとWorking Folderを使ってペーパーレス化することに成功し、毎月1回開催する「理事会」、「企画会議」のほか、不定期開催の「監事会」を電子で運用しています。思い切ってペーパーレス会議にしてから、現在で1年と3ヶ月が経過しましたが、事務局の労力が軽減されただけではなく、会議出席者の皆様にとっても、出席の際分厚い書類をかばんに入れることなくiPadひとつで身軽に参加可能になりました。今ではiPadの操作にすっかり慣れ、事務局への問合せもほとんど無く、スムーズに運用しています。

 

導入前の会議フローと問題点

 

導入前は、会議資料を紙に印刷して配布していました。例えば理事会の資料なら、1部150ページくらいになる時があります。資料は各部署の担当者から集めて、それを1冊の会議資料として取り纏めをしていました。それを参加者人数分、約20部程度を印刷するのですが、古くから使用していた仕分けする機械の調子が悪くなってしまい、手作業で準備をしていました。

また、印刷し仕分けが終わった後でも、急に資料の差し替えや追加、削除が発生することが頻繁に起こります。ホチキスを止めてしまうと差し替える時に大変なので、資料はダブルクリップでとめるように工夫したり、ページ番号を付けるのは非常に大変なので、本当はあったほうが会議の参加者にとっては便利だろうな…とわかっていてもページ番号を付ける手間を省いたりしていました。それでも資料作成は大変で、かなりの時間と手間がかかる作業です。会議前日になって各部長のところに足を運び、1人ずつ資料を差し替える事もありました。

理事会が終わった後は、各理事が分厚い会議資料を持ち帰らなければなりません。 資料の管理や破棄作業は個人におまかせでしたので、以前は理事へ大変な手間をかけさせていたと思います。

 

〇導入前の会議フロー

導入前

 

導入後の会議フローと改善点

 

会議資料は、各部署の担当者から集めて、DocuWorksでひとつのファイルに束ねています。 完成した資料は、サーバーに保管するとともに、会議の出席者用に富士ゼロックスクラウド サービスWorking Folderにもアップロードをしています。Working FolderはDocuWorksと連携するので、サーバーやクラウドへの格納もDocuWorks Deskの画面ですべて操作が出来、とても操作性が良いです。

DWの特徴

今回のペーパーレス会議の運用をするため、理事や各部長等、出席者にはiPadを1台ずつ用意し貸与することにしました。各出席者は事前準備として、会議が始まる前にWorking Folderから資料をダウンロードし、iPadに保存する作業をおこなっています。 快適にダウンロードが出来るように、本所内は2階の役員会議室を中心に、無線LAN(Wi-Fi)環境を用意しました。

導入当初は、操作について聞かれたり、うっかりパスワードを複数回間違ってアカウントをロックしてしまうなど、戸惑いもありましたが、数ヶ月もするとすっかり慣れました。今では会議が始まる前に本所内の休憩ルームに複数名が集まって、 世間話に花を咲かせながら、皆さんで一緒に資料をダウンロードする光景がみられるようになりました。

iPadには、Working Folderにアクセスし、DocuWorksを閲覧するためのアプリをインストールしています。 会議資料を閲覧する時は、文字を大きく拡大することが出来、慣れれば紙より見やすいという声もあります。 書き込みをしたい方は、iPadのアプリ上で重要な箇所にマーカーを引いたり、付箋でコメントを入れたりしています。

 

〇導入後の会議フロー

導入後

会議イメージ

DocuWorksを拝見

 

【各部署の担当者から会議資料を集める】

リンクフォルダを使って、データの受け渡しをしています。各部署の担当者は、会議資料の用意が出来たら、自部門のフォルダにデータを格納してもらい、最終的には事務局がDocuWorksバインダーを使い、1冊にまとめて完成させています。

フォルダ体系

【完成した会議資料をクラウドへ格納】

DocuWorks Deskの画面を2分割することが出来ます。上部にリンクフォルダを表示させ、下部にはWorking Folderを表示させることができます。ファイルを選択し、上から下へドラッグするだけで簡単にアップロードが可能です。 急な資料の差し替えや修正時もすばやく対応が可能です。

画面分割

 

ペーパーレス会議の導入メリット

 

検討を始めた当初は、ペーパーレスにすることでコスト削減が出来るのではないか?と考えた為、iPadや無線LAN環境を含めた投資に対して、費用対効果が出るのか?と疑問でしたが、「見えるコスト」よりも「見えない手間」が大幅に改善されましたので、導入して本当に良かったと感じています。

また、会議資料を電子にすることで、セキュリティ対策を講じることができるようになりました。 役員会議資料には、個人情報や経営状況等、取り扱い注意の内容が含まれることがあり、資料の取り扱いは適切に行う必要があります。現在は、会議資料はすべてWorking Folderに保管されていますし、閲覧やダウンロードすれば操作履歴が残ります。また利用する端末側のiPadにも色々な制限をかけており、基本的には指紋認証しないと開くことが出来なかったり、不要なアプリをインストールせず、会議専用の用途としてしかiPadを利用できないようにする等、対策をしています。 電子にすることで、紙で持ち歩くよりセキュリティを強化することができました。ペーパーレス会議の運用開始時には、会議出席者に対して、セキュリティについての勉強会も実施しました。

 

ペーパーレス会議以外のDocuWorksの使いかた

 

【管理課の業務で利用】

多種多様な業務に携わる管理課でDocuWorksは重宝しています。 例えば「安全衛生委員会」、「事業計画」、「償却資産」、「固定資産」等、日々の業務でDocuWorksを利用しています。

管理課業務画面

【文書管理ツール ASTRUXと連携】

当組合では、各種規程や、全職員に周知するお知らせ文書、回覧文書等は、文書管理ツールASTRUX(アストラックス)を利用しています。

ASTRUXはWebベースの文書管理ツールです。閲覧者はWebからASTRUXにログインして閲覧をしていますが、 管理する事務局側では、DocuWorksのリンクフォルダとASTRUXを連携させて利用しています。

DocuWorksの画面から、ASTRUXのデータ格納先フォルダへ、ファイルをドラッグアンドドロップで追加するだけで、 ASTRUXに反映されます。操作が簡単なため、日々の管理もとてもシンプルです。

※デジタルマトリックス社 ASTRUX(アストラックス)…様々な文書を効率よく管理できるWebベースの文書管理ツール

 

ASTRUX

 

編集後記

 

会議資料の作成から配布までの一連の作業は、非常に手間と時間がかかります。

会議の直前に発生する資料の追加や訂正等の急な差し替えへの対応や、仕分け作業、配布作業等、事務局の担当者様にとっては大変労力がかかる業務のひとつだとお見受けします。

取材の中で、管理課の小野様がおっしゃっていた、「見えるコスト」より「見えない手間」へのメリットのほうがよっぽど大きい…とのお言葉が印象に強く残りました。

今回の導入にあたり、長年慣れ親しんだ紙での会議。これをiPadでの閲覧に変更するわけですから、思い切りが必要だったのだろうなと感じました。ペーパーレスに切り替えてから最初の数回の会議はハプニングもあったようですが、想像されていたよりもすんなりと軌道にのったようで、本当に良かったです。

導入について苦労した点もお伺いしたのですが、「私たちがあれをやりたい、これをやりたいと要望を言うと、ゼロックスさんが良い方法を考えて提案してくれて、また導入後もしっかりと操作指導までしてくれて、本当に助かりました!」というとても嬉しい言葉をいただけました。本当に有難うございました。

豊かな自然に囲まれて、穏やかな気持ちになる更別村にある、JAさらべつ様。 是非またお伺いさせていただきますので、どうぞこれからも末永くお付き合いいただけますよう、よろしくお願い致します。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 野崎 恵美)

 

編集後記

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