DocuWorksCITY お客様事例集

北第百通信電気株式会社様

DocuWorks+トレイで申請フローを運用。
外出先からいつでも承認ができ、業務効率UPに成功!


会社概要

商号 北第百通信電気株式会社
所在地 札幌市中央区南5条西22丁目2番12号
代表者 代表取締役 渡辺敏郎
設 立 昭和39年4月
資本金 2,400万円
従業員数 約60名
事業内容 ◾音声コミュニケーション(PBX・IP-PBX・SIP-Server・VoIP)CTI関連システムの構築および運用サポート
◾ネットワ-ク(WAN・LAN)、情報システムの構築および運用サポート
◾映像・音響・ナースコール・セキュリティ他 弱電機器システム構築

※富士ゼロックス北海道 ビジネスパートナー店
 

社屋写真

今回お話を伺った方

・常務取締役 田中 敏文 様
・営業部 法人事業部 野口 育恵 様

目次

 

DocuWorksを導入した経緯を教えてください

田中常務にお伺いしました。
弊社では富士ゼロックス商品を取り扱いしているため、もともとDocuWorksのことはよく知っていました。非常に便利なソフトウェアなので、自社でも図面の電子化や資料のとりまとめ、編集機能などを業務に使いたいと考えていましたが、導入目的が「便利ツールを購入したい」という理由だけでは、うまく費用対効果が出ず、足踏みをしている状態でした。そんな時、富士ゼロックス北海道のフェアでDocuWorksのオプションソフトウェアであるトレイ2という商品を知りました。見たときすぐに、DocuWorksとトレイをうまく活用すれば、現在紙で行っている申請作業において、申請から決裁までの時間の短縮や、紙の無駄を省くことができる!と感じました。

特に営業職は日中外出しており、事務所を不在にすることが多いのですが、ひと昔前とは違って、今ではモバイル環境が整い、いつでもどこでも仕事ができる世の中になりました。これまでの申請作業だと、申請書を承認者へ渡しても、承認者が不在にしていたり、長期出張中だとすると申請フローがすべてストップしてしまいます。

せっかくノートPCを社員に貸与し、外出先からでも効率よく仕事ができるように環境を整備したのですから、働き方を変革し、申請をまわすためにわざわざ事務所に戻らなくてもよい仕組を構築しようと思ったのが、導入のきっかけです。

働き方を変えるためには、業務の電子化は必須となります。まずは自社で取り組んでみて、その良さや体験を実際に経験すれば、お客様へご提案をする時に、自信をもってお勧めすることができるため、営業力強化にもつながるだろうという考えもありました。結果としてDocuWorksを導入することで、大きく業務効率を改善することができ、良かったと感じています。


トレイとは?

導入前の申請フローと問題点

以前は、申請書をすべて紙で回していました。
机の上には紙が多く、他の書類に埋もれてしまうことや、承認者/決裁者が不在の時に、申請してから決裁されるまで時間がかかっていることが問題でした。また、本社の本館と別館が離れているため、書類をもって行き来するのに面倒を感じていました。

【導入前の申請フロー】
 

導入前の申請フロー

 

導入後の申請フローと改善点

現在では、これらの申請フローをDocuWorksで電子化し、トレイを使って自席に座ったまま、データを受け渡ししています。

いきなり全ての申請書をペーパーレスにするのではなく、社内の申請書類の中で検討し、まずは約10種類の申請フローから取り組み始めました。

導入を開始するにあたり、各部署の担当者を集め、ゼロックスのDocuWorks専任担当者さんを交えながら運用について打ち合わせを重ね、フォルダ体系や運用ルール、トレイの通知設定をどうするか等、実運用にむけて細かく決めていきました。
またせっかくの申請フローの仕組みを導入しても従業員がスムーズに操作ができないと意味がありませんので、DocuWorksの操作説明会を実施し、運用開始前に学ぶ時間も設けました。

【導入後の申請フロー】

導入後の申請フロー


実際に使い始めてみていかがでしたか?

田中常務にお伺いしました。
最初は電子で書類が申請されることに気付かないことがあり、スムーズには進みませんでした。
私は申請するよりは、承認する作業のほうが多いのですが、ついうっかりと承認作業を溜めてしまうことがありました。
そういう時は、申請者が声をかけてくれるので、コミュニケーションを取りながら運用し慣れていきました。
今では問題なく利用しています。

また、申請作業でDocuWorksを使って良さを知り、申請以外の個人業務でもDocuWorksを活用しはじめる社員が増えています。実は、申請フローの電子化を検討する際、ワークフローシステムを検討したこともありましたが、そこまで投資する必要もないと判断しDocuWorksとトレイの運用にしましたが、DocuWorksは様々な用途で利用ができるので、これで良かったと感じています。

今回、1番の大きなメリットだと感じているのが、外出中の営業マンの業務効率化です。
営業中、顧客から次の顧客へ訪問する際にどうしても生じてしまう空き時間。この間に一度事務所へ戻ることも可能ですが、移動時間がもったいないと感じていました。今ではこの空き時間を効率よく使って、申請/承認作業を行うことができます。
モバイルPCがあればどこにいても業務時間へ変えることができるため、無駄のない働き方ができます。

その他DocuWorksの活用方法について教えてください。

野口様にお伺いしました。
最も効率が上がったと感じるのが、「入札書」の作成です。例えば紙文書しか存在しない場合は、手書きだと見栄えが悪いので、Wordで紙文書の内容を入力し直し電子ファイルを作成していました。入札に使用する書類というのは、一文字でも間違いがあると無効になってしまうため、念入りに何度も何度もチェックを繰り返す必要があります。この作業には、とても神経を使い、長い時間と労力がかかっていました。

この作業にDocuWorksを活用してみようと考えました。
紙で受け取った入札書は、スキャンをしてDocuWorksにします。金額だけは手書きとなりますが、そのほかの入札者の住所や商号、入札代理人等といった情報はDocuWorksのテキストアノテーションで記入します。

その他の文面については、本来の書式をそのまま使用しているため、チェックの必要がなくなりました。
入札書作成をDocuWorksにすることで、作業時間の大幅短縮に繋がり、本当に便利になりました。

■入札書作成

入札書作成

■スタンプアノテーション

入札書作成以外の業務では、スタンプアノテーションを活用しています。
頻繁に入力するコメントや自作スタンプをあらかじめ自分のDocuWorksに登録しておき、入力作業を簡単にしています。

オリジナルアノテーション

■重要箇所に色付け

カラーのDocuWorksファイルを、白黒に変換する機能もよく利用しています。
重要な箇所を伝えたいときに、カラーが多いと視覚的に情報量が多いため、あえてカラーで作成されたファイルをDocuWorks上で白黒変換してから、該当部分にマーカーなどで色付けを行っています。
こうすることで、誰がみても重要な箇所が目に入りやすい、伝えやすいドキュメントを作成することができます。

重要箇所に色付け

今後はどのようにDocuWorksを活用していく予定ですか?

田中常務にお伺いしました。
まだまだ人によってばらつきもありますし、多くのDocuWorksの機能が使い切れていないと感じます。きっと知らない機能も多く、思いもしないような機能があって、実はできるという事も多くあるのだと思います。まずは時間を見つけてより深くDocuWorksを知り、今以上に使い方を広げていきたいと思っています。

最終的な目的は、業務書類の完全ペーパーレスに行き着くと思います。
これを目指す上で、何がペーパーレスにできるのか、それをどうやってペーパーレスにするのか、そのためにはどんなツールが必要か、をじっくりと考えていきます。

社内の申請書類は今回電子運用に成功しましたが、まだまだ紙で運用しているものも社内には多く存在しています。
その理由の多くが、発信者が紙で作成する場合が多いのです。すぐには難しいと思いますが、少しずつこのような意識を紙から電子へと変えていけたらいいなと思っています。

私は常日頃からスピード感を重視し、無駄を省いていきたいと思っています。更に営業はタイミングが重要です。貴重なビジネスチャンスを逃すことなく、また効率良く仕事をするためにも、どこにいても仕事ができる環境が大切だと思っています。
外出が多い社員にはすべてスマートフォンを貸与する等、DocuWorks以外にも様々な工夫や取り組みを行っております。
これからも常に良い方法を模索しながら、進化していきたいと考えています。

 

編集後記

2017年9月に、北第百通信電気株式会社様へお伺いさせていただき、DocuWorksの講習会をさせていただきました。
その際、操作方法を熱心にお聞きいただいただけではなく、多くの質問もいただき、しっかり皆様が運用方法を理解しようとしてくださっていた様子を今でも覚えております。

この度の活用事例取材の件も、快くお引き受けいただきまして、ありがとうございました。

取材の際にお伺いした実際の運用方法はもちろんですが、DocuWorksやトレイの導入を決めた田中常務の働き方改革への強い思いをしっかりと感じました。
これまでの「事務所で仕事をする」という考え方を変え、どこでも仕事ができる環境にしたい、事務所に戻らなければ仕事ができないという事実を無くしていきたい、というお考えに頷くばかりでした。
田中常務も営業として外出が多い毎日を過ごされていらっしゃいます。役職柄としても今回運用している申請書の承認作業を非常に多く担当されていますので、外出の合間にモバイルPCを使用して承認できるようになったおかげで、申請から決裁までの時間短縮に繋がったとのお話をいただきました。
このような効果を実感していただく仕組みをご提案でき、私としても大変うれしく思っております。
この度のご協力、本当にありがとうございました。
どうぞこれからも末永くお付き合いいただけますよう、よろしくお願い致します。

(取材:北海道DocuWorks倶楽部 中島 早紀)

 

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